PS 10.5 - FACILITY MANAGEMENT A TECHNICKO-EKONOMICKÁ SPRÁVA MAJETKU

1 2

ČESKÁ KOMORA AUTORIZOVANÝCH INŽENÝRŮ A TECHNIKŮ ČINNÝCH VE VÝSTAVBĚ

Rada pro podporu rozvoje profese ČKAIT

PODNIKATELSKÝ SERVIS K ČINNOSTI AUTORIZOVANÝCH OSOB

FACILITY MANAGEMENT A TECHNICKO-EKONOMICKÁ SPRÁVA MAJETKU

PS 10.5

aktualizace 2018

Klíčová slova:

Facility management, správa budov, standardizace, cyklus životní, životnost staveb, údržba

Kolektiv autorů:

Autoři

Anotace

Pomůcka je zaměřena na oblast facility managementu, jehož přistup ke správě majetku je aktivní, plánovaný a v konečném důsledku efektivní a úsporný. Cílem je definovat základní principy a nástroje facility managementu a uvést možnosti aplikace tohoto integrovaného způsobu řízení ve správě a zejména údržbě nemovitého majetku, která probíhá v nejdelší fázi životního cyklu staveb – provozní fázi. V pomůcce je zmíněna provázanost facility managementu jakožto nového systémového řízení správy majetku a všechny důležité a podstatné oblasti, které se této problematiky týkají.

Obsah

1

Úvod

2

Facility management a výkon správy majetku

2.1

Historie a vývoj facility managementu

2.2

Struktura facility managementu

2.3

Cíl facility managementu

2.4

Insourcing

2.5

Outsourcing

2.6

Úrovně řízení (strategická, taktická, provozní)

2.6.1

Strategická úroveň

2.6.2

Taktická úroveň

2.6.3

Provozní úroveň

2.7

Facility manažer

2.8

Property, Asset, Facility management

2.9

Standardy v oblasti FM

2.9.1

ČSN EN 15221–1 Facility management – Část 1: Termíny a definice

2.9.2

ČSN EN 15221–2 Facility management – Část 2: Návod na přípravu smluv o facility managementu

2.9.3

ČSN EN 15221-3 Facility management – Část 3: Návod na kvalitu ve facility managementu

2.9.4

ČSN EN 15221-4 Facility management – Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu

2.9.5

ČSN EN 15221-5 Facility management – Část 5: Návod na procesy ve facility managementu

2.9.6

ČSN EN 15221-6 Facility management – Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility managementu

2.9.7

ČSN EN 15221-7 Facility management – Část 7: Směrnice pro benchmarking výkonnosti

3

Nemovitost v životním cyklu

3.1

Životní cyklus staveb

3.2

Životnost budov

3.3

Opotřebení budov

3.4

Údržba budov

3.5

Druhy údržby staveb

3.5.1

Reaktivní údržba (korektivní údržba)

3.5.2

Preventivní údržba

3.5.3

Prediktivní údržba (předvídatelná)

3.5.4

Údržba zaměřená na spolehlivost

3.6

Metodika pro výběr technickoekonomického řešení údržby a obnovy staveb

3.7

Proces údržby

3.7.1

Plánování zajištění údržby

3.7.2

Příprava údržby

3.7.3

Realizace údržby

3.7.4

Posuzování údržby

3.7.5

Zlepšování údržby

3.8

Plán údržby a obnovy

3.9

Náklady na údržbu a opravy staveb

4

Nástroje facility managementu k prodloužení užitku

4.1

Dokumentace povinně používaná

4.1.1

Revizní zprávy

4.1.2

Provozní řády

4.1.3

Prohlášení o shodě

4.2

Dokumentace doporučeně používaná

4.2.1

Dokladová část provozu stavby

4.2.2

Dokumentace skutečného provedení stavby

4.2.3

Standardní návod na užívání

4.2.4

Dokumentace strategických cílů

4.2.5

Provozní řád

4.2.6

Plán provedení kontroly spolehlivosti konstrukcí stavby

4.2.7

Pasportizace

4.3

BIM

4.4

Motivace k zavádění BIM

4.5

BIM model

4.6

BIM Execution Plan

4.7

Dlouhodobé přínosy používání BIM

4.7.1

Přínosy BIMu ve správě majetku a provozu budov

5

Závěr

1 Úvod

Otázky přístupů a rozhodování o technických a ekonomických variantách správy majetku a údržby budov jsou pro praxi, provoz podniků, projektových kanceláří, investorských organizací a veřejné správy citlivým a v mnohém i slabým místem technickoekonomických řešení. V mnoha případech je rozhodování založeno pouze na rutinních zkušenostech rozhodujících řídících pracovníků a aktuálních požadavcích okolí. Deficitem je zejména multididisciplinární integrace v kontextu technickoekonomických rozhodování (strategická rozhodnutí veřejných investorů, developerů, vlastníků apod.).

Pomůcka si klade za cíl upozornit na provázanost facility managementu z pohledu technickoekonomické správy majetku a udržitelnosti užitku budov a bytového fondu. Facility management (FM) je souborem navzájem integrovaných činností, které pokrývají všechny činnosti spojené s komplexní správou nemovitosti. Zahrnuje veškeré činnosti správy nemovitosti, které vedou k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, a tím podporují a zvyšují efektivitu základní činnosti spojené s nemovitostí. Facility management v sobě zahrnuje principy mnoha různých oborů – obchodní administrativy, architektury, humanitních i technických věd – a díky tomu přistupuje ke správě majetku jako k celku. Pomůcka je zaměřena na dva tematické okruhy, jednak technickou správu budov, jednak údržbu a obnovu budov, které jsou vzájemně tematicky propojeny. Další rozvoj FM předpokládá i organizované vytváření podmínek, zejména nové inovační přístupy ve zpřístupnění znalostí; patří mezi ně moderní modely dynamiky technickoekonomických procesů, rozhodovací procesy a jejich uplatnění v technickoekonomických disciplínách.

Dosavadní vývoj technickoekonomických řešení údržby a obnovy budov je formován snahou zvyšovat prioritně efektivnost technickoekonomických řešení. Objevuje se stále větší prostor na uplatnění facility managementu v kontextu nákladů životního cyklu stavby, užitků a zachování dlouhodobého, udržitelného rozvoje. FM se dotýká inovativních metod ekonomiky údržby budov, kterou lze řešit jako spolehlivost provozu stavebních objektů, a která by měla vyjít z analýzy výnosů, postihující množství výstupů systému a analýzy  nákladů, která řeší množství nezbytných vstupů pro jeho fungování. Tyto inovativní metody usnadňují ekonomická rozhodování

Dosavadní zkušenosti nasvědčují tomu, že problematika ekonomiky správy majetku byla a stále ještě je podceňována a nedostatečně vnímána odbornou veřejností. Velkým problémem zůstává vzájemná neinformovanost jednotlivých složek zabývajících se správou a údržbou stavebních objektů a predikcí životního cyklu. Ta představuje především technickoekonomickou výslednici životního cyklu stavby v celém jeho průběhu. Bez komplexního pojetí zůstane snaha po prodloužení životnosti a redukci budoucích nákladů stavebních objektů jen pouhou vizí.

Problematikou provozu, údržby a obnovy se samozřejmě v současnosti zabývá mnoho organizací a subjektů (státních, obecních i soukromých). Ne vždy však mají zcela dořešenu celkovou koncepci údržby a obnovy a odpovídající softwarové nástroje. Většinou se pouze snaží dodržovat platné provozní předpisy v souvislosti s údržbou budov a řeší pouze kritické a havarijní situace. Pokud se alespoň o jistou koncepci pokusí, pak pouze malá část dovede jednotlivé detaily své koncepce až do konečných důsledků, které zohledňují například rizika spojená s provozem budov, s finanční situací majitele nemovitostí apod.

Význam údržby a obnovy staveb v kontextu nákladů životního cyklu staveb, jejich užitků v souvislosti se zachováním udržitelného rozvoje stále roste. Do popředí zájmu se dostává nalezení vyváženého vztahu mezi stavebními aktivitami a stavbami s kvalitním vnitřním prostředím na straně jedné a zátěží životního prostředí na straně druhé v celém životním cyklu staveb, především s ohledem na konstrukční materiály a prvky s nízkou spotřebou energie, včetně využití obnovitelných zdrojů. Úloha vlastníka budovy nebo jeho správce v problematice udržitelného životního cyklu stavby by neměla být orientována jen na optimalizaci zmíněných celkových nákladů na životní cyklus stavby, ale i na věcné řešení stavby, včetně stanovení rozsahu předepsané údržby jednotlivých konstrukčních prvků. Vezmeme-li v úvahu, že předpokládaná životnost při běžné údržbě činí zpravidla u budov a hal se zděnými, monolitickými nebo železobetonovými a ocelovými svislými nosnými konstrukcemi 100 let, u ostatních druhů konstrukcí 80 let a méně, je to doba, kterou ovlivňují tři generace vlastníků.

V pomůcce je zakotvena otázka aplikace nových forem řešení procesů údržby staveb jako prostředku ke zvýšení jejich užitku z hlediska užívání, životnosti, termínů obnovy a řízeného ukončení jejich životnosti. Tyto činnosti jsou v současnosti zahrnovány pod pojem životní cyklus stavby (life cycle – LC). Snahou všech řešení nyní používaných je propočítat celý nákladový životní cyklus (life cycle costs – LCC). Jeho základním atributem je trvanlivost navržené stavby. Očekávaným výsledkem by mělo být efektivnější využití budov, zkvalitnění jejich stavu a zvýšení zájmu investorů o vstup do této oblasti. Podpora oprav a modernizace budov však může významně ovlivnit oživení ekonomických aktivit v regionech včetně vytváření určitého počtu pracovních míst.

Rozsah znalostí, dovedností a zkušeností zaměstnanců firem, které služby facility managementu v oblasti technické správy budov kvalitně poskytují, musí být nebývale široký – obecně vysoká kompetentnost zaměstnanců. Souběžně s tím musí jít i technické a materiálové zázemí takové firmy. Není zcela profesionální, aby smluvně zajistili další odborné obchodní subjekty na speciální činnosti, které sami neumí zajistit. I když tato praxe bývá stále ještě velmi častá. Například sjednávání revizních techniků, odborně způsobilých osob v prevenci rizik a požární ochrany atd. Pokud se týká kompetentnosti zaměstnanců firmy, poskytující služby technické správy budov, je nutno přihlédnout k tomu, že technická zařízení budov obecně sestávají v zásadě z vyhrazených zařízení (elektrická, plynová, zdvihací, tlaková a požárně bezpečnostní), dále ze strojních zařízení, zařízení požární ochrany apod. U pracovníků, kteří tyto činnosti přímo zajišťují je nutno zajistit zvláštní kvalifikace, které jsou podmíněny dostatečným vzděláním, odborným zaškolením, zkouškami, nebo ověřením jejich odborných znalostí. Na základě toho získají osvědčení, oprávnění nebo certifikáty. Pro příklad to jsou: obsluha kotelen, obsluha vyhrazeného zařízení, osvědčení nebo oprávnění na výkon revizní činnosti nebo výkon montážní a servisní činnosti na vyhrazených zařízeních atd. Zde je výhodou, mají-li pracovníci těchto firem současně více odborných kvalifikací. Tyto kvalifikace je potřebné udržovat a přezkušování některých z nich je dokonce povinné a je periodické.

Vlastníci budov nebo organizace, které spravují majetek, jsou povinné zabezpečovat podle zákonných předpisů komplexní péči o jeho stav. Tato činnost je významnou částí výkonu správy a provozu majetku. Pravidelné udržování budov zpomaluje průběh procesu fyzického opotřebení a předchází jeho následkům v zájmu zabezpečení provozuschopného stavu a bezpečného provozu budov.

Primárním cílem facility managementu není vytvoření dokonale přesného modelu technického FM (technické správy budov) včetně údržby a obnovy staveb a konstrukcí pomocí matematického modelování (sestavení modelu, sběr dat, kalibrace a ladění) a aplikačních softwarů, ale použití a aplikace inovativních, méně obvyklých nástrojů FM udržitelnosti užitku staveb v rámci životního cyklu. Jako moderní postupy současnosti, splňující požadavky předpisů platných i do budoucna, byla definována tzv. „dekáda nástrojů FM v technické správě a údržbě budov“, a to:

1. dokumentace skutečného provedení stavby, evidence a inventarizace majetku,

2. integrovaný dokument o technickoekonomickém stavu pro životní cyklus stavby (pasporty),

3. standardní návody pro užívání staveb,

4. dokumentace užívání a provozu (provozní dokumentace, provozní řády),

5. dokumentace strategických cílů,

6. softwarová podpora FM (CAFM),

7. geoinformační a provozně technické informační systémy (PTIS),

8. matematické modelování (dynamické modely a aplikační software),

9. BIM (informační model budovy),

10. vzdělávací programy.

Některé segmenty inovativních nástrojů jsou v dalších kapitolách podrobněji rozebrány. Jednotlivé kapitoly tak postupně dokumentují problematiku výkonu správy a údržby budov v životním cyklu staveb jako součást technického facility managementu.

2 Facility management a výkon správy majetku

Facility management lze chápat jako integrovaný systém řízení v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivitu vlastní základní činnosti. Je to integrovaný systém řízení, jak v organizacích sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti; zahrnuje v sobě principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Cílem je posílit ty procesy v organizaci, pomocí nichž pracoviště a pracovníci podají nejlepší výkony a v konečném důsledku pozitivně přispějí k ekonomickému růstu a celkovému úspěchu organizace [5].

Technický facility management tvoří páteř portfolia služeb, je chápán komplexně, jako systémová a integrovaná činnost definovaná v normě ČSN EN 15221-1. Pod technickým FM rozumíme komplexní technickou správu budovy, pokrývající každodenní technickou správu a údržbu i odborné revize, servisy a audity, stejně tak i stavební údržbu. V rámci facility managementu jsou standardy nastavené tak, aby docházelo ke konstantnímu zvyšování hodnoty nemovitostí. Právě v technické správě nemovitostí se skrývají významné finanční úspory. Díky pečlivé správě svěřené budovy nebo areálu lze prodlužovat životní její cyklus a šetřit prostředky na provoz. Vychází a významově připomíná tradiční správu budov. Tím se název Facility Management definitivně prosadil pro činnosti související se správou nemovitostí, a nejen s ní [5].

Všeobecně uznávaná definice principů facility managementu byla nazývána jako propojení třech oblastí, tzv. „3P“. Původní tři oblasti se s postupným vývojem integrovaného systému řízení facility managementu rozšířily o další dvě oblasti a dnes je již uznávanou synchronizací „5P“. Středobodem celé filozofie je člověk, jeho potřeby a jeho požadavky, jimiž vytváří nové hodnoty a dosahuje stanovených cílů.

Do oblasti působnosti Facility managementu spadají:

1. Lidské zdroje = Pracovníci (anglicky People)

2. Činnosti = Procesy = Práce (anglicky Processes)

3. Místo výkonu činnosti = Pracoviště (anglicky Place)

4. Ekologie a zacházení s přírodou = Planeta

5. Ekonomická efektivita a tvorba zisku = Prosperita

Optimálním provázáním těchto pěti složek se vytvářejí podmínky, které zkvalitňují práci každého pracovníka a které vedou k zefektivnění hlavního předmětu činnosti organizace (viz obr. 1).

Obr. 1 Synergie „5P“ – Sladění oblastí FM [9]

Za základní aspekty facility managementu jsou považovány:

  • řízení podpůrných procesů (vedlejších činností);
  • sloučení procesů (vedlejší činnosti jsou centrálně řízeny FM);
  • jednotné řízení veškeré podpůrné činnosti (převážně služby);
  • měřítkem kvality FM je přínos hlavním procesům (a zaměstnancům);
  • hranici mezi hlavními a podpůrnými procesy stanoví vedení organizace a v čase se mění;
  • kontinuální zkvalitňování procesů, nikoli revoluce;
  • Facility management přináší profesionalitu do podpůrných procesů [9].

2.1 Historie a vývoj facility managementu

S pojmem facility management jsme se začali setkávat před rokem 1980 ve Spojených státech amerických v souvislosti se správci budov či majetku. Před užíváním termínu facility managementu (dále FM) existovaly také profese zabývající se činnostmi, které připomínaly výkon FM, ale jejich výkon nebyl řízený a zdaleka se mu nekladla důležitost jako dnes [20].

V květnu 1980 byla na setkání zájemců o FM jmenována organizace známá jako National Facility Management Association, ze které rok na to vznikla dnes již známá International Facility Management Association (IFMA) [20].

Do Evropy facility management pronikl až počátkem 90. let. První země, které toto odvětví na našem kontinentu zaregistrovaly, byly Skandinávské země, Velká Británie a Francie s Beneluxem. Německy mluvící země vzaly v potaz toto odvětví až o 5 let později. První zemí, zavádějící FM v postkomunistické zóně, bylo Maďarsko. V této zemi vznikla národní asociace facility manažerů (HUFMA) již roku 1998. Prvním postkomunistickým státem, který se zapojil do celosvětové sítě facility manažerů IFMA je Česká republika, která byla do sdružení přijata v dubnu roku 2000. V současnosti má asociace členy, pobočky a přidružené společnosti po celém světě a pyšní se 18 000 členy, pocházejícími z 67 zemí, a 130 poboček [20].

2.2 Struktura facility managementu

Pro pochopení struktury a oblastí, kterých se facility managment dotýká, poslouží nejlépe rozdělení podle normy ČSN EN 15221-1, která uvádí, že facility management působí ve dvou základních oblastech:

Prostor a infrastruktura,

Lidé a organizace

využití prostoru

zdraví, bezpečnost a ochrana

pracoviště

služby pro uživatele budov

technická infrastruktura

ICT

úklid

logistika

ostatní

ostatní

V dalším textu bude zmíněno uplatnění FM zejména v první oblasti Prostor a infrastruktura.

2.3 Cíl facility managementu

Cílem facility managementu je odlehčit organizaci od řešení problémů s podpůrnými činnostmi, pomoci organizaci soustředit se na hlavní předmět podnikání a zároveň snažit se propojit 5 oblastí (5P = pracovníci, procesy, prostředí, planeta, prosperita) a zefektivnit jejich vzájemné působení. Dosažení tohoto stavu by mělo vyústit v ekonomicky efektivní a účelný provoz [8].

Přínosy facility managementu:

  • konkretizace osob, které zajišťují komunikaci;
  • optimální využití provázanosti „5P“;
  • jednotné vedení evidence in/outsourcovaných služeb;
  • redukce konfliktů mezi interními a externími dodavateli služeb;
  • integrace a koordinace všech požadovaných podpůrných služeb;
  • jednoznačnost/průhlednost stavu a kvality služby a nákladů na její provedení;
  • zavedení analýz životních cyklů prostředků [8].

Přínosy FM zaznamenáme až s odstupem času v delším časovém horizontu. Jejich procentuální vyjádření představuje obr. 2.

Obr. 2 Procentuální zastoupení FM při zavedení do organizace [23]

K tomu, aby byly stanovené cíle dosaženy, operujeme na třech úrovních součinnosti (strategická, taktická, provozní). Je nezbytné pamatovat vždy na to, že facility management musí být úzce sladěn s posláním a vizí organizace a jejich cílů, protože jedině tak, dosáhneme maximální efektivity organizace [5].

2.4 Insourcing

S pojmem „insourcing“ se setkáváme v případech, kdy určitou pracovní činnost, resp. službu, která je podpůrnou, vykonáváme v organizaci vlastními zaměstnanci, a to v situaci, kdy byla tato činnost, resp. služba dříve vykonávána outsourcingem (zajištění této činnosti, resp. služby externím poskytovatelem), a byli jsme dlouhodobě nespokojeni s jeho výkonem, resp. prováděním služby. Při tomto rozhodnutí se daná organizace uchýlí k provádění těchto činností, resp. služeb, vlastními silami v rámci organizace [21].

Insourcing tedy znamená zajištění služeb vlastními zdroji, pod kterými si představme pracovníky, čas a prostředky organizace. Insourcingu lze využít například pro snížení transakčních nákladů, z důvodů složité koordinace s externím dodavatelem, z bezpečnostního hlediska, kdy se obáváme úniku důvěrných, či pro existenci organizace životně důležitých informací, nebo z jiných důvodů, které se přiklánějí k výhodám insourcingu oproti outsourcingu.  Viz tab. 1 [5].

Tab. 1 Srovnání výhod a nevýhod in/outsourcingu [9,10]

Outsourcing

Insourcing

Výhody

Důkladnější zaměření na hlavní činnost

Přístup ke světové úrovni služeb

Nové technologie bez vedlejších nákladů

Rychlejší nástup nových technologií

Odpadá zodpovědnost za oblast a za její řízení

Snížení počtu vlastních pracovníků

Přehledné náklady za FM

Vysoká operabilita

Přímé řízení

Sdílení know how s pracovníky v základní činnosti

Snazší řízení rizik

Menší riziko úniků interních informací

Nevýhody

Nízká operabilita, nedostupnost v požadovaném čase

Ztráta kontroly nad procesem

Ztráta interních talentů

Vyšší náklady případné změny

Nekontrolovatelné toky vnitřních informací mimo podnik

Slabší kontrola rizik

Komunikace pracovníků odlišných firem (klient – poskytovatel)

Obtížné udržení světové úrovně

Odpovědnost za oblast a její řízení

Nutnost investic do oblasti

Riziko stagnace oblasti

Vysoké personální náklady

Malé vytížení FM nářadí a techniky

Neprůhledná nákladovost

Podceňování FM podpory z úrovně nejvyššího managementu.

Dalším důvodem pro insourcing mohou být strategické důvody (např. konkurenční výhoda v budoucnu). Příkladem může být situace, kdy se rostoucí firma rozhodne najmout vlastní účetní, protože ji plně vytíží, přestože dosud vedení účetnictví nakupovala jako službu od účetní firmy. Volba výhodnosti externího nebo interního zajištění služeb je součástí řízení služeb a je možné použít různé techniky rozhodování [5].

2.5 Outsourcing

Outsourcingem se řeší vyčlenění činností, které nesouvisejí s hlavním předmětem podnikání, za účelem uvolnění finančních prostředků, lidských zdrojů, času a zařízení, a to externímu poskytovateli těchto činností, který je vázán smluvně zajistit tyto činnosti v určité kvalitě a za úplatu [21]. Outsourcing není facility management, je to součást všeobecného managementu a nástroj, kterým dosahujeme zajištění vedlejších činností [10].

Outsourcing jednoduše znamená vyčlenění podpůrných a vedlejších činností, které nijak nesouvisejí s hlavním předmětem podnikání, na externího dodavatele, který se těmito činnostmi zabývá. Tyto činnosti jsou poskytovány smluvně. Jde tedy o zajištění některých činností organizace jinou organizací. Mohou to být činnosti, které nevykazují zisk [10].

Zajišťovat služby prostřednictvím externích organizací lze například v oblastech:

  • údržba komunikací;
  • údržba zeleně;
  • úklid prostor;
  • stravování;
  • technická správa budov;
  • energetické služby;
  • ostraha budov;
  • personální záležitosti;
  • marketing;
  • obchod;
  • logistika;
  • účetnictví;
  • kopírovací služby;
  • údržba budov atd. [10].

Nejvýhodnějším zajištěním outsourcingu je svěření jednotlivých činností jednomu dodavateli. V takovém případě pracovníci externího dodavatele při výkonu svých činností vzájemně kooperují a snaží se společně zajistit nejlepší výsledek.

Zavedení outsourcingu podpůrných služeb má výrazný vliv na rozpočet a fungování organizace. Outsourcing je považován za ekonomicky velmi výhodný směr, jak pro firmy, které outsourcingu využívají, tak pro poskytovatele služeb. Outsourcování vedlejších činností umožňuje firmám plné soustředění všech sil na vlastní práci, a tím její zkvalitnění. Externí dodavatel se na vybrané činnosti specializuje, má tedy potřebné znalosti a zkušenosti pro jejich výkon, sleduje trendy v daném oboru a dané aktivity umí vykonávat kvalitně a zpravidla i levněji. Dosud realizované projekty hovoří o úspoře provozních nákladů v intervalu 10 – 30 % [5].

Cílem outsourcingu a celého Facility managementu je vytvoření takových procesů, které zajistí takové pracoviště, ve kterém zaměstnanci podají efektivní a nejlepší výkony, a tím přispějí k celkovému úspěchu organizace [5]. O tom, zda využít outsourcingu při sjednávání služeb, rozhoduje studie a je nutné zvážit všechny faktory, které mohou ovlivnit rozhodování.

2.6 Úrovně řízení (strategická, taktická, provozní)

Organizace plánuje a řídí své aktivity a procesy celkem na třech úrovních. Těmto úrovním říkáme strategická, taktická a provozní. Každá úroveň je určena časovým horizontem, ve kterém se plní jednotlivé cíle a vize organizace.

2.6.1 Strategická úroveň

Tato úroveň chce dosáhnout dlouhodobých cílů organizace prostřednictvím:

  • definování FM-strategie v souladu se strategií organizace;
  • vytvoření politiky, vypracování příruček pro prostor, majetek, procesy a služby;
  • úroveň aktivního vstupu a odezvy;
  • inicializace analýzy rizika a poskytnutí instrukcí k zavedení změn v organizaci;
  • inicializace smluv o úrovni služeb (SLA) a monitorovaní klíčových výkonnostních ukazatelů (KPI);
  • řízení dopadu zařízení na základní činnosti, vnější prostředí a organizaci;
  • udržování vztahů s úřady, pronajímateli a nájemníky, strategickými partnery, asociacemi atd.;
  • dohledem nad FM-organizacemi [10].

Strategické řízení na této úrovni má dlouhodobý charakter, více než 1 rok, zpravidla 3 – 5 let.

Obr. 3 FM procesy na strategické úrovni [5]

2.6.2 Taktická úroveň

Z pohledu taktické úrovně chceme ve střednědobém horizontu zavést strategické cíle organizace prostřednictvím:

  • zavedení a monitorování strategických vnitropodnikových směrnic;
  • přípravy obchodních a rozpočtových plánů;
  • rozpracování cílů facility managementu do úrovně provozních požadavků;
  • definování SLA a interpretace KPI (výkon, kvalita, riziko a hodnota);
  • sledování dodržování zákonů a směrnic;
  • řízení projektů, procesů a dohod;
  • řízení FM-týmu;
  • optimalizace používání zdrojů;
  • zavedení a zaznamenávání změn;
  • komunikace s interními či externími poskytovateli služeb na taktické úrovni [10].

Taktické řízení operuje v časovém horizontu jednoho roku, kdy se snažíme naplňovat strategické cíle.

Obr. 4 FM procesy na taktické úrovni [5]

2.6.3 Provozní úroveň

Provozní úroveň má za cíl koncovým uživatelům každodenně vytvořit požadované prostředí prostřednictvím:

  • dodávky služeb v souladu se smlouvou o úrovni služeb (SLA);
  • monitorování a kontrolování procesů dodávání služeb;
  • monitorování poskytovatelů služeb;
  • přijímání požadavků na služby, např. prostřednictvím helpdesku nebo servisní linky;
  • sběru dat pro hodnocení výkonu, zpětné vazby a poptávky koncových uživatelů;
  • hlášení na taktickou úroveň;
  • komunikace s interními a externími poskytovateli služeb na provozní úrovni [10].

Na této úrovni se snažíme realizovat taktické záměry v horizontu týdne, měsíce, ročního kvartálu.

Obr. 5 FM Procesy na provozní úrovni [5]

Časovou účinnost a hierarchii jednotlivých úrovní nejlépe znázorňuje obr. 6.

Obr. 6 Úrovně rozhodování a jejich časová působnost [5]

2.7 Facility manažer

Existují dva druhy facility manažerů – jeden na straně organizace (interní) a druhý na straně externího poskytovatele služeb. Má-li organizace svého vlastního interního facility manažera, je veškerá komunikace s externím dodavatelem řešena přes něj a výrazně se tak sníží nedorozumění v komunikaci a v udávání dat.

Facility manažer je zodpovědný za řízení všech FM činností v organizaci. Jeho prvořadým úkolem je jejich naplánování, řízení, kontrolování a vyhodnocení. Specifickou roli má externí facility manažer, který je řídícím pracovníkem FM poskytovatele. Interní facility manažer je předně řídící pracovník. Jeho základním posláním je nalézt takovou formu facility managementu (podpory organizace), při které za akceptovatelných nákladů dochází k nejkvalitnější podpoře všech zaměstnanců organizace, k optimálnímu zajištění evidence a chodu nemovitostí a majetku (vybavení) [5].

Interní facility manažer je zodpovědný za:

  • politiku facility managementu;
  • strategické vedení facility managementu;
  • nastavení standardů a taktických pokynů pro užívání stavby;
  • definici jednotlivých procesů a jejich forem měření (KPI);
  • výběr externích dodavatelů (ve spolupráci s úsekem nákupu);
  • přesné vyjednání FM smluv a SLA smluv (viz ČSN EN 15221-2);
  • finanční plánování (včetně vytváření návrhů na investiční plány rekonstrukcí a velkých oprav);
  • kontrolu výkonu a kvalit dodávek externích poskytovatelů;
  • kontrolu plnění finančního plánu a rozpočtu;
  • pravidelné vyhodnocení a doporučení zkvalitnění jednotlivých i celkových procesů.

Z výčtu kompetencí interního facility manažera je patrno, že se musí jednat o koncepčně orientovaného řídícího pracovníka, který musí zvládat strategické, dlouhodobé i střednědobé plánování, finanční plánování, problematiku standardizace, specifikace požadavků na poskytovatele (včetně specifikace jejich měření) a v neposlední řadě musí být schopen efektivně kontrolovat výkon těchto služeb.

Facility manažer musí být schopný a výkonný, vždy k dispozici, nesmí se vyvyšovat, protože jeho klient je ten, který musí být vidět. Na obr. 7 je uveden výčet všech rolí a odpovědností, které na sebe převezme facity manažer. Pokud je facility manažer schopný, koncepční i operativní, bude jeho klient více úspěšný a oba z toho budou mít prospěch. Facility manažer by měl začít komplexně pracovat již při úvaze, jak bude vypadat připravovaná budova, a opouštět budovu před její destrukcí jako poslední.

Obr. 7 Facility manažer, jeho Role & Odpovědnosti, Michel Theriault – StrategicAdvisor.ca

2.8 Property, Asset, Facility management

Property management je obor řízení, jehož předmětem je optimální využití prostor vlastního či pronajatého majetku. Cílem Property managementu je zajištění takových prostorových podmínek, které nejlépe provozně, ekonomicky, fyzicky i psychicky vyhovují majitelům i uživatelům nemovitosti či pozemku [5, 6]. Property management zahrnuje rovněž hledání nových nájemců, výběr nájemného a poplatků za zprostředkované služby, údržbu daného areálu a majetku. Property management v pojetí bytových domů je řešen konkrétními organizacemi, které se na výše zmíněné činnosti specializují [21].

Asset managementem se míní systematické a koordinované činnosti a postupy, kterými organizace v průběhu životního cyklu optimálně a trvale spravuje svůj majetek a aktiva, jejich související stav a výkonnost, rizika a výdaje za účelem dosažení svých organizačních strategických plánů. Cílem Asset managementu je řízení aktiv tak, aby jejích provozování generovalo maximální přidanou hodnotu [5, 6, 19].

Facility management představuje integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti [21]. Facility management (FM) je souborem navzájem integrovaných činností, které pokrývají také všechny činnosti spojené s komplexní správou nemovitosti. Zahrnuje veškeré činnosti správy nemovitosti, které vedou k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, a tím podporují a zvyšují efektivitu základní činnosti spojené s nemovitostí.

Obr. 8 Facility management [13]

2.9 Standardy v oblasti FM

Nové normy řady ČSN EN 15221 jsou odborným přínosem k řešení problematiky FM. Sjednocují nejednotnou terminologii a definují rozsah a obsah FM. Přehled norem FM znázorňuje tab. 2 [7].

Bez standardizace nelze vést žádnou lidskou činnost. Standard, nebo též norma, vyjasňuje a stanoví základní předpoklady pro správné provádění a aplikaci postupů za účelem cíleného výsledku bez nežádoucích chyb a nepřesností. Facility management, jako poměrně mladá disciplína, potřebuje zavedení jednoznačných pravidel; odezvou na tuto potřebu je nově aktualizovaná řada norem ČSN EN 15221 Facility management, jejíž první díl vešel v platnost v roce 2007 a v roce 2014 stejně jako ostatní díly byl aktualizován. Poslední, sedmý díl, vešel v účinnost v roce 2015. Všechny díly normy jsou dnes v českém jazyce.

Tab. 2 Přehled FM norem řady ČSN EN 15221 [5]

ČSN EN 15221-1

Facility management – Část 1: Termíny a definice

ČSN EN 15221-2

Facility management – Část 2: Návod na přípravu smluv o facility managementu

ČSN EN 15221-3

Facility management – Část 3: Návod na kvalitu ve facility managementu

ČSN EN 15221-4

Facility management – Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu

ČSN EN 15221-5

Facility management – Část 5: Návod na procesy ve facility managementu

ČSN EN 15221-6

Facility management – Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility managementu

ČSN EN 15221-7

Facility management – Část 7: Směrnice pro benchmarking výkonnosti

2.9.1 ČSN EN 15221–1 Facility management – Část 1: Termíny a definice

První část normy se zabývá terminologií v oblasti facility managementu a poskytuje přehled o jeho rozsahu. Podle této normy je řečeno, že smyslem facility managementu není pouze údržba, úklid, outsourcování podpůrných procesů, ale že facility management je propojení celkem tří řízení – Property, Asset a Facility managementu [13].

2.9.2 ČSN EN 15221–2 Facility management – Část 2: Návod na přípravu smluv o facility managementu

Cílem druhé části je poskytnout návod na přípravu facility management smlouvy. Takováto smlouva ve své podstatě definuje vztah mezi organizací, která získává facility služby (klient) na jedné straně, na druhé straně organizací, která poskytuje tyto služby (poskytovatel facility management služeb).

Obsah je vytvořen přednostně pro organizace, které si přisvojily integrované facility služby a/nebo funkční hledisko. V souladu s technickým vývojem a rozvojem ekonomických systémů budou růst požadavky na tento druh facility služeb národních i mezinárodních [14].

2.9.3 ČSN EN 15221-3 Facility management – Část 3: Návod na kvalitu ve facility managementu

Efektivní FM přináší hodnotu organizaci a všem souvisejícím subjektům (zúčastněným stranám). Tato norma je primárně určená pro společnosti, které přijaly postupy pro zlepšení kvality spolu s definicí úrovně služeb (SL) a využití metrik. Cílem je poskytnout návod jak dosáhnout, zlepšit a měřit kvalitu v FM.

Norma je určena pro využití managementem, konzultanty a odborníky v organizaci klienta i poskytovatele [15].

2.9.4 ČSN EN 15221-4 Facility management – Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu

Na základě různých definic je nejvíce zřejmý závěr, že taxonomie je systém třídění pro lepší řízení/správu informací, který přispívá ke zlepšování schopnosti uživatelů udržovat a zlepšovat provozní činnost jejich podnikání. Klíčová koncepce spočívá ve způsobu, jak využít taxonomii pro zlepšení provozování podnikání. ČSN EN 15221-4 stanovuje taxonomii, která zahrnuje model vztahů, strukturu produktů/služeb a systém klasifikace. Tato norma proto představuje koncept standardizovaných (klasifikovaných) FM produktů [16].

2.9.5 ČSN EN 15221-5 Facility management – Část 5: Návod na procesy ve facility managementu

Cílem této části normy je poskytnout obecný postup (pokyny) na rozvoj a zlepšování procesů pro podporu primární činnosti (předmět podnikání) všem zúčastněným stranám zabývajících se FM, zejména poskytovatelům a jejich klientům. Při zavádění normy by organizace měly být schopny pochopit důležitost FM procesů pro jejich efektivitu a měly by být schopny posoudit vyspělost jejich stávajících činností [17].

2.9.6 ČSN EN 15221-6 Facility management – Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility managementu

V zájmu podpory jednotného evropského přístupu k FM poskytuje dokument konstruktivní rámec s jasnými termíny, definicemi a principy měření podlahových ploch a prostor staveb napříč zúčastněných stran ve stavebnictví.

Stručně řečeno, měření konkrétní podlahové plochy u téže budovy se bude podle jednotlivých národních norem lišit až o 30 %, což jasně ukazuje potřebu jednotného evropského přístupu k oblasti „plošného a prostorového měření“ [18].

2.9.7 ČSN EN 15221-7 Facility management – Část 7: Směrnice pro benchmarking výkonnosti

Poslední a nejmladší normou je norma zabývající se benchmarkingem a uzavírá soubor norem ČSN EN 15221. Tato evropská norma uvádí pokyny pro výkonnostní benchmarking, obsahuje jasné termíny a definice, jakož i metody benchmarkingu produktů a služeb facility managementu zařízení a služeb, organizací a provozů facility managementu. Stanoví společný základ pro benchmarking nákladů ve facility managementu, podlahových ploch a dopadů na životní prostředí, stejně jako kvality služeb, spokojenosti a produktivity [19].

3 Nemovitost v životním cyklu

Nemovitost, myšleno stavební dílo, nevzniká dnem předání a převzetím díla. Stavební dílo vzniká daleko dříve, a to v prvotních myšlenkách a hrubých představách, jimiž se postupně formuje a dotváří do konečné podoby, která je v den předání stavebního díla převzata. Poté je možno stavební dílo provozovat a užívat.

Pro každého vlastníka, který se rozhodne si takovou nemovitost pořídit, je strategicky významné si uvědomit, za jakým účelem je nemovitost pořizována. Pokud je vlastník totožný se stavebníkem, resp. investorem, představuje stavební dílo obrovský finanční objem, který byl do realizace díla vložen. Jak se zhotoveným stavebním dílem lze nakládat, je zobrazeno na obr. 9.

Obr. 9 Způsoby nakládání se stavebním dílem

Pokud se stavebník rozhodne vydat cestou prodeje za účelem zisku, veškeré starosti spojené s provozováním a užíváním objektu přenese na nového vlastníka a další vývoj ho nezajímá, ale vydá-li se stavebník cestou ponechání si nemovitosti, musí s nemovitostí umět dále nakládat. Pokud se rozhodne stavební dílo pronajímat, rozhodne se jít cestou starostí, kde musí poskytovat svým nájemcům takové podmínky, které uspokojí jejich potřeby a zároveň zaručí nasmlouvanou jakost pronajatého prostoru. Cílem je provozovat nemovitost tak, aby byly zaručeny ty nejlepší podmínky k pronájmu s co možná nejkratšími nebo žádnými výpadky provozu. Jen efektivní poskytování pronájmu neovlivňuje negativně výnos z nájemného. 

Zaručit jakost pronajatého prostorou, resp. provoz a užívání nemovitosti s minimálními výpadky provozu, bývá leckdy náročné, zvláště, když vlastníkem je osoba, která nemá povědomí a zkušenosti s provozem a správou budov. Proto se jednoznačně vyplatí, když je přizvána zkušená osoba s potřebnými zkušenostmi a znalostmi, kterými zaštítí bezporuchový a efektivní provoz.

Poslední variantou naložení se stavebním dílem, je možnost užívání stavebního díla samotným stavebníkem. V tomto případě se vlastník dostává do obdobné pozice, jaká je nastíněna v předešlém textu, a to do pozice, kdy je nutné zaručit jakost provozu tak, aby byly minimalizovány výpadky a maximalizovaly se užitky. V tomto případě nemusí být užitek z vlastnictví stavebního díla definován jen objemem finančních prostředků, ale např. u výrobního objektu jsou to užitky objemu produkce, která se až později promítne do finančního ocenění.

Nemovitost je velice komplikovaná a složitá investice a o takovou je nutné pečovat a vyplatí se obklopit se facility manažery, kteří znají procesy, probíhající během provozní fáze životního cyklu, a kteří vědí, jak provozovat nemovitost tak, aby byly uspokojeny všechny strany.

3.1 Životní cyklus staveb

Každý stavební objekt, nehledě na jeho účel či velikost, prochází životním cyklem. Životní cyklus staveb lze definovat jako časové období od vzniku myšlenky na stavbu a její přeměnu v záměr přes projektování, realizaci, její užívání a případně změny stavby až do její likvidace, viz obr. 10 [3].

Během období vzniku myšlenky definujeme v obrysech představy o budoucím investičním záměru, formulují se základní otázky, které zpřesňují výsledný návrh, provádějí se zásadní rozhodnutí, která ovlivní výsledný komfort užívání a ekonomickou a energetickou náročnost provozu, definují se cíle, které mají být dosaženy a další důležité milníky.

Obr. 10 Životní cyklus stavebního díla [6]

Průběh životního cyklu staveb lze rozčlenit do fází, viz obr. 11. Každá taková fáze má své konkrétní činnosti, ve kterých se odehrávají rozhodnutí, charakteristická pro daný časový průběh životního cyklu [5]. Nejdůležitější fází je fáze předinvestiční. Fáze, v níž dochází ke zmíněným důležitým rozhodnutím a ve které je možno ovlivnit výši nákladů na stavební dílo v rámci celého životního cyklu.

Obr. 11 Fáze životní cyklu stavby a stavebního díla [6]

Vznik každého objektu je podmíněn vstupy, a to jak materiálovými, tak energetickými. V průběhu života stavby je spotřebovávána energie a materiály potřebné na provoz a údržbu. V každém období životního cyklu je vynakládáno nejenom velké množství energií, ale vzniká i nemalé množství odpadů a emisí. Všechny tyto skutečnosti, které ovlivňují dopad stavby na životní prostředí, se dají ovlivnit již před realizací stavby. Z praxe je všeobecně známo, že volba levnějších řešení při výstavbě a realizaci projektu, v období užívání nezanedbatelně zvýší náklady na užívání stavby. Z ekonomického hlediska je období užívání stavby tím nejnáročnějším a tvoří tři čtvrtiny celkových nákladů v období životnosti stavby a z toho jedna třetina tvoří náklady na správu a údržbu (viz obr. 16).

3.2 Životnost budov

Budovy, stejně jako kterýkoliv jiný výrobek, mají svou životnost. Tedy určité časové období, po které jsou schopny plnit svou funkci, a jejich stav umožňuje vlastníkovi mít z nich užitek.

Stavby se skládají po fyzické stránce z jednotlivých konstrukčních prvků. Do těchto konstrukčních prvků spadají např. svislé nosné konstrukce, zastřešení, výplně otvorů, podlahy apod., a vzájemně tvoří ucelené části stavby.

Z časového hlediska životnosti konstrukčních prvků, je rozdělujeme na prvky s dlouhodobou a krátkodobou životností, viz obr. 12.

Obr. 12 Prvky dlouhodobé a krátkodobé životnosti

Za prvky dlouhodobé životnosti označujeme konstrukční prvky, které svou technickou životností dosahují min. 80 let.

U budov rozeznáváme obecně tyto druhy životnosti:

  • technická životnost – doba, kterou počítáme od vzniku stavby do jejího zchátrání a technického zániku za předpokladu běžné údržby. Obvykle převyšuje ekonomickou životnost;
  • ekonomická životnost – doba, kterou počítáme od vzniku stavby do okamžiku ztráty ekonomické užitečnosti a smysluplnosti, tzn. okamžik trvalé ztráty výnosů nebo ztráta využitelnosti změnou vnějších podmínek bez možnosti jiného využití;
  • morální životnost – doba, kterou počítáme od vzniku stavby do okamžiku zastarání stavby – dispoziční řešení, styl, standardy a technologie, změny trhu, rozvoj území apod.;
  • právní životnost – doba od kolaudačního souhlasu do okamžiku rozhodnutí, resp. povolení o odstranění stavby.

Na technickou životnost mají vliv především konstrukční systém, údržba, rekonstrukce a modernizace. Životnost staveb podstatně ovlivňuje způsob založení stavby, návrh stavby, konstrukční systém, technologické provedení prvků dlouhodobé životnosti. Dále pak intenzita užívání, údržba, generální opravy apod.

Pro ekonomickou životnost je důležitá doba využitelnosti stavby. Za okamžik ekonomického zániku stavby lze považovat situaci, kdy je výhodnější na daném místě stávající stavbu zlikvidovat a postavit novou, která bude přinášet vyšší výnosy. Kritériem může být i výše nákladů na běžnou údržbu v porovnání s výnosy z nemovitosti. Okamžikem ekonomického zániku je rovněž situace, kdy zanikne v daném místě důvod pro daný druh provozu a jednoúčelovou stavbu nelze využít pro jinou funkci.

Životnost můžeme tedy definovat jako dobu, po kterou by budova (konstrukce) měla vyhovovat požadavkům provozu v přepokládaných podmínkách. Po uplynutí této doby se budova (konstrukce) dostane do mezního stavu, resp. stane se nepoužitelnou. Vyjadřuje se zpravidla počtem roků, který se u různých druhů budov (konstrukcí) liší. Základní podmínkou dlouhé životnosti je pravidelná (cyklická) údržba a úpravy budov pro jejich co nejlepší využití [5, 6].

3.3 Opotřebení budov

Skutečnost, že stavba stárnutím a používáním postupně degraduje, vyjadřuje pojem opotřebení stavby. Tím, že budovu provozujeme, napomáháme jejímu opotřebení při působení rozhodujících vlivů, za které považujeme zatížení, prostředí, vynucená přetvoření. Odezvou stavby na tyto vlivy jsou degradační procesy funkčních dílů, jejichž důsledkem je postupné snižování funkčních vlastností stavby jako celku v závislosti na intenzitě dílčích degradačních procesů. Jako příklad degradačních procesů lze uvést korozní procesy při působení prostředí, procesy vzniku trhlin jako důsledek objemových změn, procesy mechanického opotřebení apod. [5, 8].

Opotřebením (znehodnocením) budov rozumíme tedy stav stavebního díla, kdy pokles kvality a ceny nemovitosti je způsoben vlivem používání, atmosférickými vlivy a změnami v materiálu. Vyjadřuje konkrétní technický stav konstrukce v daném okamžiku a závisí především na:

  • stáří konstrukce;
  • objektivní – fyzické životnosti konstrukce;
  • kvalitě prováděné údržby [5].

Abychom mohli zjistit skutečnou životnost, jsou vždy nutné podrobné analýzy opotřebení v závislosti na charakteru údržby. Životnost a opotřebení stavebních objektů lze považovat za kontinuální proces. Opotřebení se obvykle udává v procentech z hodnoty nové stavby [5].

Rozlišujeme tyto druhy opotřebení:

  • fyzické – vlivem degradačních procesů budova, resp. její konstrukční část, ztrácí svou kvalitu v určitých vlastnostech,
  • morální – postupem času a vývojem nových materiálů, trendů a jiných inovací dochází k postupnému zastarání budovy. Vyvrcholením morálního opotřebení je modernizace či jiný zásah, který toto opotřebení minimalizuje (generální oprava, rekonstrukce apod.).

3.4 Údržba budov

Údržba obecně přestavuje jednu z nejdůležitějších činností vykonávaných na nemovitém majetku, protože jejími cílenými a plánovanými zásahy jsme schopni prodlužovat technickou životnost nemovitého majetku. Údržba, jako obecný pojem v sobě skrývá tři oblasti, a to údržbu stavební, údržbu technologií a údržbu výrobních a speciálních technologií [9]. V následujícím textu je pozornost věnována stavební údržbě.

Stavební údržbě budov se musí každý vlastník nemovitosti věnovat. Stavební zákon č. 186/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, se zmiňuje o povinnosti vlastníků staveb, kteří jsou povinni udržovat stavbu po celou dobu její existence a to tak, aby se zabezpečil její dobrý stavební stav a nedocházelo k jejímu znehodnocení, ale naopak se prodloužila její uživatelnost. Pokud vlastník stavby řádně svou nemovitost neudržuje, může mu stavební úřad přikázat, aby tak učinil.

Nemovitost je kapitálová investice do budoucích užitků, kterých je docíleno aktivním a plánovým přístupem, jenž předchází a minimalizuje zásahy do provozu vyvolané havarijními situacemi. Mimo to stavební zákon nařizuje vlastníkovi, podle §138 Údržba stavby, řádně udržovat stavbu.

Podle stavebního zákona se údržbou stavby rozumí práce, jimiž se zabezpečuje její dobrý stavební stav tak, aby nedocházelo ke znehodnocení stavby a co nejvíce se prodloužila její uživatelnost. Schéma údržby je graficky znázorněno na obr. 13.

Obr. 13 Schéma údržby stavebních objektů [4]

Údržba stavby je povinností každého jejího vlastníka. Vlastník má povinnost udržovat stavbu v souladu s dokumentací, ověřenou stavebním úřadem, a rozhodnutím stavebního úřadu tak, aby nevzniklo nebezpečí požárních a hygienických závad, nedošlo ke znehodnocení stavby nebo jejího vzhledu a aby se co nejvíce prodloužila její uživatelnost, tedy výnos z ní.

Údržba stavebních konstrukcí, technických systémů, přístrojů a součástek je tedy soubor činností, které mají zajistit, že se zachová jejich provozuschopný stav, nebo při poruše bude tento stav rychle obnoven.

Do údržby budov musíme zahrnovat diagnostické, údržbové a opravárenské postupy. Jen tak jsme schopni celou problematiku řešit komplexně a hledat cesty, jak zdokonalit údržbové postupy u tak velkého bohatství organizace, jímž nemovitý majetek nepochybně je, a předat ho dalším generacím v provozuschopném stavu.

Zkušenosti s údržbou z minulosti či přítomnosti v soukromém i státním sektoru by mohly napovídat, že údržba je činnost související s opravou zařízení či budov po tom, až se stane nefunkční. Po přijetí principů facility managementu by se tento pohled měl změnit a upřít pozornost na způsob provádění jiné, než reaktivní údržby, a to způsobem předcházení poruch. Plánovaná údržba slouží k předcházení provozních výpadků. Dalšími očekávanými přínosy mohou být:

prodloužení a optimální využití životnosti budov;

  • zlepšení provozní bezpečnosti;
  • zvýšení připravenosti budovy plnit požadovanou funkci;
  • optimalizace provozních procesů;
  • snížení počtu poruch;
  • plánování nákladů na provoz budovy [5].

3.5 Druhy údržby staveb

3.5.1 Reaktivní údržba (korektivní údržba)

Reaktivní údržba je přístup „nech to být a provozuj, dokud se to neporouchá“. Není vynaložena jakákoliv snaha na zajištění projektované životnosti a parametrů provozované stavby. Takovéto poruchy mohou mít charakter provozní poruchy s nízkou prioritou, ale existují též poruchy, které vyžadují okamžitý zásah a nápravu.

Pokud máme co do činění s novou stavbou, pravděpodobnost poruchovosti je minimální a poněvadž nemáme žádné náklady na údržbu, můžeme toto období naivně považovat za období úspor. Opak je však pravdou. Ve skutečnosti nás naše nečinnost bude stát mnohem více z důvodu nedosažení projektované životnosti stavby.

3.5.2 Preventivní údržba

Preventivní údržba může být definována jako činnost, prováděná na základě časového harmonogramu (kalendářního času nebo provozních hodin), která si klade za úkol kontrolu, detekci a zpomalení degradace komponentu a zařízení s cílem dosažení nebo prodloužení projektované provozní životnosti se zachováním projektovaných parametrů. Jednoduše řečeno, prováděním preventivní údržby podle záměru a doporučení designéra lze dosáhnout či prodloužit provozní životnost a spolehlivost zařízení. Tato skutečnost má samozřejmě i ekonomický dopad. Průzkumy uvádějí průměrnou úsporu nákladů preventivní údržby v rozmezí 12 % – 18 % v porovnání s čistě reaktivní údržbou.

3.5.3 Prediktivní údržba (předvídatelná)

Princip prediktivní údržby spočívá v provádění jednotlivých měření a analýz, nebo jejich souhrnu, které nás mají v předstihu upozornit na začínající degradaci a v dostatečném časovém předstihu nám umožní předejít, zpomalit nebo eliminovat příčiny této fyzické degradace a opotřebení. Prediktivní údržba se opírá o zjištěný skutečný stav stavby a zařízení na rozdíl od preventivní údržby, která se odvíjí od stanoveného časového harmonogramu v závislosti na kalendářním nebo provozním čase.

3.5.4 Údržba zaměřená na spolehlivost

Koncept tohoto programu spočívá ve vytvoření údržby, která by byla strategicky propojena s jádrem podnikání dané organizace. Je definována jako „proces použitý při rozhodování požadavků na údržbu jakéhokoliv fyzického objektu v kontextu provozu s vyhodnocením rizika případného selhání mechanismu“. Samotná dobře promyšlená a důsledně plánovaná údržba může sama o sobě způsobit poruchu a odstávku zařízení, na kterém se původně pracovalo z důvodu údržby. Nebezpečí, že se něco porouchá díky údržbě a činnosti s tím spojené, jsou běžná a v praxi se jim říká „údržbou zaviněné selhání“.

Údržba zaměřena na spolehlivost využívá v největší míře stejný přístup jako u prediktivní údržby. Není proto divu, že výhody a nevýhody těchto programů jsou si do značné míry podobné [5].

3.6 Metodika pro výběr technickoekonomického řešení údržby a obnovy staveb

Vlastní návrh na optimální postup při údržbě a obnově by měl vycházet z diagnostiky současného stavu budovy, z nových technologických postupů a ze zohlednění finanční náročnosti navrhovaných postupů. Uživatel stavebního díla bývá v mnoha případech odlišný od vlastníka. Dalším subjektem, který zasahuje do procesů údržby a hájí celospolečenské zájmy je stát. Každý z těchto subjektů uplatňuje přitom jiné priority – užitek, cenu, celospolečenské zájmy. K řešení procesů údržby a obnovy staveb lze přistupovat také s využitím zásad projektového řízení a Facility managementu, kde komplexní pohled a systémový přístup jsou jednou z hlavních zásad řešení. Problematikou začlenění teorie mezního užitku do reality udržitelné výstavby se dlouhodobě zabývá L. Hačkajlová [3], která při ověřování existence vzájemného ovlivňování udržitelného rozvoje organizace a dlouhodobého užitku stavebních děl navrhla metodiku komparátoru užitku pro výběr optimálního technického řešení obnovy bytových domů z hlediska udržitelného rozvoje. Návrh metodiky odhadu nákladů regenerace a ekonomického posouzení náročnosti komplexní regenerace panelových domů s využitím metody MER (Metode d’evalution rapide) – Metoda rychlého ocenění byla publikována v [25]. Metoda MER i na základě předběžného průzkumu a expertního posouzení umožňuje rychlý a relativně přesný odhad nákladů na zamýšlenou regeneraci panelových bytových domů a následně její posouzení.

S využitím metodiky uváděné v [24] byly rozpracovány konkrétní způsoby řešení procesů provozu, správy a údržby budov jako prostředku k zvýšení bezpečnosti a spolehlivosti staveb, prodloužení životnosti a redukci budoucích nákladů. Tab. 3 znázorňuje navrženou metodiku, tj. určený postup, jak dosáhnout požadovaného cíle.

Stavební práce na údržbě a obnově představují vždy poměrně vysokou nákladovou částku, a proto je s ní nutno průběžně počítat.  Harmonogram údržby a obnovy, členěný podle jednotlivých konstrukčních částí budovy ve vazbě na stavební zákon č. 183/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, má být upřesňován pravidelným monitoringem. Tím v podstatě převedeme stochastický proces na proces deterministický. Provedenou diagnostikou, pomocí vizuálních a přístrojových metod, destrukčního a nedestrukčního měření a zkoušení in situ a v laboratořích, pak získáme nezávislou informaci o technickém stavu budovy, která je podkladem pro stanovení výše příspěvků do fondu oprav pro každého uživatele  bytu v bytovém domě. Jinou možností zůstává vytvoření expertního systému, umožňujícího na základě vložených dat zpracovaných na podkladě znalostí báze a vah jednotlivých údajů získat objektivizované hodnocení stávajícího stavu, resp. závažnosti zjištěných údajů (vad, poruch, vlastností apod.).

Při správě majetku je důležité vědět, kolik finančních prostředků bude zapotřebí pro jeho dlouhodobou obnovu a údržbu. Správné zpracování plánu údržby a obnovy je nezbytnou součástí finančních prostředků na pokrytí nákladů spojených s životním cyklem stavby. Výstupy se odrazí, spolu s dalšími faktory, na příjmech z provozování vlastněných staveb. V krajním případě se může ukázat, že dlouhodobý provoz některých budov může být ztrátový a je lepší se stavby zbavit nebo změnit způsob a úroveň užívání stavby. Zpracování dlouhodobé obnovy a údržby lze rozdělit do tří základních skupin:

  • zachycení současného stavu,
  • sestavení plánu údržby a obnovy,
  • porovnání výnosů a nákladů v daném období.

Zachycení současného stavu znamená provedení pasportizace budovy, kterou je potřeba popsat po jednotlivých konstrukčních prvcích, generujících v čase náklady údržby a obnovy. Každý konstrukční prvek je třeba ohodnotit stavem opotřebení a od tohoto bodu vyčíslit náklady obnovy a údržby, které mají pro každý konstrukční prvek své cyklické zákonitosti. Následně se pro životnost stavby, případně pro stanovený časový investiční horizont, spočítají po jednotlivých letech náklady obnovy a údržby za stavbu jako celek. Při těchto výpočtech je vhodné zobrazení i po jednotlivých konstrukčních prvcích, protože těchto informací lze využít při provádění skutečných oprav a nejenom pro stanovení potřebné výše finančních prostředků.

Obdobně, jak byly stanoveny finanční nároky na stavbu, je třeba pro sledované období vyčíslit příjmovou stránku věci. Správce nemovitosti z tohoto hlediska zajímá pouze „čistý“ příjem z bytových jednotek za stavbu jako celek. To znamená, že platby za energie a služby nejsou podstatné pro sledování příjmů, protože tyto položky generují jen transfer peněz, které putují od nájemníků přes správce budovy skutečným poskytovatelům energií a služeb. Správce zajímají příjmy, které jsou vázány nebo určeny pro údržbu a obnovu budovy. Jedná se především o fond oprav a případně další poplatky, které jsou vázány např. k platbám za výtah apod.

Tab. 3 Navržená metodika pro technickoekonomické řešení údržby a obnovy.

DÍLČÍ CÍL

AKTIVITA

1 Zjištění základních údajů o stavbě

1.1

Charakteristika stavby vycházející z pasportu

1.2

Orientační ocenění stavby podle současného stavu

1.3

Doplnění databáze údajů o stavbě

1.4

Doplnění dokumentace skutečného provedení stavby

2 Zjištění preferencí vlastníků i uživatelů a omezujících podmínek daných veřejným zájmem

2.1

Provedení průzkumu mezi vlastníky a uživateli stavby za účelem stanovení preferencí konstrukční prvků a kritérií

2.2

Vyhodnocení průzkumu a stanovení výsledných vah pro vlastníky a uživatele

2.3

Zjištění omezujících podmínek daných veřejným zájmem

3 Zjištění konstrukčních prvků, které budou součástí údržby a obnovy

(diagnostika stavu stavby a návrhu na její údržbu a provádění oprav)

3.1

Rozdělení stavby na konstrukční prvky

3.2

Stanovení kritérií pro hodnocení konstrukčních prvků z hlediska technologie oprav, rozsahu poškození

3.3

Zjištění údajů o jednotlivých konstrukčních prvcích, hodnot hodnoticích kritérií a sestavení variant pro řešení

3.4

Zjištění technických řešení hodnocených konstrukčních prvků a jejich dodavatelů

3.5

Zjištění hodnot kritérií pro jednotlivá řešení konstrukčních prvků

4. Sestavení variant pro řešení údržby a obnovy pomocí modelů technickoekonomické analýzy

4.1

Simulace důsledků technickoekonomických hypotéz degradace stavebního objektu pomocí MDM

4.2

Stanovení hodnoty užitku pro jednotlivé varianty z pohledu uživatele i vlastníka stavebního objektu

4.3

Posouzení pomocí modelu technickoekonomické analýzy Buildpass – obnova a údržba budov

4.4

Zpracování výsledné varianty jako optimální varianty analyzující stav a návrh priorit řešení

5 Předpis údržby a obnovy

5.1

Ekonomická bilance budovy

5.2

Rentabilita budovy

5.3

Požadavky na investice

5.4

Plánování a optimalizace vynaložených nákladů

5.5

Harmonogram údržby a obnovy, kontrol a revizí

6 Zajištění smluvních vztahů a dlouhodobých objednávek

6.1

Smlouvy na dobu určitou

6.2

Servisní smlouvy

6.3

Dlouhodobé objednávky

6.4

Poradenská činnost, konzultace, technická pomoc Územní a stavební řízení

Zpracování komplexního databázového a expertního systému je náročné a vyžaduje součinnost řady odborníků a specialistů. Počítačová podpora sledování, zpracování a vyhodnocení reálného technického stavu stavebního objektu zajišťuje systémový přístup.

Součástí správy domů je zajišťování běžné a havarijní údržby, revizí technických zařízení domu, oprav a rekonstrukcí společných částí domu. Vykonavatelem těchto úkonů je správce nebo vlastník. Základní povinností vlastníka bytového fondu, vyplývající z předmětu vlastnictví podle Listiny základních práv a svobod, je plynulý a bezporuchový provoz a správa každého domu, tzn. starost o majetek. Výkon správy bytových domů by měl představovat soustavnou a důslednou péči, která předpokládá navázání smluvních vztahů například s dodavateli tepla, elektrické energie, plynu, vody, ale i na zajištění údržbářských prací nejrůznějších profesí, servisních firem a organizací zajišťujících další služby spojené s bydlením.

3.7 Proces údržby

Obecný proces údržby je proces aplikovaný na stavbu nebo její část a její funkční díl v časové etapě provozu budovy. Samotný proces údržby se skládá z několika na sebe navazujících dílčích procesů, které mají své opodstatnění a přispívají ke správnému a účelnému výsledku údržby. Každý dílčí proces je definován vlastní náplní práce, jež je typická pro danou etapu údržby.

Dílčí procesy údržby:

  • plánování zajištění údržby;
  • příprava údržby;
  • realizace údržby;
  • posuzování údržby;
  • zlepšování údržby.

Obr. 14 Grafické znázornění dílčích procesů údržby

3.7.1 Plánování zajištění údržby

Účelem plánování zajištění údržby je stanovit koncepci pro stavby vyžadující údržbu, poskytnout nezbytné zdroje pro údržbu a zajistit, že budou během údržby sbírány požadované informace. Hlavními body náplně procesu plánování údržby jsou:

  • vymezení zajištění údržby;
  • identifikace údržbářských úkolů;
  • analýza údržbářských úkolů.

3.7.2 Příprava údržby

V této fázi procesu údržby dochází k vypracování časového plánu plánovaných činností, založeného na systému priorit pro zajištění, že se nejnaléhavější a nejdůležitější činnosti budou provádět jako první, a že budou zdroje využívány efektivněji. Příprava údržby zahrnuje:

  • identifikování a přidělení pracovníků;
  • obstarání materiálů a náhradních dílů;
  • zajištění potřebného vybavení a zařízení;
  • poskytnutí nezbytného výcviku či školení.

3.7.3 Realizace údržby

Provádění plánované údržby nezahrnuje jen samotné aktivní provedení údržby, ale také další úkony, jimiž jsou:

  • sběr technických dat a popis úkolu;
  • příprava pracoviště;
  • pozorování a měření;
  • zkoušení a kontrola;
  • zaznamenávání informací.

Je nutné dodržovat speciální bezpečnostní a environmentální postupy, jako je likvidace nebezpečných materiálů a spotřebního materiálu. Informace týkající se činností pozorování, požadovaných odečtů a měření, provedených úkolů a použitých zdrojů se mají zaznamenávat. Při údržbě po poruše je nutné provést identifikaci poruchového stavu, aby bylo zjištěno místo a povaha poruchy a byla provedena nutná obnova nebo nahrazení součástí. V případě vážné poruchy je nutné před opravou prozkoumat příčinu a získat o ní důkaz. V případě, že dané zařízení nebo objekt podléhá certifikaci podle předpisů nebo smlouvy, je důležité tuto certifikaci údržby vykonat.

3.7.4 Posuzování údržby

Posuzování úkolů preventivní údržby a údržby po poruše lze uskutečnit buď pokaždé, když se provede údržba nebo pravidelně, aby se přezkoumala celková výkonnost, např. při klasifikaci zařízení po určitou dobu. K posuzování a analyzování výsledků je možno použít výpočetní informační systém údržby. U preventivní údržby má přezkoumání pokrýt efektivnost údržby, technické aspekty údržbářských úkolů, přiměřenost zdrojů a provozní a bezpečnostní postupy. U údržby po poruše mají být závažné poruchy plně prozkoumány, aby byla identifikována preventivní opatření a opatření k nápravě. U závažných a nákladných poruch má být toto zkoumání zahrnuto do analýzy základních příčin poruch.

Posuzování údržby v sobě zahrnuje:

  • měření výkonnosti údržby;
  • analýzu výsledků;
  • stanovení základních příčin poruchy;
  • doporučení preventivních opatření.

3.7.5 Zlepšování údržby

Zlepšení činnosti údržby a zajištění údržby se dosáhne pomocí podpory managementu, použitím efektivních procesů a komunikací. Celkového zlepšení lze dosáhnout změnami:

  • koncepce údržby;
  • stupně údržby;
  • údržbářských postupů;
  • modifikací jednotlivých zařízení;
  • odbornosti a výcviku pracovníků údržby a provozu [5].

3.8 Plán údržby a obnovy

Plán údržby a obnovy je možné vytvořit mnoha způsoby. V minulosti byly vytvářeny pouze v papírové podobě, viz tab. 4. V dnešní době se tvoří především za pomoci výpočetní techniky. Toto řešení je uživatelsky příjemné a přehledné.

V současnosti je na trhu velmi mnoho softwarových produktů, které jsou navrženy pro tyto účely. Uživatel si musí pouze vybrat, které řešení a v jakém rozsahu mu bude nejvíce vyhovovat. Je možné využít firem, které se specializují na obor správy majetku, anebo kontaktovat kteroukoliv softwarovou firmu, která za dohodnutou finanční částku tento program vytvoří pro uživatele na zakázku.

Takové softwary obsahují plánování, řízení a sledování údržby a revizí, správu dat o objektech, propojení grafických dat na systémy CAD, GIS, propojení na elektronickou dokumentaci, výpočet odvozených údajů, evidenci externích partnerů, dodavatelů, zákazníků, řízení a plánování spotřeby energií, evidenci majetku, smluv, nájemců, vytváření rozpočtů pro opravy, evidenci využití prostor. Nevýhodou tohoto řešení jsou však vysoké pořizovací náklady, a proto není toto řešení přijatelné pro všechny majitele budov.

Tab. 4 Vzorový plán údržby a obnovy – papírová podoba (pdf)

Dalším možným způsobem k vytvoření požadovaného plánu je využít textový nebo tabulkový procesor. V tabulkovém procesoru je možné vytvářet tabulky a třídit je podle zadaných klíčů, definovat vzorce, funkce a vytvářet filtry podle nadefinovaných parametrů.

Pokud se správce rozhodne pro vytvoření plánu údržby a obnovy stavby pomocí tabulkového procesoru, nebude tento plán nabízet takové možnosti a uživatelské pohodlí jako uvedené speciální softwary od výše jmenovaných softwarových firem. Nicméně pokud uživatel nespravuje velké množství budov, anebo pokud by uživatel nevyužíval většinu nabízených funkcí, je zbytečné speciální software pořizovat, a pro jeho práci postačuje vytvoření plánu v tabulkovém procesoru s podstatně nižším pořizovacím nákladem, než je tomu u speciálních softwarů.

Nespornou výhodou tabulkového procesoru je jeho používání velkým množstvím uživatelů a nižší pořizovací náklady. Nevýhodou jsou omezené možnosti rozšíření a náchylnost k chybám při vkládání dat [5].

3.9 Náklady na údržbu a opravy staveb

Náklady na údržbu a opravy těsně souvisejí s cenou za její zhotovení, a tím s jejím stavebně technologickým řešením. Většinou jsou v protichůdném postavení, zobrazeném na obr. 15

Obr. 15 Náklady na údržbu

Rozdělení nákladů po čas životního cyklu stavby jsou znázorněny na obr. 16.

Obr. 16 Rozdělení nákladů životního cyklu stavby [3]

Při rekonstrukci nebo modernizaci stavby, tedy při realizaci nových výstavbových projektů, se všechny náklady na pořízení stavby (kromě ceny pozemku) v různé jiné výši opakují. S velkými náklady je například spojena změna účelu využití stavby. Úplné odstranění stavby (likvidace stavby) je nákladově velmi náročné Náklady likvidace snižuje případný čistý zisk z likvidace stavby (např. recyklací některých materiálu). Náklady na likvidaci zahrnují náklady na demolici, odvoz sutě, úpravu pozemku a jiné.

Na obr. 17 lze pozorovat změny hodnoty objektu v čase. Hodnota objektu (HO) roste tak, jak postupuje výstavba. Tato doba má být co nejkratší, aby část II, tj. užívací etapa, byla co nejdelší. V druhé etapě stavba plní svou funkci, přičemž klesá její účetní hodnota fyzickým a morálním opotřebením. Rekonstrukcí, údržbou či opravou hodnota objektu opět vzroste – hodnota 1, 2, 3. V třetí etapě může být provedena demolice. Budova má vždy určitou, byť i malou hodnotu, protože některý materiál z demolice lze použít pro jinou stavbu.

Obr. 17 Hodnota objektu v časové závislosti [10]

Do nákladů na užívání stavby v průběhu životního cyklu se zahrnují nejenom náklady na cyklickou údržbu, ale také provozní náklady stavby (pojištění, osvětlení, větrání, topení, čištění, úklid, odvoz odpadů, vodné, stočné a další) [5].

4 Nástroje facility managementu k prodloužení užitku

Dokumentace jako taková představuje obecně jakýkoliv dokument, který obsahuje data a informace o určité věci. Ve správě majetku je základním nositelem informací dokumentace, kterou investor, resp. vlastník obdrží při předání a převzetí stavebního díla. Dokumentace musí provázet stavební dílo během celého životního cyklu, a to nejen ve fázi užívání. Důvody jsou dva. Prvním a podstatným důvodem jsou požadavky státní správy, která potřebuje na základě předložené projektové dokumentace vydávat rozhodnutí v celém schvalovacím řízení. Schvalovací řízení je třístupňové a státní správa, v tomto případě stavební úřad, vstupuje do tohoto řízení poprvé při územním řízení, kdy na základě dokumentace k územnímu rozhodnutí vydává rozhodnutí, podruhé je to při žádosti o udělení stavebního povolení nebo souhlasu, kdy je potřebné doložit projektovou dokumentaci ke stavebnímu povolení a naposledy vstupuje, když investor žádá o přechod do užívání a předkládá dokumentaci skutečného provedení stavby.

Požadavky na jednotlivé dokumentace jsou uvedeny ve Stavebním zákoně, konkrétně ve vyhlášce č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, ve znění pozdějších předpisů. V této vyhlášce je detailně uveden obsah a rozsah dokumentací.

Obr. 18 Dokumentace životního cyklu stavebního díla

4.1 Dokumentace povinně používaná

4.1.1 Revizní zprávy

Revizní zprávy jsou vystavovány na zařízení, uvedená ve vyhlášce č. 174/1968 Sb., o státním odborném dozoru nad bezpečností práce, ve znění pozdějších předpisů. Mezi tato zařízení se řadí ta, která svým provozováním a užíváním mohou poškodit náš majetek, ublížit našemu zdraví nebo dokonce být životu nebezpečná. Mezi tato vyhrazená technická zařízení patří, viz obr. 19:

  • elektrická,
  • tlaková,
  • plynová,
  • zdvihací,
  • požárně bezpečnostní (viz vyhláška č. 246/2001 Sb., o stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požárního dozoru, ve znění pozdějších předpisů).

Revizní zprávy vystavuje revizní technik, který je k tomuto úkonu oprávněn. Každou revizní zprávu, kterou od revizního technika obdržíme, musíme evidovat do doby, dokud ji nenahradí novější revizní zpráva. Uchovávání revizních zpráv je velice důležité. Při havárii nebo výpadku provozu je snadno dohledatelné, zda bylo zařízení zkontrolováno a plně funkční, a tím vyloučeno pochybení ze strany provozovatele zařízení. I při běžném provozu bez mimořádných situací je možné, že se dostaví orgán státního dozoru a bude vyžadovat předložení revizních zpráv.

Uchování revizních zpráv je možno realizovat buďto v klasické papírové podobě, nebo elektronicky. Dalo by se namítat, že revizní zprávu provozovatel získá od revizního technika vždy vytištěnou v papírové podobě, proto i uchování dokumentace by mělo být papírové. Ale představme si situaci, kdy se každá revizní zpráva nebo jiný druh provozní dokumentace zakládá do šanonu a uchovává se „někde“ mezi ostatní dokumentací. V běžných provozních podmínkách se tato revizní zpráva může založit do míst, kam nepatří, a dohledání v lepším případě dopadne úspěšně, ale bude to vyžadovat půlku pracovní doby.

Další situací, která nahrává digitalizované formě uchovávání, je dojde-li k vytopení nebo požáru místnosti, kde se dokumentace zakládá. Taková dokumentace je pak nepoužitelná. Nejlepší přístup k vedení evidence revizních zpráv a další podobné provozní dokumentace je cokoliv papírového převést do digitálního formátu, tj. digitalizovat a uložit pokud možno na sdílený disk, který je přístupný z libovolného nebo určeného počítače.

Obr. 19 Přehled vyhrazených technických zařízení

4.1.2 Provozní řády

Právní předpisy ČR vymezují případy, kdy je povinností vlastníka, resp. provozovatele, zajistit provozní řád upravující provozování daného provozu či zařízení. Mezi právní předpisy, které tyto povinnosti nařizují, jsou:

  • vyhláška č. 21/1979 Sb., ČÚBP a ČBÚ, kterou se určují vyhrazená plynová zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti: provozovatel musí do 1 měsíce od zahájení provozu vypracovat provozní řád pro plynové vyhrazené technické zařízení
  • zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, pro provozy ubytovací, kadeřnictví, manikúra, zdravotnická zařízení, školská zařízení apod.
  • zákon č. 201/2012 Sb., o ochraně ovzduší, příl. č. 2, sloupec C – seznam stacionárních zdrojů,
  • a další.

Jedná se vždy o případy, kdy je ohrožena bezpečnost, zdraví a majetek. Právním nařízením povinnosti provozních řádů přimějí orgány státní správy vlastníka, resp. provozovatele, aby přispěl k zajištění bezpečného užívání a provozování.

  • Provozní řády ve výše zmíněných případech mají své opodstatnění. I v ostatních případech, nevymezených předpisem, je vhodné zpracovat pro danou budovu provozní řád.
  • Provozní řád lze chápat jako dokument nebo soubor dokumentů nebo vnitřní předpis vymezující podmínky, práva a povinnosti při užívání věci.
  • Provozní řád je ve skutečnosti vnitřní předpis, ve kterém si provozovatel soukromého zařízení stanoví podmínky, za kterých je možné zařízení používat, či se v něm pohybovat.
  • Provozní řád lze také chápat jako jistý návod na provozování s popisem postupu obsluhy a definováním práv a povinností a zakázaných činností.
  • Provozní řád lze rovněž chápat jako celistvý návod a nástroj k používání, údržbě, opravám a k řešení krizových situací souboru staveb a jejich technického vybavení.
  • Provozní řád je tedy návodem pro provozování staveb, manuálem se soustředěním činností, které jsou pro provozování budovy nezbytnými. Provozní zásady vycházejí z konstrukce, materiálů, dispozice, účelu, technického zařízení. Provozní řád zahrnuje řízené procesy ze situací, které lze podle zkušeností předvídat, a návod, jak tyto situace řešit. Provozní řád je východiskem pro plány údržby a provoz budov a je nezbytnou součástí správy majetku.

4.1.3 Prohlášení o shodě

Prohlášení o shodě je písemné ujištění výrobce nebo dovozce o tom, že výrobek splňuje požadavky technických předpisů platných v ČR a že byl dodržen stanovený postup při posouzení shody.

4.2 Dokumentace doporučeně používaná

Provozovat a užívat budovy není snadnou záležitostí, pokud chceme, aby stavba byla užívána efektivně a hospodárně. Užívat budovu znamená potýkat se s každodenními činnostmi, které zajišťují provoz. Budovy potřebují péči, která prodlouží užitek z jejich užívání. Uvědomělý vlastník si buďto najme správce, který tuto péči poskytuje, nebo si vlastník tuto péči obstará sám.

Ať se vlastník rozhodne jakkoliv, budoucí provozovatel zjistí, že provozovat budovu nejde jen tak samo sebou a že je zapotřebí mít nějaký podklad, ze kterého je možno čerpat informace o dané nemovitosti, a se kterým lze danou budovu provozovat. Bez informací o budově ji nelze uspokojivě provozovat.

Mezi dokumentace, které je potřeba mít k dispozici ať už digitálně nebo papírově, řadíme např. tyto:

  • dokumentace skutečného provedení stavby,
  • doklady o výsledcích předepsaných zkoušek,
  • provozní předpisy výrobce,
  • záruční listy,
  • přehled o stavu domovních měřidel,
  • písemnosti o nabytí a vlastnictví nemovitosti,
  • dokumenty z katastru nemovitostí,
  • smlouvy na dodávky energií,
  • smlouvy na dodávky služeb,
  • pasporty,
  • provozní řády,
  • standardní návody na užívání,
  • požární poplachové směrnice,
  • dokumentaci o systému ochrany veřejných práv,
  • pravidla krizového provozování stavby,
  • pravidla pro dozory nad provozem,
  • pravidla pro údržbu a obnovu,
  • pravidla pro modernizaci zařízení a racionalizaci procesů,
  • pravidla pro účast lidského činitele na provozování.
  • smlouvy o pojištění majetku,
  • a další.

Provozní dokumentace během užívání budovy narůstá. Sbírá-li správce každý dokument, popisující nějakou změnu či proces, nebo hodnotící současný stav provozu v budově, zjistí, že původní „almara“ na šanony přestává z kapacitních důvodů vyhovovat, a je potřeba tuto skutečnost řešit. V tomto případě se opět nabízí možnost převádění papírové formy dokumentů na digitální pomoci skenování a uchovávání dat na společném úložišti.

Souborně lze poslání dokumentace pro užívání a pro provozování stavby (provozní dokumentace) vyjádřit jako snahu dokumentovat aktuální strukturu stavby v členění podle provozních souborů zařízení, staveb, nebo také strukturu organizačních jednotek a útvarů organizace, v nichž probíhají procesy vedoucí k dosažení cílů stavby. Tuto strukturu je nutné dokumentovat v rozsahu potřebném pro provozování stavby a následné inovace všech úrovní [22, 5].

Stavební dílo je dlouhodobým technickoekonomickým statkem. Vyžaduje proto postupy, které umožňují jeho dlouhodobé sledování a ochranu před neodbornými zásahy.  Základem pro sestavení těchto postupů je dostatek dostupných a kvalitních informací. Při správě budov se těmito informacemi myslí dokumentace dané budovy. Dobrou dokumentací ale nerozumíme pouze technický projekt stavby a jeho změny. K dobré kvalitě správy každé budovy jsou potřeba i další písemnosti, které by měl mít každý vlastník nebo správce tohoto majetku k dispozici a v pořádku.

Jsou to:

  • písemnosti o nabytí a vlastnictví nemovitosti;
  • písemnosti k současnému stavebnětechnickému stavu nemovitosti (jednou z možností dokumentace, která slouží ke sledování stavebně technického stavu jak domu jako celku, tak i jednotlivých bytů a nebytových prostor, je pasportizace.);
  • písemnosti související s nájmem bytů nebo nebytových prostor (jedná-li se o bytový dům);
  • písemnosti související s prováděním oprav a dalších stavebních prací a zajišťování služeb;
  • písemnosti související s výpočtem nájemného a úhrad za plnění poskytovaná s užíváním bytů a nebytových prostor (jedná-li se o bytový dům);
  • písemnosti související s prodejem jednotlivých bytů (jedná-li se o bytový dům);
  • účetní doklady včetně dokladů k daním a poplatkům;
  • smlouvy s peněžními ústavy, doklady o půjčkách či příspěvcích;
  • pracovní smlouvy a další dohody o pracích.

4.2.1 Dokladová část provozu stavby

Dokladová část provozu stavby je soubor dokumentů, obsahujících průvodní dokumentaci, záznam o poslední nebo mimořádné revizi nebo kontrole, stanoví-li tak zvláštní právní předpis, nebo pokud takový právní předpis není vydán, stanoví-li tak průvodní dokumentace nebo zaměstnavatel. Průvodní dokumentace je soubor dokumentů, obsahujících návod výrobce pro montáž, manipulaci, opravy, údržbu, výchozí a následné pravidelné kontroly a revize zařízení, jakož i pokyny pro případnou výměnu nebo změnu částí zařízení.

4.2.1.1 Pojištění majetku

Jedním z dokumentů, souvisejících s budovou je pojistná smlouva, která zajišťuje komplexní pojištění nemovitosti. Zahrnuje živelné pojištění proti požáru, povodni, větru, sesuvu půdy, havárii vodovodu, pojištění pro případ odcizení stavebních částí budovy, pojištění pro případ vandalismu, pojištění skla, pojištění elektronických zařízení a pojištění dokumentace.

Součástí dokumentace je uzavření pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám a pojištění pokrývající ztrátu nebo škody vztahující se k movitému zařízení, nábytku a vybavení uvnitř budovy, případně i vně budovy.

4.2.1.2 Smlouvy s dodavateli energií

K dokumentaci náleží také smlouvy, uzavřené s dodavateli médií, jako jsou smlouvy na dodávku a odběr vody, elektrické energie, plynu, odvodu splaškových vod, odvodu dešťových vod, dále smlouvy o telefonním, případně internetovém připojení.

4.2.1.3 Evidence měřičů

V budově jsou hlavní měřiče spotřeby energií umístěny na patě domu. Pro rozúčtování nákladů spotřeby jednotlivých energií, a to zvlášť pro rodinné bydlení a zvlášť pro provozní prodejní část budovy slouží podružné měřiče, které jsou taktéž umístěny uvnitř budovy.

Pro vlastní evidenci spotřeby jednotlivých médií jsou důležitá evidenční čísla jednotlivých měřičů, datum jejich montáže a počáteční stavy.

4.2.1.4 Servisní smlouvy, smlouvy o provádění revizí

V budovách se vyskytují různé druhy technického zařízení a vybavení. Technická zařízení představují souhrn jednotlivých opatření, která zabezpečují funkci stavby obecně. Pro správné a bezpečné fungování je zapotřebí provádět pravidelný servis a revize.

Účelem revizí je ověřit především bezpečnost zařízení, to znamená zjistit veškeré závady, které ohrožují nebo by mohly ohrozit bezpečnost uživatelů. Zhodnocení stavu revidovaného zařízení z hlediska bezpečnosti je úkolem revizního technika.

Navazujícími dokumenty k servisním a revizním smlouvám jsou plány kontrol, údržby a revizí, které obsahují i vyhodnocení rizik technických zařízení a stanovení přesného postupu při vzniku mimořádných situací, které mohou v daném objektu vzniknout (požár, únik plynu apod.) [5].

4.2.2 Dokumentace skutečného provedení stavby

DSPS – dokumentace skutečného provedení stavby je poslední dokumentací v projektové fázi investičního cyklu. Touto dokumentací jsou ukončeny stavební práce související s realizací investičního záměru. Veškeré změny, které nastaly během realizační fáze, se do této dokumentace zaznamenají. Podkladem pro vznik této dokumentace je dokumentace pro provádění stavby nebo v případě, že tato dokumentace vyhotovena není, se může jednat o dokumentaci k získání stavebního povolení. Při plánování budoucího provozu jednotlivých procesů a činností zajišťujících provoz přispívá k naplnění cílů.

Tuto dokumentaci si zpravidla objednává investor, resp. stavebník u dodavatele stavby, pokud není dohodnuto jinak. Tato dokumentace je jedním z bodů Smlouvy o dílo. Co vše DSPS obsahuje, stanovuje vyhláška č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, ve znění pozdějších předpisů (příl. č. 7), tj. zachycuje odchylky, k nimž došlo při realizaci stavby. Tato dokumentace slouží také pro potřebu inovací aktuálního stavu provozované stavby a další části dokumentace stavby, sloužící vedení organizace nebo organizační jednotky především k managementu, jako je plánování, organizování, operativnímu řízení nebo controllingu.

Případně zjednodušená DSPS, tzv. pasport stavby, který není tak obsáhlý jako DSPS, obsahuje informace o stavebně-technickém stavu ve zjednodušené podobě. Zhotovení pasportu stavby je řešením v případech, kdy se jedná o starší budovy bez dochované DSPS, nebo budovy, kde stavební úřad může nařídit její pořízení (v případech, kdy vlastník neplní povinnosti podle §125 odst. 1 SZ).

Po ukončení stavebních a montážních prací a vydáním kolaudačního souhlasu je stavba připravena k uvedení do provozu. K tomu, aby bylo možno sestavit budoucí provozní dokumentaci co nejpřesněji, je nezbytné čerpat informace a data z aktuálního stavu.

Díky informacím a datům získaným z této dokumentace je možno provádět evidenci, tvořit všechny druhy pasportů, plánovat rozmístění personálu, případně budoucích nájemníků, navazovat smluvní vztahy s dodavateli tvrdých a měkkých služeb (ostraha, činnosti údržby a obnovy, úklidové služby apod.).

Při dlouhodobém provozování budovy je důležité tuto dokumentaci uchovávat a aktualizovat tak, aby byla zajištěna její aktuálnost a pravdivá vypovídací schopnost. Dokumentace, která není průběžně aktualizována, je pro potřeby správy majetku nepoužitelná. Při správě majetku je podstatné vycházet z pravdivých informací a dat a sestavovat další materiály a podklady, ze kterých je jasně definována potřeba pro provoz.

Dokumentace skutečného provedení stavby (DSPS) se skládá ze 4 částí podle přílohy 7 vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, ve znění pozdějších předpisů, kterou se provádí některá ustanovení stavebního zákona č. 183/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, přičemž dokumentace obecně obsahuje dvě části:

  • Geodetická část DSPS (G–DSPS) (část E);
  • Stavební část DSPS (S–DSPS) (část A-D).

4.2.2.1 Geodetická část DSPS (G-DSPS)

Předmětem geodetického měření jsou všechny realizované stavební objekty, hranice pozemků vzniklé dokončením stavebních objektů, blízké body polohového bodového pole a vybrané identické body, podle typu mapy katastru nemovitostí (KN).

4.2.2.2 Stavební část DSPS (S-DSPS)

Vytváří se tzv. aktualizovaná projektová výkresová dokumentace s uvedením skutečných, tzn. realizovaných hodnot. Měří se všechny hodnoty, které mohly být a vždy vlivem stavební činnosti jsou změněny tak, že se určuje jejich skutečná prostorová poloha vůči vytyčovací síti stavby [5].

Na základě zpracování DSPS je vydán stavebním úřadem kolaudační souhlas k užívání stavby, což činí tuto dokumentaci důležitou díky úřednímu ověření. Dokumentace skutečného provedení stavby je základní dokumentací a nositelem informací o stavebním objektu. Pokud je provozní dokumentace ve špatném stavu nebo dokonce neexistuje, je tato dokumentace prvním zdrojem informací, ze které by uživatel měl vycházet při řešení otázek provozu stavby na úrovni stavební části nebo případně obnovy a údržby stavebních dílů. Dokumentace by měla zachycovat současný stavební stav objektu, proto je důležité, aby majitel budovy dbal na její aktualizace a veškeré změny zaznamenal a zanesl.

Tuto dokumentaci musí majitel objektu po celou životnost stavebního díla uchovávat. Tuto povinnost nařizuje stavební zákon č. 183/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ovšem nenařizuje, aby vlastníci tuto dokumentaci používali k výkonu správy majetku. Proto tato dokumentace bývá mnohdy opomíjena a podceňována.

4.2.3 Standardní návod na užívání

Tyto návody jsou vyžadovány vnějším technickoekonomickým prostředím. Jsou nedílnou součástí protokolu o předání a převzetí dokončeného stavebního díla spolu s atesty a pokyny pro užívání a údržbu dodaných materiálů a výrobků. Vlastník, resp. uživatel je povinen se těmito pokyny řídit a prokazatelně seznámit zaměstnance, resp. nájemníky s jejich zněním. Uplatnění standardních návodů a zavedení do praxe přineslo vnější socio-ekonomické klima. Zavedení návodů sebou přináší jednak ochranu zhotovitelům před neoprávněnou reklamací a vlastníkům stavebních děl manuál, jak efektivně a šetrně zacházet s nově nabytým majetkem.

Tento provozní dokument vypracovává dodavatel stavby pro stavebníka a stavebník je povinen se tímto dokumentem řídit. Pokud by v záruční lhůtě došlo ze strany vlastníka nemovitosti k uplatňování práva na nápravu vady a prokáže se, že vzniklou vadu způsobilo chování, které je v rozporu se standardním návodem na užívání, může zhotovitel stavebního díla odmítnout nápravu v rámci záručního servisu.

Se standardními návody na užívání je možno se setkat také v oblasti pronájmu bytových jednotek, kde tento standardní návod na užívání je vypracován vlastníkem bytové jednotky pro nájemce. Nájemce se musí se zněním tohoto návodu seznámit a užívat pronajatou bytovou jednotku tak, jak je v návodu stanoveno. Pokud nájemce poškodí vlastníkovi bytovou jednotku, může na základě tohoto manuálu trvat na sjednání nápravy na náklady nájemce.

Nový občanský zákoník říká, že stavební dílo je věc a ke každé věci musí výrobce dodat návod na užívání. Pokud bychom trvali na dodržování a přenesení této povinnosti do problematiky stavebnictví, jasně by vyplývalo, že zhotovení standardních návodů je povinnou součástí dokumentace nově zhotovených stavebních děl.

Cílem standardních návodů (dále SN) je stanovit pravidla užívání majetku a chránit současný majetek uživatele doporučeními k omezení možných ztrát (časových i majetkových), dříve než k nim dojde, vytvořit a ověřit standardní postupy a metody monitorování technického stavu stavebních objektů a jejich systematické údržby, oprav, modernizací a rekonstrukcí. K tomu je třeba analyzovat a definovat nejčastější a nejzávažnější nedostatky a chyby projevující se:

  • ve způsobu údržby a péče o nemovitost;
  • v technickém stavu budov;
  • v navrhování a realizaci oprav, modernizací a rekonstrukcí.

Na podkladě podrobné analýzy vad stávajících budov obdobné funkce a konstrukce a jejich příčin jsou v standardních návodech uvedeny možné přístupy k jejich nápravě, pravidla pro užívání, preventivní prohlídky jednotlivých stavebních dílů a funkčních celků, účelný systém dokumentace výsledků prohlídek a zkoušek, návrh rozhodovacích algoritmů, respektujících technické i ekonomické aspekty předpokládaných oprav a modernizací.

Aby se předešlo sporům při případných reklamacích a došlo k ujasnění vzájemné komunikace v rámci smluvní záruční doby, předkládá zhotovitel uživateli při předání a převzetí stavby pokyny k užívání formou standardních návodů. Někdy je vytvářen materiál s názvem Příručka správce objektu, Příručka nájemce apod.

Přístup k problematice:

  • Prevence, aby nedocházelo k vadám a poruchám.
  • Návod, jak předcházet vadám a poruchám při užívání budovy.
  • Definovat nejčastější vady a poruchy na konkrétních typech budov.
  • Popsat důvody proč dochází k vadám.
  • Životnost jednotlivých konstrukčních dílů, karty konstrukčních dílů.
  • Preventivní prohlídky, harmonogram prohlídek, časový plán.

Základní obsah manuálu jako návodu k použití si lze představit v těchto složkách:

  • Základní informace o objektu.
  • Charakteristika a účel objektu.
  • Obecné pokyny pro užívání a údržbu díla.
  • Harmonogram kontrol.
  • Popis stavu objektu při předání a převzetí.
  • Způsob uplatňování reklamací [5].

4.2.4 Dokumentace strategických cílů

Formulování strategických cílů je úkolem vlastníka v součinnosti se správcem budovy. Slouží k identifikaci kvality budovy v současných vnějších podmínkách za účelem systémového plánování takových opatření, která povedou k předem definovanému cíli. Výslednou strategii ovlivňuje zejména forma vlastnictví, vnější podmínky, komplexní stav budovy a profil správce budovy. Existence strategických cílů je dokladem kvality řízení provozu budovy.

Pro úspěšné zajištění požadovaných výsledků musí být facility management úzce sladěn s posláním a vizí organizace a jejích cílů. Proto facility management působí na hlavních úrovních: strategické, taktické a provozní, viz obr. 6. Strategické rozhodování o cílech se děje v dlouhodobém časovém horizontu.

4.2.4.1 Strategické aktivity, strategické plánování

Podstatou efektivního facility managementu, a tím efektivního řízení jakýchkoli procesů, včetně procesů investičních, běžné správy a údržby, je zodpovězení si otázky „odkud – kam“ daná organizace směřuje. Mylná představa je v tom, že jsme schopni cokoli koncepčně řídit pouze s operativními pokyny, úkony a činnostmi. Ani nelze říci, že tento způsob řízení by měl za následek selhání organizace či její úpadek. Podstatnou věcí je, že takovýto způsob operačního řízení neumožňuje rozvoj a růst organizace, a tím i její konkurenceschopnost a možnost zefektivnění vlastních procesů. Právě naopak operativní řízení vede ke stagnaci a útlumu v oblasti jakýchkoli investičních či koncepčních procesů běžné správy a údržby. Je zde proto pouze proces provozního řízení, který, pokud je přehlcen operativním řízením, vede k chaosu; z hlediska dlouhodobého je neefektivní vzhledem k vynakládání finančních prostředků. Strategické plánování správy majetku musí navazovat na celkovou strategii rozvoje podniku (hlavních činností). Jestliže se podle strategických záměrů plánuje rozšíření podniku výstavbou nebo změnou technologie, je nezbytné tyto záměry promítnout do strategie facility managementu. Zabývá se jím vrcholový management organizace.

Plánovací činnosti musí vždy směřovat k určitým jasným cílům. U investiční činnosti by měly být stanoveny pro běžné činnosti vyplývající z udržitelnosti stávajících investic (reprodukce majetku, vymezení všech užívaných technologií, revizí, právních předpisů, apod.) i individuálně pro každý investiční projekt. Není možné dobře plánovat, aniž bychom jasně nestanovili, na co se budeme konkrétně orientovat či jaké služby budeme poskytovat [5].

4.2.5 Provozní řád

S provozními řády se setkáváme de facto každodenně. Jsou v bytových domech formou domovních řádů, jsou ve školách ve formě školních řádů, jsou v provozech, kde se manipuluje s různými zařízeními či ve zvláštních provozech. Jsou všude, kde je zapotřebí, aby byly provozní podmínky upraveny, a na nás je, abychom se s těmito podmínkami seznámili a řídili se podle nich, čímž zabráníme mimořádným stavům a chráníme nejen sebe ale i bezpečí a zdraví ostatních a majetek před mimořádnými situacemi, které z našeho jednání mohou vyplynout.

Existuje-li provozní řád upravující podmínky provozu činností zařízení, je závazný pro všechny osoby, které se v prostoru vyskytují nebo se zařízením manipulují. Osoby zodpovědné za dodržování pravidel určených v provozním řádu, své seznámení s provozním řádem stvrdí podpisem.

4.2.5.1 Provozní situace

Při provozování zařízení nebo provozu dochází k různým provozním situacím, které je možno klasifikovat jako:

  • trvalé provozní situace, při kterých lze zaručit optimální úroveň provozu;
  • krátkodobé (přechodné) provozní situace, při kterých zaručujeme jakost provozu ve stanovených mezích při uplatnění přechodných opatření;
  • mimořádné provozní situace, při kterých nezaručujeme jakost provozu ve stanovených mezích, ale pouze bezpečnost osob a v maximální míře zachování majetku a budov.

4.2.5.2 Druhy provozních řádů

Provozní řády lze klasifikovat podle toho, co mají upravovat. Jedná se o provozní řády:

  • Provozu – za provoz je zde považována samostatná provozní jednotka jako např. kotelna, knihovna, sportovní zařízení, administrativní budova apod.
  • Zařízení – zařízením se myslí jakékoliv technické zařízení či vybavení budovy, např. STA, výtah, dieselagregát apod.
  • Technologií.

Obr. 20 Klasifikace provozních řádů

Při zpracování provozních řádů je dobré uvědomit si, o jaký druh provozního řádu se jedná. Provozní řád provozu bude mít jinou strukturu obsahu než provozní řád zařízení. Při zpracování provozního řádu provozu je tento zpracováván pro osoby pohybující se v tomto provozu, a proto je důležité jasně vymezit práva a povinnosti těchto osob, aby se zabránilo nepříjemným situacím, kdy by došlo např. k úrazu, poškození majetku apod.

Při zpracování provozního řádu zařízení je naopak tento předpis směřován pro potřebu obsluhy či uživatelů tohoto zařízení a je zde kladen důraz na popis jednotlivých funkcí, provozních stavů, a jiných činností zabezpečující plynulý provoz. 

4.2.5.3 Obsah provozních řádů

Osnova provozních řádů musí vycházet z regulovaných požadavků na stavby vymezených ve vyhlášce č. 268/2009 Sb., o technických požadavcích na stavby, která stanoví následující technické požadavky:

  • mechanická odolnost a astabilita,
  • požární bezpečnost,
  • hygiena a ochrana zdraví,
  • bezpečnost při užívání,
  • ochrana proti hluku,
  • úspora energie a ochrana tepla.

V každém provozním řádu by měly být tyto body zapracovány, a to nejlépe v paragrafovém uspořádání, které by upravovalo podmínky provozování. Tím je myšleno, jedná-li se o provozní řád zařízení, měly by se v textu vyskytovat informace o umístění zařízení, jeho kontrole, údržbě, měly by zde být uvedeny požadavky na obsluhu tohoto zařízení apod.

U zpracování provozních řádů platí, že by měly být stručné, jasné a výstižné, měly by být konkrétní a měly by v nich být uvedeny kontakty na osoby či orgány schopné vyřešit případné mimořádné situace, havárie či výpadky provozu.

Základní obsah provozního řádu

Sestavit provozní řád tak, aby vyhovoval dané budově, je vzhledem k jejímu užívání složitý proces. Přesto existují určité body, které mohou sloužit jako základní nástin budoucího provozního řádu. Podrobně je uvádí tab. 5.

Tab. 5: Popis základních bodů při tvorbě provozních řádů [1]

Účel užívání stavby

Popis k čemu přesně se bude navržená budova užívat (bytová, veřejná, pro vzdělávání, výzkum apod.)

Členění budovy na funkční díly a jejich stavebně technické charakteristiky

Popisuje, jakým způsobem je budova členěna z provozního a konstrukčního hlediska

Pravidla omezení směřující k zachování základních technických požadavků na stavby pro jednotlivé funkční díly stavby

Tento požadavek vychází z regulovaných požadavků na stavby vymezených vyhláškou č. 268/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů

Standardní (resp. prognózovaná) technická životnost funkčních dílů, jejich konstrukcí a součástí

Vychází z predikované životnosti jednotlivých konstrukčních prvků

Věcné a časové požadavky na základní průběžnou údržbu

Stanoví způsob údržby a její časový plán

Technické a funkční zásady pro opravy konstrukcí a součástí

Stanoví postupy a omezení provozu, které se musí při opravách dodržovat

Požadavky na úklid, větrání, vytápění

Obsahuje periodu úklidu (umývání podlah, výplní otvorů jako okna, dveře), způsob větraní, teplotu a její výši vzhledem k prostoru v budově pro zajištění tepelné pohody člověka

Požadavky na zabezpečení odpadového hospodářství

Určuje, jakým způsobem bude nakládáno s odpady (např. jak často se vyváží popelnice, žumpy apod.)

Ochrana budovy před poškozením, zničením a zneužitím

Uvádí, co si uživatelé mohou v budově dovolit a co ne

Požadavky na požární ochranu

Zahrnuje pouze nástin činností požární ochrany, které jinak stanovuje požární řád

Požadavky na zabezpečení před účinky mimořádných povětrnostních situací

Stanoví postupy uživatelů a správy pokud nastanou mimořádné situace

Obsah provozního řádu pro určitý druh užití budovy

Vzhledem k tomu, že využití budovy může být různorodé, musí se také zpracovávat provozní řády, které odpovídají danému provozu a účelu užívání stavby, viz tab. 6. Protože se požadavky na provoz pro různé využití buodv značně liší, nelze proto používat pouze jednu šablonu. Samozřejmě se dá využít základní osnova (kde jsou uvedeny náležitosti, které by měl obsahovat každý provozní řád nehledě na druh provozu) pro tvorbu provozního řádu, dále už však musíme postupovat podle nároků, které druh provozu vyžaduje. Mezi tyto druhy využívání objektu patří například zdravotnické zařízení, školní zařízení, zařízení pro výzkum a vývoj, objekty pro veřejnost, administrativní budovy a mnoho dalších. Níže uvedené obsahy jsou pouze modelové, a jejich dodržení není striktně předepsáno, ale doporučeno. Tvorba provozního řádu závisí především na potřebách vlastníka budovy a „zdravém rozumu“. V tab. 6 jsou uvedeny možné způsoby uchopení obsahové stránky provozního řádu a uvádí základní paragrafy, které by provozní řád měl obsahovat z pohledu funkčního využití budovy. Jedná se o minimální výčet paragrafového uspořádání obsahu provozních řádů.

Tab. 6: Základní obsah provozních řádů podle účelu objektu [5]

§

Stavby pro bydlení (Domovní řád)

Stavby pro vzdělávání

Stavby ubytovacích služeb

Zdravotnická zařízení

1

Úvodní ustanovení

Předmět vymezení

Údaje o poskytovateli nebo provozovateli

Základní údaje

2

Základní pojmy

Základní údaje

Druh a rozsah poskytovaných služeb

Obecné údaje

3

Práva a povinnosti nájemníků

Popis školy

Zásady provozu ubytovacího zařízení

Úklid

4

Otevírání a zavírání domu a přístup do společných částí

Organizace vyučování

Úklid

Provozní údaje

5

Zajištění pořádku a čistoty v domě

Další požadavky

Manipulace s prádlem

Zvláštní údaje

6

Klid v domě

Způsob zajištění vhodného mikroklimatu

Další údaje

7

Čištění, vyvěšování a vykládání věcí mimo byt

Zásobování pitnou vodou

8

Informace v domě

Požadavky na hygienicko-protiepidemický režim

9

Údržba a opravy domu

Jiné

10

Chov domácích zvířat

11

Ustanovení společná a závěrečná

4.2.6 Plán provedení kontroly spolehlivosti konstrukcí stavby

Platné znění stavebního zákona uvádí v §110 odst. 2 písmena c), že stavebník, při podávání dokumentace k zahájení řízení ke stavebnímu povolení, musí připojit „plán kontrolních prohlídek stavby a případně plán provedení kontroly spolehlivosti konstrukcí stavby z hlediska jejich budoucího využití zpracovaný nezávislým expertem na náklady stavebníka.“ O provedení tohoto plánu spolehlivosti a kontrol stavby se zmiňuje také příloha č. 5, vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, ve znění pozdějších předpisů, která říká v odstavci D.1.2, pod písmenem d), že tento plán je nedílnou součástí dokumentace k získání stavebního povolení. Rozsah a obsah tohoto dokumentu není nikde přesně stanoven, ale je uvedeno, že musejí být stanoveny kontroly spolehlivosti konstrukcí stavby z hlediska jejich budoucího využití. Ovšem ze zásady uvedené na začátku této přílohy je zřejmé, že ne každá projektová dokumentace pro vydání stavebního povolení bude tento plán obsahovat. Povinnost zpracování tohoto plánu se vztahuje na ty konstrukce, u kterých tuto povinnost vyžaduje jiný právní předpis, který klade požadavky na projektovou dokumentaci a na dokumentaci, která vzniká v průběhu provozu.

Tento plán lze považovat za strategický dokument, který se uplatní po skončení výstavbového projektu ve fázi užívání stavebního díla. Na základě termínů a lhůt, případně na základě popisu mezního stavu, budou prováděny kontroly spolehlivosti uvedených konstrukcí stavby tak, aby se předcházelo vzniku vážných závad, s cílem předcházet závažným důsledkům nekvalitně prováděných stavebních a montážních prací [12].

4.2.7 Pasportizace

Pasportizace je požadována současnými právními předpisy platnými v ČR pouze u chovu hospodářských zvířat, ale není vyžadována žádným zákonem v ostatních oblastech. Je pouze doporučovaným nástrojem správy majetku.

Správa nemovitostí znamená pro každého správce nutnost soustavné péče o tento majetek. Efektivní využívání nemovitého majetku (bytových domů, administrativních budov apod.) se snahou o trvalé zlepšování jeho technického zařízení a vybavení, ale i jeho technického stavu vyžaduje důslednou evidenci. Nástrojem, který sleduje zajištění maximální efektivnosti a hospodárnosti vynakládání prostředků na údržbu a opravy, je pasportizace.

Pasportizace nemovitostí je základem technicky doloženého poznání jejich stavebnětechnického stavu. Za předpokladu správné aplikace přispívá pasportizace podstatným způsobem k maximální efektivnosti a hospodárnosti při provozu a správě tohoto majetku. Každý vlastník nemovitosti může tedy z pasportizace získat nezbytné základní informace, jako např. optimální potřebu oprav, výši zanedbanosti z minulých let ve finančním vyjádření i měrných jednotkách, optimální roční potřebu oprav podle jednotlivých konstrukčních prvků, návrh na likvidaci zanedbanosti podle pořadí důležitosti, zhodnocení budovy při rozhodování o jeho prodeji, demolici, modernizaci či rekonstrukci apod.

Na tomto místě je nutno zmínit rozdíl mezi inventarizací a pasportizací. Inventarizace je v podstatě také evidencí, ale pouze evidencí vybavenosti, tzn. množství jednotlivých prvků na rozdíl od pasportizace, která nás informuje jednak o množství (popř. ploše) jednotlivých prvků a zároveň také zaznamenává jejich stav či umístění.

Do celkového systému komplexního hodnocení kvality budov je tedy třeba zahrnout nejen kritéria, která hodnotí vlastní provoz budovy, ale také kritéria, která hodnotí kvalitu řízení tohoto provozu, tedy systém posuzování kvality řídících nástrojů, které jsou používány při správě budov. Dokumentace stavebního objektu se v současné době dostává na novou platformu. Vedle technické dokumentace se staví základy (i když z počátku pouze na doporučené bázi) pro nový pohled hodnocení objektů a jejich užitných hodnot. Utváří se rovněž požadavky na dlouhodobé sledování objektu z hlediska jeho užitné a ekonomické kvality. Z ekonomického hlediska jsou podstatné otázky transparentnosti již vynaložených a perspektiva do budoucna vynakládaných prostředků na údržbu a obnovu objektu.

Příkladem může být německé Spolkové ministerstvo pro dopravu, stavebnictví a bytovou výstavbu, které nechalo vypracovat studii nazvanou Akta domu, doporučující uchovávání a soustřeďování podkladů o nově pořizovaných stavebních objektech. Současně s dokumentem Akta domu bylo doporučeno zavést (jako součást) tzv. Pas budovy pro novostavby a rodinné domy. Pas obsahuje nejdůležitější data o budově a vytváří tak transparentní přehled o navrhování, konstrukci, realizaci objektu. Jednotná struktura umožňuje porovnání věcných náležitostí. Dokument Akta domu, je členěn:

část I

Projektová dokumentace a dokumentace pořízení budovy

část II

Užívání budovy

část III

Smluvní dokumentace

Stavebník nebo kupující, mohou získat systematický přehled o budově. Financující subjekt získá data pro hodnotové parametry [5].

4.2.7.1 Historie pasportizace

Správa majetku v různých podobách existovala od chvíle, kdy člověk vlastnil nemovitý majetek. Ve chvíli, kdy jsme začali přemýšlet o nemovitém majetku jako o aktivu (cca 70. léta v západních zemích) a začali řešit jeho fyzický stav a prodloužení užitku z něj, začala se i správa majetku dynamicky rozvíjet do měřítek, jaké známe dnes.

Jedním z klíčových nástrojů při správě majetku a údržbě je bezpochyby pasportizace. Pasportizace, jako proces získávání informací o stavebnětechnickém stavu nemovitosti, je nositelem základních informací o nemovitém majetku. Pro majitele i správce nemovitosti je to jeden z důležitých nástrojů při získávání informací o nemovitosti při řešení údržby, obnovy, modernizace nebo při získávání informací o vybavení a výměrách a jiných technickoekonomických parametrech.

4.2.7.2 Vývoj pasportizace

Vláda Československé republiky uložila úkol vedení a vyhodnocování pasportizace bytového majetku v roce 1970 usnesením č. 136, o opatřeních k postupnému snížení počtu demolic spojených s novou investiční výstavbou. Zavedením povinné pasportizace pro podniky bytového hospodářství, které spravovaly značnou část bytového fondu, se sledovalo zvýšení hospodárnosti při vynakládání finančních prostředků na opravy bytového fondu.

K zajištění tohoto úkolu byla v roce 1971 vydána Metodika pro vedení a zpracování pasportů domů a bytů, které přicházely v úvahu k modernizaci a kritéria výběru bytů a domů určených k likvidaci.

Výsledky pasportizace měly sloužit pro plánování oprav, modernizace a demolic domů a bytů a také jako podklad k plánování potřeby materiálů, zařizovacích předmětů a zajištění potřebných stavebních kapacit. Pasportizace za dobu, po kterou se zpracovává, prošla určitým vývojem, co se týká rozsahu sledovaných prvků na jednotlivých druzích pasportů. Základním podkladem pro výpočet potřeby oprav domů a bytů byly technické údaje uvedené v tiskopisech Pasport domu, Pasport bytu a Pasport nebytového prostoru [2, 5].

4.2.7.3 Pasporty

Pasport je výsledkem procesu pasportizace. Pasporty rozlišujeme podle účelu, ke kterému byly zpracovány. Typy pasportů jsou uvedeny na obr. 21.

Obr. 21 Typy pasportů

Prostorový pasport představuje soubor grafických a popisných údajů o venkovních plochách, přilehlých a stavebních objektech. Jednoznačná prostorová identifikace údajů a informací, je nezbytně nutná pro řádné využívání a provozování informačních systémů, pro kterou byla stanovena “Standardem státního informačního systému k územní identifikaci“. Tato identifikace byla schválena usnesením vlády ČR č. 448/1993. Tento standard zabezpečuje jednotnou prostorovou identifikaci v informačních systémech, zejména však vymezuje Soustavu standardních prvků prostorové identifikace.

Stavební pasport detailně popisuje budovu z hlediska konstrukčního, vnitřního uspořádání a jednotlivé plochy objektu. Zaměřuje se na vodorovné, svislé, šikmé i střešní konstrukce, otvory ve stavebních konstrukcích a řeší i např. výplně otvorů.

Technický pasport slouží k popisu majetku z technicky evidenčního hlediska až do úrovně jednotlivých místností, veškerá technická zařízení budov a ostatní movitý majetek a inventář. U každého zařízení jsou evidovány základní údaje o vlastním zařízení, výrobci, servisu, záruce, apod.

Technická zařízení jsou rozdělena na kategorie:

  • technologické zařízení (TZ);
  • vyhrazené technické zařízení (VTZ);
  • informační technologie (IT);
  • slaboproudé systémy (SS), bezpečnostní a komunikační;
  • zdravotnická technika (ZT).

Na stavební pasport navazuje pasport technologický, který obsahuje detailní popis vnitřních technologií budovy a zařízení. S ohledem na značnou šíři jednotlivých technologických prvků má pasport význam především tam, kde je třeba zajistit plnou bezpečnost budovy.

Využíván je i personální pasport, jenž zahrnuje umístění jednotlivých pracovníků na pracovištích a plochách. Zřizuje se tam, kde je větší počet zaměstnanců. Obsahuje informace o jednotlivých zaměstnancích určité budovy, kde jsou např. uvedeny směny a úkoly pracovníků, pohyby na pracovišti, ale i osobní a telefonní číslo na každého zaměstnance.

Současně s pasportem budovy je zapotřebí mít i pasport zpevněných ploch. Tato evidence je velice důležitá, pokud k budově přísluší rozsáhlé areálové plochy, pro zvolení správného vybavení pro údržbu jak běžnou, tak především zimní odklízení sněhu, nebo posyp ledovky pro zajištění bezpečného a snadného pohybu po venkovních zpevněných plochách. V případě větších areálových ploch, parkovišť apod. je třeba počítat s finančními náklady na zimní údržbu, řešit odklízení sněhu a posypové materiály. S tím souvisí uložení posypových materiálu v zimních měsících, přístup k areálovým plochám z veřejných komunikací a vyčlenění plochy pro možnost ukládání sněhu, případně listí [5].

4.2.7.4 Využití pasportizace při správě majetku

Pasportizace zůstává jedním ze základních nástrojů finančního plánování obnovy a zhodnocení budov sloužící zejména k:

  • ekonomické bilanci a rentabilitě budovy;
  • požadavkům na investice a opravy;
  • plánování a optimalizaci vynaložených nákladů na údržbu a obnovu;
  • zpracování energetického průkazu budovy;
  • komplexnímu hodnocení kvality budov v rámci životního cyklu;
  • hodnocení nákladů životního cyklu budov.

Pasportizace je jedním z dokumentů, který zvyšuje užitné i komerční hodnoty nemovitosti a informuje uživatele a případné provozovatele v budoucnu o tom, že s budovou bylo v minulosti nakládáno profesionálně, že vkládané prostředky do její obnovy a údržby je možné ověřit na základě dokumentace.

Cílem pasportizace nemovitosti obecně, je získat přehled o současném stavu nemovitosti o množství a technickém stavu jednotlivých konstrukčních prvků a technických zařízeních. Vyhodnocení aktualizovaného pasportu umožňuje i stanovit náklady na další období a stanovení potřeb oprav podle cyklů životnosti tj. preventivních a periodických oprav konstrukčních prvků.

Uplatnění pasportizace v podmínkách společenství vlastníků jednotek pro:

  • provádění oprav a stanovení jejich výměr,
  • prodej bytu a darování bytu,
  • archivaci dokladů a argumentaci,
  • realizaci přístaveb, nástaveb a modernizací.

V současné době je k dispozici mnoho typů formulářů pro zpracování a vedení pasportů. Záleží na rozhodnutí každého majitele budovy, jaký typ formuláře zvolí. Velice vhodné a v dnešní době stále více využívané je využití softwaru (CAFM) pro zajištění správy budov, které obsahují i zpracování pasportu a využití jeho údajů i pro další agendy, ať již pro plánování oprav či údržby, nebo evidenci nákladů na jednotlivé konstrukční části, plochy, zařízení či celek [5].

4.3 BIM

Princip práce na výstavbovém projektu metodou BIM je unikátní způsob kontinuálního nakládání s informací o stavbě napříč celým projektem. Současný Building Information Model, tedy princip vytváření informačního modelu budovy pracuje s konceptem jediného, tzv. bohatého modelu. Tento model v sobě během přípravné a realizační fáze shromažďuje kompletní data o stavbě. V podstatě se jedná o databázi, do které zanášejí informace všichni odborní účastníci navrhování, projektování a realizace stavby. Každá profese model zpřesňuje ze svého pohledu, případně hlásí kolize a potřebnou nápravu s ostatními profesemi.

V ideálním případě tedy BIM prochází všemi fázemi projektu jako projektovaný a realizovaný model stavby.  Nese s sebou přitom veškeré informace o stavbě, tedy i takové, u kterých již nemusíme předpokládat žádné využití. I tato data se mohou v budoucnu hodit a díky BIMu je máme k dispozici v centrálním modelu.

Ani u BIMu se nevyhneme některým problémům. BIM vytváří strukturu pro naplnění daty. Není však nikde určeno, co vše musí BIM při odevzdání obsahovat. Stejně tak BIM nevyřeší problematiku metodiky třídění a kódování evidovaných entit. BIM sám o sobě neurčuje, do jakých kategorií se mají rozčlenit účely ploch, jak očíslovat místnosti, obsahový rámec přenášených informací apod. Zde je nutná další bližší specifikace, která je v současnosti doháněna izolovanou snahou projektových týmů.

Při použití BIMu v užívací fázi přibývá problém s udržováním aktuálnosti dat. Více evidovaných dat totiž zároveň znamená více změn při jakékoliv aktualizaci. Bude-li BIM využit jako datová základna pro CAFM  – je potřeba mít k dispozici editační software pro kompletní změny napříč všemi profesemi a vyškolený personál, který bude změny v BIMu v průběhu užívací fáze zaznamenávat. To s sebou přinese zvýšené náklady.

Použití BIMu pro FM je zatím málo rozšířené, přesto vznikají aplikace pro provoz budov s využitím BIMu. Komerční softwarová řešení BIMu pro FM jsou prosazovány jako moduly do současných objektových CADů – např. softwary třetích stran pro Revit nebo ArchiFM pro ArchiCAD. Jedná se tak spíše o rozšíření modelovacího SW, než o plnohodnotná řešení pro FM budov. V současné době probíhá intenzivní vývoj v oblasti standardizace struktury BIMu. Nejpokročilejší podobou je univerzální, otevřený formát IFC. Objevuje se standardizace pořizování informací v podobě COBie. Tento formát představuje samostatné řešení pro přenos dat z předchozích fází projektu.

Technické zabezpečení spolupráce na informačním modelu budovy je v současném stavu zcela odkázáno na souborový systém, případně fyzicky vytištěnou dokumentaci. Existuje i možnost vzdálené spolupráce přes extranet, pomocí komplexního řešení klient – server. Tím je zabezpečen okamžitý přenos dat napříč celou návrhovou a konstrukční fází.

Dalším stupněm a tedy i prakticky nejvyšším vývojovým stupněm využití BIMu, je kompletní řízení životního cyklu staveb. Taková míra průchodu informací napříč projektem si bude vyžadovat kompletní „zprůmyslnění“ projektu. Otázkou zůstává, jak bude tak silná standardizace prosazena a přijata.

Mnohdy bývá mylně za informační model stavby považován samotný 3D model, a to i v odborných kruzích. Zde je potřeba si uvědomit, že BIM ve své podstatě zahrnuje nejen vlastní informace, ale také pravidla pro zacházení s nimi a 3D model je pouze jedním z mnoha možných způsobů prezentace těchto informací.

Negeometrické a doplňující informace (používá se označení parametry, atributy, vlastnosti) jednotlivých prvků, z nichž je 3D model složen, mohou obsahovat konstrukční, materiálové a užitné vlastnosti, pozice v harmonogramu výstavby, jednotkovou cenu, harmonogram kontrol a výměn, investiční a provozní náklady a další. Tímto způsobem lze vytvořit model skutečného objektu, který slouží nejenom při navrhování a provádění stavby, ale rovněž při jejím provozování a udržování.

Technickým srdcem celé metody BIM je společné datové prostředí, viz obr. 22 (CDE - Common Data Environment), které v sobě zahrnuje všechny informace. Tedy nejen 3D model a jeho negeometrická data, ale i všechny další dokumenty, komunikaci mezi účastníky projektu a jejich procesy v jednotlivých fázích životního cyklu stavby.

Obr. 22 CDE/BIM - Common Data Environment (Společné datové prostředí) [26]

4.4 Motivace k zavádění BIM

Stavebnictví v rámci Průmyslu 4.0 získává nový rozměr plánování, realizace a provozu staveb všeho druhu včetně technické a dopravní infrastruktury. Zjednodušeně řečeno, informační modelování je o sdíleném přístupu zúčastněných osob těchto procesů k jedinému 3D projektu (a informacím o něm), který se pod dohledem všech v čase vyvíjí a je pevnou součástí reálného stavebního objektu. Podrobný popis objektu je provázán informacemi a dokumenty v jediném cloudovém úložišti. 3D model s objektem žije a musí být zajištěna oboustranná výměna informací. Model poskytuje podrobné informace k dalším realizacím, analýzám a provozu. Naproti tomu musí být model udržován a aktualizován. Digitalizace stavebnictví může jít až do možností digitalizace povolování staveb a kontrol zakázek, simulace rozvoje, výstavby apod. Vše v rámci výrazného zvýšení efektivity výměny informací. To vše souvisí s rozvojem informačních technologií a rozvojem digitální gramotnosti zapojených osob.

Trend BIM je ve světě již nastartován a tempo zavádění určuje trh. Státní sektor na tyto možnosti reaguje pozvolna, ale proces implementace BIM ve veřejných zakázkách již v legislativě začal. Zavedení informačního modelování staveb představuje přechod stavebního sektoru na digitalizaci. Digitalizace je zavedení nebo zvýšení používání digitální nebo počítačové technologie takovým subjektem jako organizace, průmyslové odvětví nebo země. Zavedení informačního modelování staveb představuje přechod stavebního sektoru na digitalizaci. Je nesporné, že širší používání technologie, digitálních procesů, automatizace a kvalifikovanějších pracovníků výrazně přispívá k naší budoucnosti co do hospodářského a společenského rozvoje a ochrany životního prostředí. Digitalizace stavebnictví představuje jedinečnou příležitost uchopit tyto strukturální výzvy využitím nabízejících se osvědčených postupů z ostatních průmyslových odvětví a odborných metod a nástrojů, digitalizovaných pracovních postupů a technologických dovedností k posunu na vyšší úroveň výkonnosti a dát vzniknout digitálnímu stavebnictví.

BIM představuje komplexní proces vytváření a správy dat o stavbě během celého jejího životního cyklu. V rámci systému BIM vzniká digitální vícerozměrný model stavby (tzv. BIM model), obsahující geometrické a popisné informace, který slouží jako otevřená databáze informací o stavbě pro její návrh, provedení, provozování a vzájemné propojení těchto etap. Stavebnictví vytváří díla dlouhodobé životnosti a užitné hodnoty a je vstupním tvůrčím sektorem pro budoucí hospodářský a sociální rozvoj státu. Je tedy nutné zajímat se nejen o počáteční investici do projektu, ale klást důraz na náklady celého životního cyklu. Jedním z hlavních nástrojů, jak dosáhnout vyšší produktivity, inovativnosti a konkurenceschopnosti sektoru stavebnictví, je široké využívání informačních technologií. Jedním z pozitivních dopadů procesů BIM je, že vede k dílčím změnám v myšlení a přístupech. Všude na světě uznávají hodnotu BIM jako strategického nástroje realizace cílů oblasti nákladů, kvality a politiky.

BIM se stává globálním jazykem v odvětví stavebnictví, neboť umožňuje vyšší úroveň spolupráce překračující hranice území. Předpokládá se, že BIM se ve světě stane běžným způsobem realizace veřejných zakázek a zakázek ve stavebnictví obecně. Pro udržení konkurenceschopnosti českého stavebnictví je třeba na nastupující trend reagovat.

V roce 2014 Evropská unie uznala užitečnost BIM pro veřejný sektor, neboť tato metoda pomáhá dosáhnout vyšší efektivity vynaložených prostředků a podporuje inovace. Směrnice 2014/24/EU, o zadávání veřejných zakázek umožnila zadavatelům v celé Evropě, aby mohli při zadávání veřejných zakázek požadovat použití BIM. Toto je umožněno i v ČR od 1. 10. 2016 zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách. Od roku 2022, se problematika veřejných zakázek otočí směrem k tomuto trendu, neboť se počítá s tím, že v tomto roce vzejde z právních předpisů povinnost zadávání a realizace veřejných zakázek pomocí BIM.

4.5 BIM model

Každá stavba se skládá ze stavebních výrobků, materiálů a konstrukcí (prvků). Digitální obdobou skutečné stavby je model BIM. Ten v sobě zahrnuje geometrické údaje ve formě 3D modelu a negeometrická data. Mezi negeometrická data náleží i celá řada řídicích a podpůrných dokumentů stavby, jako např. stavební deník, harmonogram, dokumenty BOZP, výstupy z rozhodovacích procesů stavebních úřadů a další. Veškeré dokumenty, které jsou součástí dokumentace BIM, jsou uloženy ve společném datovém prostředí (CDE), které tak tvoří zdroj platné verze dokumentace. Některé dokumenty mohou být též provázány na určité prvky 3D modelu. Srovnání současného a digitálního přístupu je znázorněno na obr. 23.

Obr. 23 Komparace současného a digitálního přístupu [26]

Mají-li BIM modely splnit svoji očekávanou úlohu jako důležitá součást metody BIM a významný zdroj strukturovaných dat pro další specializované aplikace (např. oceňování, časové plánování, facility management), musí být vysoce standardizované. Bez standardizace zdrojových dat není možné programovat jakékoliv rozhraní mezi systémy a následně nabízet funkcionality, které významně zvýší efektivitu a kvalitu práce uživatelů specializovaných aplikací.

4.6 BIM Execution Plan

Při implementaci BIM, kdy se na jeho tvorbě podílí mnoho útvarů a účastníků, je vhodné vytvořit kvalitní plánovací dokument. Ve světě se k tomuto účelu užívá termín BEP (BIM Execution Plan). BEP znázorňuje finální dokument, slučující všechny zainteresované projektové týmy a zabývá se podrobnějšími informacemi BIM projektu.

BEP by měl definovat náležitá využití BIM např. vývoj návrhu, odhadování ceny, koordinaci návrhu spolu s detailním návrhem a dokumentací procesů pro uskutečnění BIM skrze celý životní cyklus projektu.

V BEP si projektové týmy definují rozsah implementace BIM v projektu, identifikují procesní postupy pro BIM procesy, definují informační výměny mezi účastníky a popíší požadovanou infrastrukturu pro podporu jeho optimálního naplnění. Stanovuje se úroveň podrobnosti LoMD a kontroly kvality.

Co by měl BEP obsahovat:

1. Identifikace BIM cílů a jeho využití (definování hodnot a přínosů).

2. Definice účastníků projektu, jejich kompetence a zodpovědnosti.

3. Navržení BIM postupů a procesů (procesní mapy, procesy a vzájemné propojení činností).

4. Stanovení informačních výměn a softwarových nástrojů.

5. Definování podpůrné infrastruktury implementace (postupy v komunikaci, způsob dodání projektu, postupy pro kontrolu kvality apod.).

6. Způsob údržby BIM modelu a správy dat.

7. Stanovení úrovně detailu pro jednotlivé části a profese.

4.7 Dlouhodobé přínosy používání BIM

Přechod na BIM je spojený se změnou současných procesů především po stránce komunikace, předávání a sdílení dat. Druhou oblastí změn je zavedení nových technologií, které umožní modely BIM vytvářet, využívat a efektivně podporovat změnu komunikace a procesů prováděných v rámci celého životního cyklu stavby. Třetí důležitou oblastí je přínos BIM z hlediska udržitelné výstavby a komplexní kvality staveb. Nejdůležitější přínosy využití BIM v průběhu celého životního cyklu stavby jsou následující:

  • úspora nákladů a času počítaná za celý životní cyklus stavebního díla;
  • zlepšení komunikace mezi účastníky stavebního procesu;
  • zlepšení kontroly stavebního procesu;
  • zlepšení kvality výsledného díla;
  • předcházení kolizím (jejich detekce před realizací stavby) a nedorozuměním při práci s informacemi vzniklým použitím starých verzí;
  • zvýšení transparentnosti a zlepšení přístupu k informacím při rozhodování v různých etapách životního cyklu stavby (i pro netechnické profese pracující na projektu);
  • reálná možnost průběžného začlenění všech potřebných profesí již při návrhové fázi projektu (např. rozpočtář, správce budovy);
  • ochrana životního prostředí s důrazem na energetické úspory (snížení energetické náročnosti budov) díky možnostem simulací v etapě přípravy projektu a využití údajů v případě změny dokončené stavby (rekonstrukce) nebo její odstranění;
  • možnost snadnějšího zpracování variant;
  • zefektivnění ekonomického řízení staveb (projektů) a to od prvotní kalkulace, přes výběr a průběžné kalkulace až po samotnou fakturaci;
  • významné podklady pro navrhování, instalaci, provozování a výměnu zařízení;
  • dostupnost aktuálních informací na jednom místě;
  • podpora rozvoje datové základny národní infrastruktury pro prostorové informace.

Investice vložená do vytvoření komplexního více rozměrového modelu je díky širšímu rozložení v čase mnohem efektivnější, než je tomu u stávajících řešení. A to i přes to, že vstupní investice do tvorby modelu pro BIM bývá vyšší než u klasického způsobu tak, jak se provádí dnes (2D dokumentace, tabulky, tištěné dokumenty), a může znamenat větší časovou a odbornou náročnost pro projektanta.

4.7.1 Přínosy BIMu ve správě majetku a provozu budov

Informační model budov přináší konečně soubor ucelených a strukturovaných dat o budově, které jsou připravené k použití při správě majetku.

Dosud předání a převzetí hotové stavby probíhá předáním dokumentace skutečného provedení stavby, kde by měly být zaznamenány veškeré změny a úpravy oproti dokumentaci pro provádění stavby, a předáním všech potřebných protokolů, revizních zpráv, atestů a dalších dokumentů. V den předání hotového díla lze říci, že veškeré údaje jsou platné a aktuální, ovšem s postupem času data zastarávají a málo kdy se aktualizují nebo dochází k jejím ztrátám. To vše by měl BIM změnit a otočit k lepšímu. Správcům se dostanou k dispozici úplná a aktuální data, se kterými bude možno pracovat při plánování strategických plánů údržby a obnovy. Nevznikne potřeba dodatečně provádět pasportizaci a vytvářet pasporty, protože vhodným a kompatibilním prostředím SW nástroje budou uploadována všechna relevantní data z modelu (to platí, pokud se nejedná o zavádění BIM u již existující stavby. V procesu zavádění BIM u již existující stavby se pasportizace provádět musí). Dále lze jednoduše plánovat podpůrné procesy a řešit běžnou denní operativu. Veškerá práce správce povýší na digitální úroveň práce s daty, vymizí papírové zakládání např. revizních zpráv, smluv s dodavateli služeb apod. Vše bude zdigitalizováno a online přístupné z cloudového úložiště přes jakékoliv mobilní zařízení s připojením k internetu. To vše je zatím hudbou budoucnosti, která se ovšem nezadržitelně blíží.

5 Závěr

Pomůcka přináší nový pohled na problematiku údržby a obnovy staveb a konstrukcí a mění postup myšlení při samotné tvorbě přípravy údržby a obnovy. Při správě majetku je důležité vědět, kolik finančních prostředků bude zapotřebí pro jeho dlouhodobou obnovu a údržbu. Správné zpracování plánu obnovy a údržby je nezbytnou součástí čerpání finančních prostředků na pokrytí nákladů spojených s životním cyklem budovy. V krajním případě se může ukázat, že dlouhodobý provoz některých budov může být ztrátový a je lepší se objektu zbavit nebo změnit způsob a úroveň užívání budovy (zavedení nových funkcí, záměna stávajících funkcí). Zpracování dlouhodobé obnovy a údržby lze rozdělit do tří základních skupin:

1) zachycení současného stavu, zejména:

  • zjištění rozsahu fyzického opotřebení stavby na základě průzkumu,
  • stanovení doby životnosti stavby a konstrukčních dílů,
  • stanovení pořizovací ceny stavby vztažené k času realizace obnovy.

2) sestavení plánu údržby a obnovy, zejména:

  • stanovení průměrných ročních nákladů na cyklicky prováděnou údržbu a opravy,
  • stanovení průměrných ročních nákladů na provoz, služby, odpisy.

3) porovnání výnosů a nákladů v daném období, zejména:

  • stanovení výše nájemného před a po obnově.

Globálním kritériem ekonomiky správy majetku by měla být míra kompenzace nákladů údržby a obnovy úsporou běžných nákladů provozu a prodloužení fyzické životnosti staveb. Vyšší kvalitativní standard pořízení snižuje náklady na údržbu a obnovu, zvyšuje dobu životnosti a naopak. Kritériem hospodárnosti je optimalizace vynaložených nákladů. Závažným rysem současného stavu je, že u jednotlivých staveb není řádně zjištěna úroveň zanedbané údržby. Stávající stav může být šetřen pouze na základě rozboru jednotlivých stavebních, technických a technologických částí staveb a jejich ohodnocení. Zpracování těchto propočtů stále není běžnou záležitostí mnohdy u zásadních rozhodnutí často i nákladných obnov staveb.

Na základě rozboru nových forem údržby a obnovy staveb a konstrukcí lze vlastní postup činností spojených s výkonem správy a údržby charakterizovat následovně:

  • podrobný rozbor současného stavu řešené problematiky,
  • analýza problémů údržby a obnovy,
  • princip metodické koncepce nových forem údržby a obnovy staveb a konstrukcí.

Pořizování dlouhodobého majetku (investic) v soukromé i veřejné sféře je složitý a časově, finančně i organizačně náročný proces. Pozornost řídící i odborné veřejnosti byla dosud zaměřena na koncepční, přípravné a realizační etapy investičního procesu. Ekonomicky, organizačně i technicky neméně významná je však i exploatační fáze procesu – provozování, údržba, opravy či rekonstrukce majetku stavebního a strojního charakteru. Zatímco pořizování nových staveb a obecně investic je po stránce odborných kádrů zajištěno středoškolskou a vysokoškolskou výchovou odborníků ve stavebních profesích, je fáze využívání, provozu mnohdy nákladně pořízených stavebních fondů (majetku), údržby a oprav ponechána samovzdělávacím schopnostem jednotlivých provozních a řídících pracovníků. Neprofesionální správa majetku, zejména nemovitého, jeho provoz a související služby mají mnohdy za následek nehospodárné vynakládání soukromých i veřejných financí.

Správa majetku je obor, jehož náplní je komplexní plánování a správa veškerých podpůrných činností ve firmách všeho druhu, často prezentovaný jako průnik tří oblastí označovaných zkratkou 3P (Pracovníci – Procesy – Prostory) a nyní nově rozšířen o další dvě oblasti – Planeta – Prosperita, čímž se dostáváme na průnik 5P. Správce majetku (facility manažer) je tedy zodpovědný za optimální provoz budov, její technické zařízení, funkceschopnost a dále za veškeré činnosti probíhající uvnitř i vně budov.

Zatímco odborné požadavky na profese, zabývající se v praxi správou majetku stále rostou, teoretické komplexní vysokoškolské vzdělání oboru správy majetku ve formě studijního programu nebo oboru je u nás dosud zcela opomenuto, a to i přes celosvětový rozmach této profese a dynamický rozvoj praxe v České republice. V současné době absenci komplexní výuky supluje pouze systém studijních kurzů a předmětů na některých fakultách, který však nezahrnuje nejdůležitější technické a provozní stránky oboru, a dále systém odborných konferencí pořádaných českou pobočkou IFMA.

Současný stav problematiky, jeho analýza a dosavadní praxe prokazuje, že zkušenosti s novými formami údržby a obnovy staveb a konstrukcí se dostávají do povědomí projektantů, investorů, vlastníků, správců a pracovníků státní správy velmi obtížně. Zčásti je to důsledkem skutečnosti, že problematika ekonomiky správy majetku je předmětem učebních osnov středních odborných a vysokých škol jen okrajově a dotčený orgán státní správy se této oblasti také příliš nevěnuje.

V rámci prvního kroku, který bude mít zásadní význam pro seznámení s problematikou, je nezbytné zajistit potřebný rozsah informací a zprostředkovat jejich distribuci do příslušných okruhů odborné, ale i široké veřejnosti. Důležitým faktorem, který brání uplatňování ekonomiky správy majetku v technické praxi, jsou právě malé znalosti a nedostatečné pochopení důležitosti tohoto problému, nedostatečná koordinace úsilí zaměřeného na ekonomiku správy majetku a v neposlední řadě názory, že technická řešení jsou finančně příliš náročná. Tyto okolnosti jsou podnětem přípravy strategie a pojetí vzdělávacího projektu k problematice výkonu správy a údržby budov v Radě na podporu rozvoje profese ČKAIT. Rozborem současné situace s analýzou problému ekonomiky správy majetku byly stanoveny náměty na zlepšení situace, které jsou součástí celoživotního vzdělávání v ČKAIT.

Cílem je dosáhnout všeobecného povědomí o obsahu a rozsahu problematiky ekonomiky správy majetku a zejména o významu přínosu pro všechny uživatele stavebních objektů. Strategický záměr vzdělávacího projektu je založen na systému vytvoření programu přenosu potřebných informací a znalostí diferencovanou formou, v rozlišení na čtyři hlavní skupiny:

  • odborníci na problematiku ekonomiky správy majetku – předávají nejnovější poznatky do praxe – zpracovatelé odborných publikací, aplikačních softwarů, metodických pokynů a odborná konzultační činnost,
  • investoři, projektanti, autorizované osoby – uvádějí principy ekonomiky správy majetku v reálný život do technické praxe,
  • státní správa a samospráva – kontrolní orgán základních a dalších předpisů stavebního práva,
  • vzdělávací instituce – příprava nových odborníků pro stavební praxi.

Z charakteristiky jednotlivých skupin vyplývá, že koncepce vzdělávacích projektů musí vycházet z potřeb, vlastního uplatnění nových poznatků a rozlišení specifických požadavků. Nedílnou součástí celé vzdělávací strategie bude metodické zajištění rozdílné náplně vycházející z potřeb různých druhů staveb.

6 Literatura

Seznam bibliografických citací

[1] BERÁNKOVÁ, E., KUDA, F. Standardizace Facility managementu v podmínkách České republiky, Správca bytových domov, 1/2013, ISSN 1336-7919.

[2] ČESELSKÝ, Jan. Pasportizace v kontextu udržitelného managementu obecního domovního a bytového fondu. 1. vyd. Ostrava: VŠB - Technická univerzita, Fakulta stavební. ISBN 978-802-4825-496.

[3] HAČKAJLOVÁ, L. Ekonomika a management 13, 1. vyd. Praha: Czech Technical University in Prague, 2004. 279 s. ISBN 80-01-03060-1.

[4] KUDA, F. a kol. Zvyšování kvalifikace a rekvalifikace správců bytových domů jako nástroj udržitelnosti užitku bytového fondu, Professional Publishing, první vydání 2011, 34 stran, ISBN 978-80-7431-072-0

[5] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E. Facility management v technické správě a údržbě budov, Professional Publishing, 1. Vydání, 2012, ISBN 978-80-7431-114-7.

[6] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E., Facility management v kostce pro profesionály i laiky, 2012, 1. Vyd., 50 s. ISBN 978-80-905257-0-2.

[7] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E., SOUKUP, P. Facility management v kostce pro profesionály i laiky, nakladatelství FORM Solution, první vydání 2012, ISBN 978-80905257-0-2.

[8] MIKŠ L. a kol. Údržba a rekonstrukce starších městských budov, Grantový projekt GAČR 103/02/1252, Brno 2004.

[9] ŠTRUP, O. Základy Facility managment, 1. Vyd., 2014, 156 s., ISBN 978-80-7431-143-7.

[10] VYSKOČIL, V. K., KUDA, F., a kol. Management podpůrných procesů, Facility management, Professional Publishing, druhé vydání 2011, 492 stran, ISBN 978-80-7431-046-1

Právní předpisy

[11] Vyhláška č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb, ve znění pozdějších předpisů

[12] Zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu, ve znění pozdějších předpisů

Normy

[13] ČSN EN 15221-1 Facility management – Část 1: Termíny a definice. Český normalizační institut, 2014.

[14] ČSN EN 15 221-2 Facility management – Část 2: Návod na přípravu smluv o facility managementu. Český normalizační institut, 2014.

[15] ČSN EN 15221-3 Facility management – Část 3: Návod na kvalitu ve facility managementu. Český normalizační institut, 2014.

[16] ČSN EN 15221-4 Facility management – Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu, Český normalizační institut, 2014.

[17] ČSN EN 15221-5 Facility management – Část 5: Návod na procesy ve facility managementu. Český normalizační institut, 2014.

[18] ČSN EN 15221-6 Facility management – Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility managementu. Český normalizační institut, 2014.

[19] ČSN EN 15221–7 Směrnice pro benchmarking výkonnosti. Český normalizační institut, 2015.

Webové stránky

[20] IFMA CZ [online], dostupné z <http://www.ifma.cz>, [cit. 4.3.2013].

[21] Obchodní slovník [online], dostupné z <http://www.businessdictionary.com/definition/>, [cit. 12.3.2013].

[22] PATER, J. Dokumentace pro provádění a provoz stavby [online], dostupné z <http://www.bozpprofi.cz>, [cit.27.4.2013].

[23] SLAMKA CONSULTING [online], dostupné z <http://www.slamka.cz/>, [cit. 4.3.2013].

Další zdroje

[24] Kolektiv řešitelů VZ 05. Management udržitelného rozvoje životního cyklu staveb, stavebních podniků a území. Analýza dat a řešení v 2006. ČVUT v Praze, Fakulta stavební, Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, 2007, 1. Vydání, ISBN 978-80-01-03679-2.

[25] Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR, sekce stavebnictví: Průzkum a hodnocení stavebně technické stavu panelových domů, Informační centrum ČKAIT Praha 2006,134 s. ISBN 80-86364-20-8.

[26] Ministervstvo průmyslu a obchodu ČR, sekce stavebnictví: Koncepce zavádění metody BIM v České republice, [online], Září 2017. Dostupné z: <www.mpo.cz>

Pro zobrazení kompletního obsahu se musíte přihlásit
1 2