PS 10.4 - PROVOZOVÁNÍ A UDRŽOVÁNÍ BUDOV - 1. ČÁST

ČESKÁ KOMORA AUTORIZOVANÝCH INŽENÝRŮ A TECHNIKŮ ČINNÝCH VE VÝSTAVBĚ

Rada pro podporu rozvoje profese ČKAIT

PODNIKATELSKÝ SERVIS K ČINNOSTI AUTORIZOVANÝCH OSOB

Pomůcka k činnosti autorizovaných osob

PROVOZOVÁNÍ A UDRŽOVÁNÍ BUDOV

PS 10.4

aktualizace 2013

Klíčová slova:

provoz budov, údržba budov, Facility Management

Kolektiv autorů:

Autoři

Anotace:

Pomůcka PS 10.4 vysvětluje pojem Facility Managementu, jeho přínosy, jako jsou úspory provozních nákladů, zvýšení produktivity zaměstnanců apod. Dále vysvětluje strukturu oboru podle EU standardu, roli Facility manažera při správě nemovitosti, povinnosti vlastníků budov ve vztahu k zařízením techniky prostředí staveb a předkládá praktické příklady.

OBSAH

Úvod

1

Vnímání budov v rámci Facility Managementu

1.1

Úvod do oboru Facility Management

1.2

Definice Facility Managementu

1.3

Hlavní přínosy Facility Managementu

1.4

Struktura oboru podle EU standardu

1.5

Nemovitost v pojetí Facility Managementu

1.6

Role Facility manažera při správě nemovitosti

1.7

Vztah ostatních profesí k Facility manažerovi

2

Struktura údržby budov

2.1

Pozice údržby v hierarchii Facility Managementu

2.2

Procesní charakter údržby

2.3

Plánovaná preventivní péče

2.4

Reaktivní a havarijní údržba

2.5

Požadavkový systém v rámci údržby

2.6

Měření výkonu a kvalita údržby

3

Poznámky, povinnosti vlastníků budov ve vztahu k zařízením techniky prostředí staveb a praktické příklady

3.1

Definice

3.2

Odstraňování závad a poruch

3.3

Povinné úkony vlastníků staveb ve vztahu k vyhrazeným technickým zařízením v budovách

3.4

Povinné úkony vlastníků budov ve vztahu k některým zařízením techniky prostředí techniky staveb

4

Provozní dokumentace

4.1

Předpisy a směrnice

4.2

Provozní řády

5

Indikace závad a poruch technických zařízení budov

6

Využívání základních nástrojů výpočetní techniky k řízení provozu a údržby zařízení techniky prostředí a ostatních TZB

7

Sledování a řízení provozu

7.1

Charakteristika a kompetence dispečinku služeb

7.2

Úkoly dispečinku služeb

7.3

Povinnosti a kompetence dispečera ve službě:

7.4

Provozní směna:

8

Periodická údržba a ošetřování zařízení

9

Materiálně technické zásobování

10

Pomůcka pro vyzkoušení provozních souborů techniky prostředí

PROFESIS - Integrovaný profesní informační systém ČKAIT je určen autorizovaným osobám. Autoři materiálu žádají členy ČKAIT o konstruktivní připomínky, které umožní metodické pomůcky v příštích letech zkvalitnit. Staňte se spoluautory dalších vydání. Dovolujeme si Vás požádat i o Vaše vlastní zkušenosti, speciální postupy, pomůcky a materiály, pokud budete souhlasit s jejich zpřístupněním pro své kolegy.

Upozornění

Tento dokument je určen výlučně pro autorizované osoby - členy ČKAIT, které jsou výhradně oprávněny pořizovat pro svou potřebu jeho tiskové kopie. Jakékoliv další šíření v tištěné, elektronické či jiné podobě ke komerčním účelům prostřednictvím dalších fyzických nebo právnických osob je možné pouze s výslovným souhlasem vydavatele.

ÚVOD

Souběžně s rozvojem stavební výroby a výstavby, kde pozorujeme řadu změn v reakci na požadavky trhu, který generuje požadavky na výstavbu staveb všeho druhu od kancelářských prostor, průmyslových staveb, areálů zábavního průmyslu, zdravotnických zařízení a v neposlední řadě též výstavby bytových domů a dalších staveb všeho druhu se přesouvá těžiště provozování a udržování budov z tradičního modelu ojedinělých pracovišť hospodářských správ budov do moderní základny hromadného přístupu k racionálnímu a všestrannému využívání budov a areálů.

Mění se také požadavky majitelů budov: zatímco dříve byly obslužné procesy hlavního důvodu podnikání (existence) majitele či nájemce budov, včetně zaměstnanců, kteří je realizovali, zakomponovány organicky do jeho organizační struktury, snahy o zvýšení efektivity hlavního obchodního programu a snížení nákladů na jeho obsluhu vedou k požadavku na komplexnost podpůrných (obslužných) činností s cílem zcela "osvobodit" majitele či nájemce budov od všeho, co se hlavního směru podnikání netýká.

Útvary hospodářských správ podniků zajišťovaly po technické stránce provoz stávajících zařízení a pouze nejzákladnější obslužné agendy. Pro ostatní podpůrné procesy byly zřizovány samostatné útvary (na příklad investiční, dopravní atd.). Tomuto uspořádání odpovídaly i nároky na kvalifikaci zejména vedoucích zaměstnanců těchto útvarů, kteří byli samozřejmě úzce zaměřeni pouze na vymezenou problematiku útvarů, které řídili.

Současné očekávání schopností manažerů širokého rozsahu obslužných činností (Facility manažerů) však namnoze zahrnuje i činnosti, které patří vybrané ve smyslu §18 zákona č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Není tedy výjimkou, že mezi povinnosti Facility manažera patří i vedení realizace stavby ad hoc (při rozšiřování společností) podle potřeb objednatele podpůrných služeb spolu s prováděním autorského nebo technického dozoru nad realizací stavby.

Facility manažer na základě mandátní smlouvy samozřejmě zastupuje stavebníka při územním či stavebním řízení či při uvádění staveb do užívání.

Jak je vidno, rozvoj této nové metodiky skýtá řadu možností velice kvalifikovaného zaměstnání pro osoby, autorizované podle citovaného zákona. Tato skutečnost je důvodem pro zpracování tohoto textu, který podává eventuálním zájemcům o těchto nových možnostech uplatnění svého autorizačního oprávnění základní informace.

Autoři textu jsou si samozřejmě vědomi současného stavu, kdy ve značné míře jsou budovy provozovány a udržovány zaměstnanci majitele či nájemce budovy samotné. Z tohoto důvodu je po výkladu o moderním přístupu k této problematice pomocí moderních informačních nástrojů přece jen uvedena pasáž v odstavci 3.2, která přináší návod pro ty, kteří teprve k uplatnění metodiky Facility Managementu směřují.

Tento návod na zrychlené řešení problému komplexního řízení podpůrných procesů umožní překlenout dobu, po kterou společnost zanalyzuje jednotný systém řízení Facility Managementu a bude schopna přesně vydefinovat své požadavky na moderní CAFM systém (SW pro FM).

1 VNÍMÁNÍ BUDOV V RÁMCI FACILITY MANAGEMENTU

1.1 Úvod do oboru Facility Management

Facility Management je jedním z nejmladších systémů řízení. Jeho vznik je datován do druhé poloviny minulého století a jeho kolébkou je USA. Facility Management (zkráceně FM) však ve své podstatě není ničím převratným. Tento systém pouze vnáší pořádek a řád do oblasti řízení podniku, která je dodnes na okraji pozornosti vedoucích pracovníků. Facility Management se zabývá podpůrnými činnostmi (přesněji si to vysvětlíme v další kapitole), které jsou v současných podnicích řízena nesourodě, její sledování je nedůsledné a podnikový controlling ji převážně zařazuje do fixních nákladů (režijní složky).

Facility Management se však zabývá správou nemovitostí a majetku společnosti. Řídí mnoho drobných procesů (vesměs služeb), které se dotýkají každého jednotlivce ve firmě. Nemovitosti a vybavení společností v průměru tvoří 35% majetku společností a náklady na jeho správu a údržbu v průměru až 40% běžných nákladů1. Kvalitní správa nejen sníží poruchovost a prodlouží životnost technologií a materiálů, ale významně se podílí na zkvalitnění životního prostředí kolem nás. Současné hnutí Green Building (Zelená budova) hledá způsoby jak snížit energetickou spotřebu budov (tzv. energetickou účinnost) a naopak zavádí prvky přírody až do bezprostřední blízkosti uživatelů budov, včetně interiérů. Tyto environmentální prvky zaváděné do správy budov jsou vrcholem moderního Facility Managementu. Pojďme si proto vysvětlit co pod pojmem Facility Management vnímáme.

1.2 Definice Facility Managementu

V říjnu 2006 vstoupila v platnost nová evropská norma EN 15221. Její česká verze (v česko/anglickém vydání) byla uvedena na náš trh pod označením ČSN EN 15221 - Facility Management. Tato norma uvádí evropskou definici Facility Managementu:

 
Facility Management představuje integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti.2

Pokud si vyložíme dikci této definice, pak vše co společnost nepovažuje za své základní podnikání (co nevede k přímému zisku společnosti), to lze dnes řídit jednotnou formou v rámci Facility Managementu. V současnosti jsou tyto činnosti řízeny nejednotně pod různými řediteli, náměstky a úseky. Zavedením Facility Managementu dojde k jednotnému postupu při zajišťování těchto činností, které se také nazývají podpůrné procesy.

EU definice přináší značně odlišné vnímání Facility Managementu oproti původnímu americkému výkladu. Ten spojuje FM převážně s budovami a prostorem a zužuje ho na oblast správy budov a technické infrastruktury. Mnohé z toho co my v EU včleňujeme do Facility Managementu, je v USA integrováno do tzv. Property managementu (správy majetku).

Klasická definice každé světové publikace o Facility Managementu uvádí: "Facility Management je metoda, jak v organizacích sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti. Zahrnuje v sobě principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd"3. Tato definice často zkracovaná jako 3P je graficky zobrazena v obr. 1. Je z ní patrno, že Facility Management je oborem úzce souvisejícím s prostorem.

Vraťme se však k naší EU definici, která neuvádí žádnou vazbu na prostor, nemovitost, technologie atd. Její výklad je podstatně volnější a umožňuje do FM zařadit všechny SLUŽBY, které podporují základní procesy ve společnosti. Výklad, které služby jsou základní, a které podpůrné je plně v kompetenci vedení každé společnosti. Závisí na zvycích, kultuře a vyspělosti společnosti a jejího vrcholového managementu. Norma přímo uvádí, že hranice mezi hlavní a podpůrnou činností je proměnná v čase.

Obr. 1 "3P" Definice Facility Managementu

Zrekapitulujme si proto základní aspekty Facility Managementu:

  • Facility Management je o řízení procesů
  • Facility Management je o integraci procesů
  • Facility Management jednotně řídí veškeré podpůrné činnosti (převážně služby)
  • Měřítkem kvality FM je přínos hlavním procesům (a zaměstnancům)
  • Hranici mezi hlavními a podpůrnými procesy stanovuje vedení společnosti
  • Hranice se v čase mění
  • Facility Management není o revoluci, ale je o kontinuálním zkvalitňování služeb
  • Facility Management přináší profesionalitu do podpůrných procesů

1.3 Hlavní přínosy Facility Managementu

Každého manažera předně zajímá, jaké přínosy může od změn očekávat. Vyjmenujme si proto pozitiva, která by se měla projevit dříve či později po zavedení principů FM do řízení podpůrných služeb ve společnosti.

1.3.1 Úspora provozních nákladů

První přínosem je snížení provozních nákladů. Zahraniční zdroje uvádějí, že zavedením integrovaného FM lze v dlouhodobém horizontu docílit až 30 % provozních nákladů4. Krátkodobé přínosy po zavedení FM však lze očekávat v rozmezí 5 - 15 % provozních nákladů (cca do jednoho roku). Jak k těmto úsporám dochází? Předně se odhalí duplicity či absence zajištění jednotlivých služeb. Integrace řízení přinese výrazné synergické efekty, outsourcing některých služeb zase profesionalitu a efektivitu zajištění. Kvalitnější dohled a kontrola kvality sníží chybovosti a poruchovost. Kvalitní pravidelná údržba zase prodlouží životnost.

1.3.2 Zvýšení produktivity zaměstnanců

Zavedením jednotného požadavkového systému, zavedením standardů, zavedením jednotných systémů služeb a profesionalizací jejich zajištění se sníží nerentabilní prostoje každého jednotlivého zaměstnance ve společnosti. Systém dispečinku služeb, telefonního help desku a jednotného SW prostředí, kde budou připraveny předvyplněné formuláře na objednávku služby, kde budou nastaveny opakující se činnosti tak, aby vždy v potřebné chvíli sami generovaly jednorázový požadavek na jejich provedení, kde v tomto systému bude vždy snadno dohledatelné v jakém stádiu je plnění požadavku, to vše uvolní zaměstnance od nerentabilně stráveného času "hledáním", "voláním", doptáváním se", "žadoněním o službu" atd. Celý proces se zrychlí, zefektivní a hlavně zprofesionalizuje. To vše ušetří čas v hlavním procesu a tím zvýší produktivitu práce.

1.3.3 Uvolněním prostorových kapacit

Optimalizací využití prostoru lze docílit uvolnění nerentabilně užívaných pracovišť, místností, hal a dalších prostor. Zejména zaváděním velkoplošných kanceláří uvolnilo v průběhu osmdesátých a devadesátých let v USA až 40% prostor5. Reorganizací údržby ve společnosti Carl Zeiss v Oberkochenu (Německo) došlo k redukci pracovníků v údržbě ze 170 na 70 a uvolnění všech lokálních údržbových dílen v jednotlivých halách. Toto bylo umožněno integrací do jedné centrální údržbové haly, systému výjezdních mobilních dílen a zavedením CAFM systému6. Obdobně expanzí moderních internetových technologií umožňuje změnu pracovního režimu mnoha zaměstnanců. Zavádí se sdílená pracoviště, hotelingová pracoviště, lze pracovat na cestách nebo doma (homeworking). The Wall Street Journal (2000) například informoval o 30% snížení nemovitostního trhu v Silicon Valley způsobeného vzestupem tzv.dot-com průmyslu7.

1.3.4 Další přínosy

EU norma ČSN EN 15221 ve své části 1 konkretizuje hlavní přínosy následovně:

  • Jasná a přehledná komunikace mezi stranou poptávky a stranou nabídky prostřednictvím pověřených osob, které představují jednotné styčné body pro všechny služby, které jsou stanoveny v FM-smlouvě.
  • Nejefektivnější využití synergií napříč různých služeb, které pomůže zvýšit výkonnost a snížit náklady společnosti.
  • Jednoduchý a zvládnutelný koncept interních a externích zodpovědností za služby založený na strategických rozhodnutích, které vedou k systematickému insourcingu a outsourcingu pracovních činností.
  • Snížení konfliktů mezi interními a externími dodavateli služeb.
  • Integrace a koordinace všech požadovaných podpůrných služeb.
  • Přehledná znalost a informace o úrovni služeb a nákladech, která pak může být jasně prezentována koncovým uživatelům.
  • Zvýšení trvalé stability organizace uplatněním principů dlouhodobé životnosti zařízení.

1.4 Struktura oboru podle EU standardu

1.4.1 Rozdělení služeb

Aby byl alespoň základní přehled, o jaké činnosti se jedná, uvádí norma okruhy služeb, které do FM spadají. Toto členění by mělo v budoucnu umožnit jednotné vnímání a kooperaci. Norma však žádnému managementu nevnucuje toto členění, pouze ho doporučuje. Je však pravda, že společnost, která toto členění implementuje, bude v budoucnu lépe chápána a vnímána, oproti firmě, která si ponechá "svůj" originální řídicí systém podpory. ČSN EN 15221 uvádí toto členění:

1 Prostor a infrastruktura
1.1 Ubytovací a prostorové služby
1.2 Pracoviště
1.3 Technická infrastruktura
1.4 Úklidy a čištění
1.5 Ostatní prostor a infrastruktura
2 Lidé a organizace
2.1 Zdraví, bezpečnost a ochrana
2.2 Péče o uživatele staveb
2.3 ICT (Informační a komunikační technologie)
2.4 Vnitropodniková logistika
2.5 Ostatní lidé a organizace

Současné vnímání Facility Managementu v ČR zahrnuje oblast 1.3, 1.4 a částečně 1.1 z ostatních procesů jsou zařazovány pouze jednotlivé činnosti, jakými jsou například ostraha budov (2.1), stravování (2.2), poštovní služby (2.4), kopírovací a tiskové služby (2.4). Za pozornost stojí oblasti 1.5 a 2.5, které jsou zařazeny z důvodu specifických procesů, které nejsou v jiných organizacích běžné. Organizace si tak může každý jednotlivý proces zařadit do jednotného systému a vypracovat si FM standard (nejlépe procesní list), který si následně upravují pro jednotlivé stavby.

Jako příklad zatřídění, které však již přesahuje ČSN EN 15221, si uveďme proces "1.3.3.2.3.4 - Kontrola funkce odvodu kondenzátu a zápachové uzávěrky" (zatřídění: 1. Prostor a infrastruktura, 1.3 Technická infrastruktura, 1.3.3 Provoz a údržba technické infrastruktury (TZB), 1.3.3.2 Výměníky tepla, 1.3.3.2.3 Chladič (Vzduch - kapalina).

První oblast služeb (Prostor a infrastrukturu) lze vnímat jako nepřímé služby uživatelovi budovy. Dříve se pro tuto oblast používal výraz "Hard services". Jedná se převážně o služby zajišťované v pozadí. Služba bezprostředně neslouží zaměstnancům či uživatelům stavby, je vykonávána s cílem optimálního fungování budov a jejich technologií, s cílem prodloužení životnosti jednotlivých prvků, minimalizace vynaložených nákladů a s cílem zajištění po všech stránkách příjemného životního prostředí (čistota, ovzduší, teplota, světelná pohoda atd.).

  • První skupina služeb Ubytovací a prostorové služby má za úkol zajistit optimální využití prostor budov. Vychází se zde z dokonalé znalosti ploch v budovách (je potřeba je jednoznačně identifikovat a zavést do informační databáze). Optimalizace obsazenosti (využití), dislokace pracovníků a úseků, strategie a plánování využívání, sledování nákladovosti, správa a evidence majetku, problematika renovace, a aktualizace databází. Do této skupiny patří i drobná domovnická údržba a drobné provozní opravy.
  • Druhou skupinu služeb lze charakterizovat jako procesy zajišťující kvalitní fungování Pracoviště (pod tímto pojmem se rozumí nejmenší prostorová jednotka charakterizující účel stavby (administrativní pracoviště, jednotlivé průmyslové pracoviště, sportoviště, lůžko či odborné pracoviště ve zdravotnictví atd.). Cílem je zajištění optimálních podmínek pro jeho fungování, ergonomie pracoviště, standardizace, hygienické, bezpečnostní a zdravotní zajištění, výběr nábytku a přístrojového vybavení, stěhování, vybavení interiéru a dekorací, značení, problematika systémových příček a dělení prostoru, pořízení, inventarizace a likvidace nábytku a přístrojů.
  • Třetí skupinu služeb tvoří veškeré zajištění fungování Technologické infrastruktury budov a areálů. Jedná se zejména o přesnou evidenci stavu technologií, plánování a sledování pravidelné údržby, zajišťování provozních i havarijních oprav. Do této skupiny spadá i správa energií a médií, správa životního prostředí včetně likvidace odpadu a starost o optimalizaci životního cyklu staveb. Důležitou součástí je problematika řízení technologií (technologické dispečinky, MaR, systémy automatizace řízení budov). Zavedením kvalitního systému řízení světelného hospodářství lze ušetřit náklady za energie i provozní materiál.
  • Čtvrtou, neméně důležitou skupinou služeb první oblasti je Úklid a čištění. Jedná se o činnosti, které se již denně dotýkají každého uživatele budovy, které lze díky kvalitnímu řízení významně zkvalitnit a to nejen po stránce vystupování personálu, ale i vhodným výběrem čisticích prostředků. Čisté pracoviště je podmínkou kvalitního pracovního prostředí a nelze zde nic podcenit.

Druhá oblast služeb (Lidé a organizace) již zasahuje denní činnost každého jednotlivce v budově (dříve označovaná jako "Soft services"). Jedná se o procesy, které jsou buď přímou službou jednotlivým uživatelům budovy, nebo které si jednotlivci přímo objednávají. Kvalitní fungování těchto služeb ušetří mnoho denních drobných zdržení, usnadní jednotlivcům drobné úkony, pomohou jim v jejich rutinním výkonu a tím jim nepřímo zvýší jejich výkon v hlavní činnosti, za kterou jsou placeni. Facility Management tak nepřímo zvyšuje produktivitu zaměstnanců v jejich základní činnosti.

  • První skupinou služeb, která se svým charakterem ještě přibližuje první oblasti, jsou služby zajišťující Zdraví, bezpečnost a ochranu každého jednotlivce v budově. Ve vyspělých západních zemích je prvořadou otázkou zdraví každého uživatele (zaměstnance). Patří sem preventivní zdravotní prohlídky, zajištění bezinfekčnosti budov (např. problematika uzavřeného větracího systému a tzv. "nemocné" budovy), prevence BOZP atd. Do této skupiny dále spadají služby bezpečnostního managementu, řízení přístupu do stavby, kontroly na vstupech, identifikační systémy atd. Důležitým prvkem jsou i opatření pro případy požárů, katastrof a havárií a plány obnov (BCP). Celá tato skupina má vysokou prioritu zejména po zkušenostech z 11. 9. 2001.
  • Druhá skupina služeb bude postupně získávat na důležitosti tak, jak ji budou vnímat i jednotliví uživatelé budov a zaměstnanci. Jedná se o Péči o uživatele budov. Pod tímto názvem se skrývá obrovské množství jednotlivých drobných služeb pro jednotlivce (od stravování, přes sekretářské služby, organizování jednání, schůzek a konferencí), rezervace, osobní služby (např. tlumočnické) až po zajištění pracovních pomůcek, oděvů, uniforem apod. Právě tato oblast bude v budoucnu charakterizovat kvalitu zajištění Facility Managementu. Zde je pro každého poskytovatele FM služeb připraveno široké pole pro aktivity, pomocí kterých mohou jednotliví Facility manažeři nabízet služby tak, jak toto uvidí potřebné u svých klientů.
  • Třetí skupinu služeb tvoří činnosti spojené s procesy na úseku ICT (Informační a Komunikační Technologie). Jedná se o skupinu služeb, která se dnes bude jen těžko vnímat jako součást FM. Přesto má toto svoji obrovskou logiku. Informatika je dnes plně podpůrnou oblastí (pouze pro firmy z oblastí informačního telekomunikačního průmyslu se jedná o základní činnosti). Obrovská propast mezi vnímáním obyčejných pracovníků a ICT odborníků vytváří přehradu, díky níž jsou ICT technologie nedostatečně využívány. Facility manažeři by v budoucnosti měli sehrát roli prostředníka mezi prodejci a uživateli programů a komunikačních systémů.
  • Poslední skupinu tvoří Interní logistika. Kvalitní fungování logistických kanálů je pro každou společnost bezpodmínečné. Výpadek může mít za následek totální ochromení společnosti. Toto platí zejména pro poštovní služby, podatelny a správu dokumentů. Problémy samozřejmě nastávají i při neshodách v dopravě, autoparcích a půjčovně vozidel. Značné úspory v poslední době nacházíme v optimalizaci tiskových a kopírovacích služeb. Spolu s optimalizací správy dokumentů (až 80% používaných dokumentů je dnes v nestrukturované podobě!) lze omezit práci s papírovými dokumenty a pokud je přesto používáme, lze nastavit opatření, které jejich náklady značně sníží (pracovní tisky černobíle a oboustranně apod.). Kvalitně musí být spravován i archiv a za pozornost stojí i skartace.

Z výše zmíněných oblastí a skupin služeb je patrno, že šíře Facility Managementu značně překonává rozsah "Správy majetku" jak je dnes v převážné míře vnímán. Široká paleta služeb je však velice nesourodá, a proto je kladen takový důraz na sjednocení jejího řízení. Pouze touto cestou lze hledat synergické efekty, lze začít uvažovat o standardizaci a lze připravit účinné manažerské nástroje řízení.

1.4.2 Tři úrovně řízení

V části 1 ČSN EN 15221 specifikuje systém řízení FM. Velký důraz je kladen na členění strategických, taktických a provozních řídících plánů, kontrol a rozhodování. Vždy je třeba mít na paměti základní prioritu Facility Managementu, kterou je podpora základního podnikání. Z dikce normy je patrné, že zavádění Facility Managementu nesmí být revolucí ve společnosti, ale naopak pozvolným procesem, který neohrozí základní poslání firmy.

ČSN EN 15221 definuje tyto tři úrovně řízení následovně:

Strategická úroveň řízení

Cílem je dlouhodobé dosažení cílů organizace prostřednictvím:

  • definování celkové strategie FM v souladu se strategií společnosti;
  • vytvoření politiky FM, vypracování příruček pro správu prostor, majetek, procesy a služby;
  • aktivního vstupu a včasné reakce na podnikové úrovni;
  • inicializace rizikové analýzy a poskytnutí instrukcí na adaptaci změn v organizaci (resp. BCP);
  • inicializace smluv SLA a monitorování klíčových identifikátorů výkonu (KPI);
  • řízení dopadu funkce technického zařízení na základní činnosti, prostředí a společnost;
  • udržování vztahů s úřady, pronajímateli a nájemníky, strategickými partnery, asociacemi atd.;
  • dohledu nad FM organizacemi (poskytovateli služeb).

Taktická úroveň řízení

Cílem je ve střednědobém horizontu implementovat strategické cíle prostřednictvím:

  • implementací a monitorováním strategických pravidel;
  • rozvíjením obchodních a rozpočtových plánů;
  • přenášením podnikatelských cílů na provozní úroveň;
  • definování SLA a interpretací KPI (výkon, kvalita, riziko a hodnota);
  • monitorování dodržování zákonů a směrnic;
  • řízení projektů, procesů a dohod;
  • řízení Facility Management týmu;
  • optimalizace používání zdrojů;
  • interpretace, adaptace a zaznamenávání změn;
  • komunikace s interními a externími dodavateli služeb na taktické úrovni.

Provozní úroveň řízení

Cílem je vytvoření potřebného prostředí pro koncové uživatele na každodenní bázi prostřednictvím:

  • poskytování (dodávky) služeb podle SLA;
  • monitorování a kontrolování poskytování služeb;
  • monitorování poskytovatelů služeb;
  • převzetí požadavků na služby (např. prostřednictvím help desku nebo interní cestou);
  • sběru údajů pro hodnocení výkonu, zpětné vazby a potřeby koncových uživatelů;
  • hlášení (reportování) na taktickou úroveň;
  • komunikace s interními a externími poskytovateli služeb na provozní úrovni.

Zavedení jednotné a strukturované formy řízení Facility Managementu předně napomůže:

  • integraci různých služeb
  • zjednodušení vazeb mezi strategickou, taktickou a provozní úrovní
  • zajištění stálé komunikace (nahoru i dolů)
  • rozvíjet kultivované vztahy mezi účastníky FM procesů
  • provázat historii, současnost a budoucnost

1.4.3 In/outsourcing a reinženýring FM procesů

Za zmínku určitě stojí i důsledné užívání termínu in/outsourcing. V ČR je momentálně outsourcing modlou, ke které vzhlíží mnozí manažeři. Lze s nimi souhlasit, že v odůvodněných případech se jedná o velice přínosnou metodu optimalizace nákladů, avšak bezhlavý outsourcing lze považovat za kontraproduktivní. V USA byl outsourcing v oblasti Facility Managementu na vrcholu na konci minulého století8. V současnosti jsou v USA mnohé z outsourcovaných služeb přejímány do vlastního zajištění (důvodem je po 11. 9. 2001 zejména bezpečnost).

Každému outsourcingu by měla předcházet důsledná analýza stávajícího stavu zajištění procesů, které dnes řadíme do Facility Managementu. Obdobně jako v přípravě procesů základního podnikání i v oblasti podpory je třeba vypracovat důsledný rozbor jednotlivých procesů. Zde sehrají významnou roli externí poradci, kteří takovýto analytický proces jednotně řídí a koordinují, nezbytná je však součinnost pracovníků, kteří tyto procesy v současnosti zajišťují. Jejich know-how je třeba integrovat do jednotných procesních listů a tyto pak používat při všech dalších etapách (příprava výběrového řízení, příprava FM smluv a SLA, nastavení KPI parametrů a dlouhodobé analyzování rozvoje jednotlivých služeb). Zavedením jednotné evidence a dokumentování vytváříme podklad pro jednotnou formu reportingů a získáváme tak základnu pro kvalitní řízení a rozvoj Facility Managementu.

1.5 Nemovitost v pojetí Facility Managementu

1.5.1 Pohled TOP managementu na vlastnictví nemovitostí

Diskutujeme-li s ekonomem o firemních nemovitostech, vnímá tento nemovitosti jako aktiva, ve kterých je uložen majetek společnosti a tvoří jakousi jistotu pro případné budoucí "těžké chvíle" společnosti. Mnohé managementy firem v pokrokovém světě však porovnávají obě strany rozvahy. Posuzují zda na pravé straně bilanční tabulky (v Pasivech) jsou uvedeny položky pro které je nemovitostní majetek aktivní součástí. Pokud jsou v základním kapitálu uváděny položky, které nemají nic společného s provozem a správou majetku, položky, které nevyžadují používání specifického a jinak těžko pronajmutelné stavby, proč v tom případě nemovitost vlastnit. Není-li předmětem základního podnikání pak jediným důvodem jejich vlastnictví je "uložení" kapitálu. Přesto je třeba mít v patrnosti, že pokud takto uložíme kapitál, musíme současně o tento kapitál pečovat. Tak do ekonomické bilance vstupují i náklady na podpůrné činnosti při správě majetku.

Z této úvahy vyplývají tři základní typy vlastnictví majetku z pohledu FM:

  • Stavby vlastní společnost, která se zabývá správou budov a tyto pronajímá (pro ně je FM základní činností). Do této skupiny lze zařadit i realitní společnosti, které se přímo nezabývají FM, ale budovy nakupují, prodávají a pronajímají a tím je i FM nedílnou součástí jejich základního podnikání (je smutné, že to mnohé z nich ještě plně nevnímají).
  • Stavby vlastní společnost, která podniká v zcela jiné oblasti podnikání a vlastní standardní typy staveb (administrativní budovy, běžné výrobní haly, logistické sklady apod.). Tyto společnosti musí zajistit správu těchto budov, i když to je nad rámec jejich základní činnosti. Výhledově však tyto společnosti mohou stavby prodat firmě, která má správu budov ve své podnikatelské náplni s tím, že si smluvně zabezpečí dlouhodobý pronájem těchto staveb. Pak převedou i správní procesy na nového vlastníka. Ten má však FM ve svém podnikání, a proto lze předpokládat, že tyto procesy dokáže zajistit efektivněji a tím uspoří náklady i svému novému klientovi.
  • Stavby vlastní společnost, která podniká v zcela jiné oblasti podnikání, avšak typy budov, které vlastní jsou unikátní (příkladem mohou být nemocnice, výzkumné ústavy, speciální výroby, letiště apod.). Zde lze předpokládat, že se v současnosti nenajde subjekt, který by odkoupil nemovitosti a hledal, jak je lépe využije při současném plném zachování provozu současného vlastníka. Takovýmto společnostem nezbývá nic jiného, než nalézt kvalitního FM poskytovatele, který převezme FM, provoz včetně správy budovy, nebo si tyto společnosti vybudují silný interní FM tým a budou si tyto procesy řídit insourcingem.

1.5.2 Pohled Facility Managementu na nemovitost

Z pohledu FM společnosti je nemovitost kapitál, který přináší mnoho příležitostí k rozvoji podnikání. Správa budov a jejich technologií je "řemeslem", které musí být vykonáváno kvalitně a efektivně. Kvalitní správa zajistí nižší poruchovost, prodlouží životnost, sníží provozní náklady a zvýší spokojenost uživatelů. Toto je axiom každého Facility manažera. Vlastnictví stavby však přináší množství příležitostí. Základním kapitálem Facility manažera (v podnikatelském pohledu) jsou nájemníci a uživatelé budov. Tito mají mnoho potřeb, které jsou zlatým dolem Facility manažera. Vždy však musí mít na paměti základní pravidlo podnikání, kterým je win-win vztah. Co je tím myšleno. Pokud nájemce dnes zajišťuje nějakou službu vlastními silami (například hledá poskytovatele prostřednictvím "Žlutých stránek"), nabídne mu FM-poskytovatel službu za stejnou, nebo mírně zvýhodněnou taxu. Přínosem pro nájemníka je jednoduchá forma objednávky (jednoduché vystavení předvyplněného požadavkového listu) a přenechání dalších starostí na FM poskytovatele. Pro něj lze přínos nalézt v rabatech, které si zajistí u specializovaných poskytovatelů díky množstevním slevám (na tyto jednotliví objednatelé nemohou dosáhnout). Toto je patrné na velkých FM výstavách na západě, kde většina dodavatelů FM služeb již nezaměřuje svou inzerci na koncové zákazníky, ale snaží se získat zakázku u komplexních FM poskytovatelů, kteří následně jejich produkt nabízejí masově svým klientům.

1.6 Role Facility manažera při správě nemovitosti

Facility manažer je zodpovědný za řízení všech FM činností ve společnosti. Jeho prvořadým úkolem je jejich naplánování, řízení, kontrolování a vyhodnocení. Specifickou roli má externí Facility manažer, který je řídícím pracovníkem FM poskytovatele. Ten je zodpovědný za vlastní výkon služeb (jedná se o řídícího pracovníka poskytovatele (vykonavatele) tj. outsourcera) a tudíž je FM jeho základním podnikáním a hlavní náplní společnosti. Soustřeďme se proto na interního Facility manažera, který by měl být ve vedení každé společnosti. Základní rozdělení pravomocí mezi oběma typy Facility manažerů je patrný v obrázku.

Interní Facility manažer je předně řídící pracovník. Jeho základním posláním je nalézt takovou formu Facility Managementu (podpory společnosti), při které za akceptovatelných nákladů dochází k nejkvalitnější podpoře všech zaměstnanců společnosti, k optimálnímu zajištění evidence a chodu nemovitostí a majetku (vybavení). Interní Facility manažer, pokud není jako interní koncepce FM zvolena forma insourcingu (zajištění všech služeb vlastními pracovníky), je zodpovědný za:

  • Politiku Facility Managementu
  • Strategické vedení Facility Managementu
  • Nastavení standardů a taktických pokynů
  • Definici jednotlivých procesů a jejich forem měření (KPI)
  • Výběr externích dodavatelů (ve spolupráci s úsekem nákupu)
  • Přesné vyjednání FM smluv a SLA smluv (STN EN 15221 - část 2)
  • Finanční plánování (včetně vytváření návrhů na investiční plány rekonstrukcí a velkých oprav)
  • Kontrolu výkonu a kvalit dodávek externích poskytovatelů
  • Kontrolu plnění finančního plánu a rozpočtu
  • Pravidelných vyhodnocení a doporučení zkvalitnění jednotlivých i celkových procesů

Z výčtů kompetencí interního Facility manažera je patrno, že se musí jednat o koncepčně orientovaného řídícího pracovníka, který musí zvládat strategické, dlouhodobé i střednědobé plánování, finanční plánování, problematiku standardizace, specifikace požadavků na poskytovatele (včetně specifikace jejich měření) a v neposlední řadě musí být schopen efektivně kontrolovat výkon těchto služeb.

Je zde namístě položit si otázku: "Je Facility manažer jiný název pro správce budovy?". Původní funkce správce majetku byla orientována spíše na technický výkon provozu staveb (zajištění chodu technologií, stavební údržbu, čistotu areálu, kvalitní funkčnost prvků budovy a zajištění základních potřeb nájemníků přímo provázaných na nemovitost). Facility manažer je však řídící pracovník na vyšší úrovni řízení. Klasického správce budovy si společnost často nakupuje od externího poskytovatele. Není vyloučeno, aby správce budovy povýšil na Facility manažera, v praxi se to však nestává, protože klasicky provozně orientovaný správce budovy většinou nemá schopnost přeorientovat se na koncepčně orientovaného manažera. Techničtí pracovníci jsou většinou zaměřeni na dokonalé zvládnutí detailu, Facility manažer musí mít strategický nadhled.

Další nezbytnou vlastností Facility manažera je komunikace ve všech jejích formách (forma vyjednávání, jednání se stranami, vysvětlování, přesvědčování, asertivita při jednání s nájemníky, ale i znalost nejmodernějších komunikačních technologií). Facility manažer musí být schopen obhájit kvalitní koncepci Facility Managementu ve vedení společnosti. Bývá často součástí tohoto vedení, avšak jeho oblast je tou poslední, kterou je vedení připraveno řešit. Je proto pouze na jeho komunikačních schopnostech prosadit své potřeby mezi požadavky kolegů z oblasti základního podnikání, obchodu či personalistiky. Na jeho schopnostech často závisí prodloužení životnosti majetku, kvalitní služby a spokojenost zaměstnanců. Česká republika je v produktivitě práce daleko za vyspělými západními zeměmi. Často si klademe otázku proč. Jedním z důvodů nízké produktivity je překvapivě naše "přednost" nejlépe vyjádřená souslovím: "Ferda Mravenec, práce všeho druhu". Není na závadu, že máme zručné a schopné pracovníky, problémem však je, že vedení společností toto považuje za samozřejmé a ponechává na nižších manažerech a pracovnících, aby si vždy a ve všem poradili sami. A oni si poradí, ale za jaký plat! Je proto na Facility manažerovi, aby toto změnil, aby ve společnosti zavedl kvalitní požadavkový systém, který zajistí rychlé přenesení požadavku na příslušnou výkonnou složku (interní či externí) tak, aby se pracovník, který požadavek zadává, mohl plně věnovat své činnosti, na kterou je určen a nemusel spotřebovávat svůj drahocenný čas na nerentabilní zjišťování a hledání. Facility manažer má před sebou nelehký úkol - změnit neefektivní chování většiny pracovníků ve společnosti! Facility manažer však na to nebývá sám. Proto jeho další schopností musí být řízení týmů. Facility Management je zaváděn formou projektového řízení a tak musí i tuto formu koordinace pracovníků a procesů Facility manažer dokonale zvládat.

Souhrnně - kdo je tedy interní Facility manažer. Jedná se o člena vedení společnosti pověřeného integrovaným řízením všech podpůrných procesů ve společnosti. Jeho znalosti musí být všestranné, musí být schopen reagovat na podněty z oblasti ekonomické, stavební, technologické, musí se orientovat ve světě ICT. Je zodpovědný za strategii Facility Managementu, její rozpracování do taktického zadání, zadání výběru externích poskytovatelů a v neposlední řadě kontrolu jejich výkonů. Dlouhodobě musí sledovat rozvoj a plnění strategických cílů a současně sledovat rozvoj FM trhu. Na schopnosti Facility manažera závisí kvalitní správa majetku, "spokojenost" zaměstnanců s chodem společnosti a spokojenost vedení, že zázemí společnosti "běží jak švýcarský hodinový strojek". Facility manažer se stane jedním z nepostradatelných řídících pracovníků v čele společností. A to nejlepší nakonec. Tím, že náplní Facility Managementu jsou převážně služby, je tato pozice přímo předurčena pro ženy. Facility manažer bude v budoucnosti často Facility manažerka.

1.7 Vztah ostatních profesí k Facility manažerovi

Pokud opustíme původní vnímání Facility Managementu jako řízení činností spojených s prostorem a zobecníme jej jako obor, který integruje a řídí všechny služby podporující hlavní činnosti společnosti, pak je důležité, jak má Facility Management (a Facility manažer) možnost ovlivňovat proces výstavby budovy ještě před jejím převzetím do provozu. Zůstaňme prozatím v tradičně vymezených mantinelech a budeme se předně zajímat o služby spojené s provozem nemovitosti (zjednodušeně budovy). Tím se pohybujeme v oblasti, která zajímá i investory, developery, stavebníky a realitní agenty. Tito všichni vnímají Facility managera jako osobu, která vstupuje na scénu v době, kdy se "předávají klíče" od budovy. On je však osobou, která po celou dobu provozování budovy bude partnerem uživatelů, na něj budou směřovat požadavky, on bude hromosvodem všech potíží a problémů. A co je nejhorší, uživatelé budou od něho očekávat, že nalezne dostatečné pole pro úspory (vždyť náklady dnes tíží každého). Jaké pole mu však předchozí účastníci stavebního procesu ponechali. Nejlépe to vyjadřuje graf uveřejněný v "FM bibli" knize "Facility Design and Management Handbook" (nakladatelství McGraw-Hill) na obrázku.

Pokud se na tento graf podíváte, pak pochopíte, že v době "předání klíčů", tj. započetí užívání stavby podle §119 stavebního zákona má Facility manažer k dispozici pouze teoretických 5 - 15% provozních nákladů, které může trochu ovlivňovat svou manažerskou činností. Ostatní provozní náklady byly nevratně stanoveny v dřívějších etapách. Orientace budovy, její poloha vůči terénu, typ konstrukce a zejména volba pláště budovy, typ vytápění, větrání a klimatizace, dispozice a zejména flexibilita užívání to vše předurčuje provozní náklady. Většinu rozhoduje projektant, ale své role zde mají i investoři, developeři a částečně i stavba. A kde je Facility manažer? Čeká, nebo lépe je vykázán do role čekatele. Přitom právě zkušenosti z užívání budov, které měl dříve ve správě, mu dávají možnost přinést "nový vítr" do přípravného, projektového a částečně i realizačního procesu. Proč se tedy všichni brání jeho přítomnosti již v počátcích přípravy stavby. Asi by byla na místě podrobná vědecká studie a vše co zde bude uvedeno je pouze konstrukce autora, ale i ta může nastartovat diskuzi nad tímto problémem a třeba i inspiruje některého investora prosadit si Facility managera do přípravného týmu. Proč tedy není Facility manažer již v počátcích:

  • Předně je to tradice a zvyk, že v projektové etapě Facility manažer (dříve správce nemovitosti) nefiguruje. Mnohé z jeho problematiky si osvojil již v době studia architekt a stavební projektant a ti nemají zájem své zvyky měnit.
  • Náměty Facility manažera by projekt komplikovaly a to není žádoucí. Harmonogram je často napjatý a vše co by ho ohrožovalo je vykázáno.
  • Většina námětů Facility manažera bude směřovat k dlouhodobé efektivitě, která často znamená vyšší jednorázovou investici. Toto je opět nežádoucí.
  • Jedná-li se čistě o developersky "spekulativní" stavbu, která má být obratem prodána, je jednoznačným cílem minimální cena a maximální zisk. Vše co by znamenalo prodražení a nemá krátkodobý efekt (směřující k vyššímu zisku při prodeji) je nežádoucí. I zde by však Facility manažer našel některé prvky, které by stavbu neprodražily a přitom ji provozně zefektivnily.
  • Jedním z příčin absence Facility manažerů v počáteční etapě je i jejich obrovský nedostatek. Většina jich je plně vytížena vlastním provozem, developeři si koncepční Facility manažery "nepěstují" a FM poradci na trhu chybí.

Facility manažer musí být schopný a výkonný, vždy k dispozici, nesmí se vyvyšovat, protože jeho klient je ten, který musí být vidět. Ale pokud je Facility manažer schopný, koncepční i operativní, bude jeho klient více úspěšný a oba z tohoto budou mít prospěch. Pravdou však je, že role Facility manažera by měla začít již při úvaze, jak bude vypadat připravovaná stavba a tak jako kapitán lodi by měl opouštět budovu před jeho destrukcí jako poslední. Určitě si brzy zvykneme na tuto novou komplexní roli Facility manažera.

2 Struktura údržby budov

Nemovitost je vždy kapitálovou položkou, která není-li kvalitně udržována, ztrácí na své hodnotě. Proto je pro vlastníka nemovitosti jedním z prvořadých úkolů zajistit kvalitní údržbu objektu. Tato údržba má tři základní části:

  • Stavební údržba
  • Údržba technologií budovy
  • Údržba výrobních a speciálních technologií (není součástí FM, pokud si to klient výslovně nepřeje - nebudeme dále uvažovat)

2.1 Pozice údržby v hierarchii Facility Managementu

Údržba má ve Facility Managementu nezastupitelnou roli. Jedná se o "řemeslo" na kterém stojí základy oboru. Na první pohled se zdá, že se zde nejedná o služby, o kterých se mluví v definici Facility Managementu, pravdou však je, že každý zásah údržbáře, ať plánovaný, nebo mimořádný je službou majiteli stavby.

ČSN EN 15221 řadí klasické technické údržbové práce do dvou skupin první oblasti FM služeb (Prostor a infrastruktura). Hlavní část údržby spadá do třetí skupiny (Technická infrastruktura). Drobná denní údržba je zařazena do první skupiny (Ubytovací a prostorové služby). I v ostatních skupinách bychom nalezli prvky údržby zajišťované pro příslušné skupiny služeb, ale zde se jedná o minoritní zastoupení, a proto již tyto nebudeme zmiňovat.

Pro přehlednost si uveďme zatřídění FM procesů podle ČSN EN 15221 ve skupině Technická infrastruktura (norma výslovně uvádí zatřídění do 3. úrovně (tzn. 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3…).

1.3 Technická infrastruktura

1.3.1 Správa energií a médií

1.3.1.1 Výroba energií (rekuperace, spalování odpadu, interní zdroje)

1.3.1.2 Instalace/likvidace, evidence a správa měřících uzlů

1.3.1.3 Odečet a zpracování odběru

1.3.1.4 Energetický management (optimalizace)

1.3.1.5 Stanovení/audit energetické náročnosti budov

1.3.2 Správa trvale udržitelného prostředí (životní prostředí)

1.3.2.1 Optimalizace provozu podle zásad LCC (life cycle costing)

1.3.2.2 Zavedení/provoz podle ISO 14000

1.3.3 Provoz a údržba technické infrastruktury (TPS)

1.3.3.1 Zařízení pro dopravu vzduchu (VZT)

1.3.3.2 Výměníky tepla

1.3.3.3 Filtry

1.3.3.4 Zvlhčovače

1.3.3.5 Elementy rozvodu vzduchu

1.3.3.6 Chladicí zařízení

1.3.3.7 Potrubní sítě - rozvody tepla a chladu pro vzduchotechniku

1.3.3.8 Zdroj tepla

1.3.3.9 Zařízení na udržování tlaku

1.3.3.10 Spalovací zařízení

1.3.3.11 Zařízení na odvod spalin

1.3.3.12 Zařízení pro ohřev vody

1.3.3.13 Rozvaděče, regulační zařízení, kompresorová stanice

1.3.3.14 Pohony

1.3.3.15 Potrubní síť a topidla soustav ústředního vytápění

1.3.3.16 Kotelny a sklady paliva

1.3.3.17 Elektrická silnoproudá zařízení

1.3.3.18 Slaboproudá elektrická zařízení

1.3.3.19 Zdvíhací zařízení

1.3.3.20 Doplňková technická zařízení

1.3.3.21 Zdravotní technika

1.3.4 Správa systémů pro provoz a údržbu budov

1.3.4.1 Správa systémů MaR (řídící systém)

1.3.4.2 Správa systémů automatizace řízení budov (řídící systémy)

1.3.4.3 Provoz požadavkových systémů, dispečinků a help desků

1.3.5 Světelné hospodářství

1.3.6.1 Optimalizace světelných zdrojů

1.3.6.2 Údržba/provoz systémů osvětlení

1.3.6.3 Ekologická likvidace vyřazených svítidel (viz 1.3.6.5)

1.3.6 Odpadové hospodářství

1.3.6.1 Třídění odpadu

1.3.6.2 Odvoz a likvidace konzumního/tříděného odpadu

1.3.6.3 Sběr/odvoz/likvidace kuchyňského odpadu

1.3.6.4 Sběr/odvoz/likvidace průmyslového odpadu

1.3.6.5 Sběr/odvoz/likvidace nebezpečného odpadu a baterií

1.3.6.6 Sběr/odvoz/likvidace chemického odpadu

1.3.6.7 Sběr/odvoz/likvidace přírodního odpadu

1.3.6.8 Sběr/odvoz/likvidace radioaktivních odpadů

1.3.6.9 Sběr/odvoz/likvidace odpadu z lapolů (PHM/tukové)

1.3.6.10 Sběr/odvoz/likvidace zdravotnického odpadu

2.2 Procesní charakter údržby

I když je předmětem údržby stavební složka budovy nebo technologie, je vždy topologie údržby stejná:

  • Převzetí díla
  • naplánování pravidelných preventivních údržeb,
  • pravidelná preventivní údržba,
  • revize a předepsané kontroly,
  • operativní (provozní) opravy (podle okamžité potřeby) - též nazývaná reaktivní,
  • havarijní opravy (jedná se o provozní opravy s vysokou prioritou),
  • plánované opravy (běžné a generální),
  • rekonstrukce a přestavby.
  • Likvidace stavby a uvedení terénu do původního stavu.

Pro vlastní údržbu jsou charakteristické základní parametry:

  • Znalost zařízení. K tomu je třeba seznámit se dokonale s dokumentací k zařízení, znát provozní charakter zařízení, účel k čemu slouží, prioritu, jakou má pro provoz a účel budovy. Výrobce v dokumentacích uvádí požadavky na údržbu a seřizování, četnost výměn spotřebních prvků (filtrů, olejů, médií atd.) a požadavek na parametry těchto spotřebních prvků.
  • Znalost nároků na technickou vyspělost a profesní složení obsluhy a údržby.
  • Znalost stupně technického vybavení pro jednotlivé zásahy.
  • Znalost stupně rizika v případě nesplnění některých úkonů, respektive v případě mimořádných havarijních stavů.
  • Znalost případných náhradních řešení pro případy mimořádných situací.
  • Nákladová náročnost jednotlivých operací.

Na základě výše zmíněných charakteristik musí být vypracovány procesní listy (dále PL) údržby. Tyto se liší podle toho, kdo si je pro svoje řízení vypracovává:

  • Na straně odběratele (majitele budovy) postačují rámcové PL, podle kterých bude patrno, kdy má poskytovatel provést jaký úkon a jak bude jeho služba vykazována (KPI). Podklady pro tyto listy bude čerpat od poskytovatele, ale je vždy třeba si tyto podklady alespoň namátkově ověřit. Mnoho poskytovatelů zneužívá neznalost odběratelů a nastavuje si vyšší frekvenci a rozsáhlejší zásahy preventivní údržby, než předepisuje výrobce.
  • Na straně poskytovatele musí být podrobné PL, které přesně popíší každý údržbový úkon. Jedná se o přesný technologický popis údržby.

Při správě a údržbě nemovitostí tak musíme vykonávat minimálně tyto úkony:

  • Taktická fáze:
    • základní nastavení a úprava procesních listů a KPI,
    • tvorba a úpravy provozních řádů, interních předpisů, povinností/pravomocí řídících pracovníků,
    • příprava nových SLA (+ příslušných KPI),
    • sestavení a aktualizace harmonogramů pravidelné údržby (revizí, inspekcí …),
    • sestavení a aktualizace požadavků na pravidelné reportování a hlášení,
    • vyhodnocení reportů - návrh a odsouhlasení úprav procesů pro další období,
    • příprava integrovaných manažerských reportů pro vedení společnosti,
    • kontrola aktuálnosti dat v CAFM systému, požadavkovým systému a ostatních databázích (v prvotní fázi jejich naplnění).
  • Provozní fáze:
    • výkon a kontrola pravidelné údržby (revizí, inspekcí) v souladu s aktuálním plánem,
    • výkon a kontrola plánovaných oprav a rekonstrukcí,
    • výkon a kontrola mimořádných oprav (na základě zjištění pravidelné údržby, revizí a havárií),
    • výkon a kontrola havarijních zásahů,
    • výkon a kontrola dispečinků a dohledů,
    • pohotovostní činnost (údržba, úklidy, PO a ostatní servisy),
    • výkon a kontrola služeb pro uživatele (nájemníky, zaměstnance…),
    • převzetí a zpracování (postoupení nebo zamítnutí) požadavku,
    • zavedení dat do ICT systému získaných při realizaci výkonu (z ručních záznamů),
    • kontrolní činnost + návrhy opatření,
    • provozní (denní či krátkodobé) reportingy.

2.3 Plánovaná preventivní péče

Plánovaná preventivní údržba (PPM = Plan Preventive Maintenance) je základem údržby Facility Managementu. Kvalitní plánovaná údržba snižuje četnost reaktivní a havarijní údržby. Podkladem pro sestavení harmonogramů PPM jsou požadavky výrobce na údržbu zařízení respektive historické zkušenosti provozovatele (v případě odlišnosti od doporučení výrobce, měly by být tyto provozovatelem doloženy a měly by podléhat odsouhlasení majitele stavby). V případě, kdy dochází ke zvýšené četnosti poruch, lze periodicitu zkrátit a tak předcházet provozním poruchám. Každý, kdo připravuje PPM, musí znát požadavky zařízení na spotřební materiál a včas objednat tyto prostředky na sklad.

2.4 Reaktivní a havarijní údržba

I při zachování veškeré prevence dochází při provozu budova a technologií k poruchám a havarijním situacím. Takovéto poruchy mohou mít charakter provozní poruchy s nízkou prioritou (protékající záchod, kapající kohoutek, nesvítící žárovka, nefunkční vyústek vzduchotechniky apod.), ale existují též poruchy, které vyžadují okamžitý zásah a nápravu (někdy se toto provádí dvoufázově - v první fázi se zamezí šíření poruchy a provizorně se zařízení zprovozní, v druhé fázi se pak s konečnou platností uvede do plně funkčního a esteticky původního stavu).

Podle účelu stavby lze havarijní zásahy provádět externí zásahovou četou, která v předem stanovených termínech dorazí do budovy, v některých provozech však je třeba držet non stop (7/24) službu. Tito pracovníci však vykonávají náhradní činnosti (PPM zásahy, kontrolní obchůzky, úklidy a čištění technologií, dozor na technickém dispečinku atd.) a systémem alarmu jsou odvoláni k okamžitému zásahu. Toto zlevňuje jejich náklady a je na poskytovateli údržbové služby aby nalezl nejefektivnější využití těchto pracovníků. Vždy je však potřeba pečlivě zvážit, zda je přítomnost havarijní čety v budově bezpodmínečná. Souběh více havárií se vyskytuje velice zřídka a tak společná havarijní četa FM poskytovatele pro více klientů může výrazně zlevnit FM službu (je vhodné zpětně vyhodnotit četnost havarijních zásahů a případné rozhodnutí pro vlastní havarijní četu časem přehodnotit).

2.5 Požadavkový systém v rámci údržby

Vrátíme-li se ke čtyřem oblastem Facility Managementu uvedeným hned v počátku tohoto článku, pak se minulé řádky věnovaly zejména prvním dvěma oblastem (správě prostor a údržbě technologické infrastruktury). Pro každého zaměstnance je však nejcitelnější oblastí zajišťování služeb. Počítačové systémy označované jako CAFM (Computer Aided Facility Management) nabízejí tak zvané "Požadavkové moduly" jako své subsystémy. Tyto bývají integrovány do tzv. Help Desků a bývají provázány na všechna relevantní evidenční data. Jsou-li takto zabudovány do jednotného prostředí, umožňují snazší identifikaci uživatele (pomoc pro dispečera), jeho implicitní lokalitu a jeho standardům odpovídající vztah k prostorám či vybavení, takže sestavit požadavek je snazší vzhledem k nabízeným volbám. Jednotná evidence v prostoru umožňuje spolu s postupně doplňovanou znalostní databází centralizovat dispečink do jediné lokality (dispečeři identifikací uživatele a budovy snadno získají mnoho dalších doplňkových informací, které pomohou rychleji směřovat požadavek k vyřízení, jednotně jsou přiřazeny náklady a jednotně elektronicky mohou být vyřizovány objednávky a fakturace vlastním či outsourcovaným službám). Facility manažeři jednotlivých budov jsou tím postupně uvolněni od záplavy telefonátů a osobních intervencí a manažeři budov se tak mohou více věnovat proaktivním činnostem (řízení, plánování a zvyšování kvality), než se věnovat činnostem reaktivním.

Jaké požadavky mohou vznášet obyvatelé budov na CAFM systém:

  • Požadavky na údržbu a technologické opravy. Pravidelná údržba je z části předepsána výrobcem či přímo legislativními předpisy (například revize) nebo ji technici vykonávají na základě dlouholeté zkušenosti a znalosti provozu. CAFM systémy proto evidují souhrn pravidelných údržeb a oprav, které v zadaných intervalech generují jednorázové požadavky. Tyto se zobrazí na obrazovce spolu s jednorázovými požadavky z titulu nálezů při kontrolních obhlídkách nebo při konkrétních poruchách či haváriích. Pravidelné požadavky mohou být do těchto registrů zaváděny i na základě požadavku enviromentálních aspektů (ISO 14 000), bezpečnostních kontrol (OHSAS 18 000) apod.
  • Jednotlivé požadavky na služby pro zaměstnance (uživatele budov) do systému zavádějí buď přímo zaměstnanci nebo dispečeři nebo je zapisují jednotliví Facility manažeři či jiní oprávnění pracovníci FM úseku, na které se obracejí jednotliví zaměstnanci (uživatelé budov) se svými potřebami. Rozsah typů požadavků však může být stále rozšiřován (předně se jedná o činnosti, které FM dodavatel přímo zajišťuje, dále však lze zaznamenávat i požadavky, které FM dodavatel pouze zprostředkovává, pro evidenci či pozdější vyhodnocení je však záznam v dispečinku velkým přínosem). Help Desky a jednotná forma evidence a vyřizování požadavků (žádostí o služby) navíc zvyšuje firemní kulturu.
  • Integrovaný dispečink je dalším stupněm integrace, kde požadavkové systémy jsou propojeny s technologickým dispečinkem, oba dispečinky (jak technologický, tak i požadavkový) mohou být integrovány do jedné místnosti. Veškeré požadavky jsou pak jednotně evidovány a vykazovány. To vede k vyšší operativnosti, zastupitelnosti a v neposlední řadě i k sjednocení sledování nákladů na jednotku.

Schéma takovéhoto integrovaného dispečinku je zobrazeno v grafické podobě.

2.6 Měření výkonu a kvalita údržby

FM-smlouva by měla definovat požadované výsledky na výstupu (např. klíčové výkonové ukazatele úrovně služeb tzv. KPI) a jejich omezení, nikoliv detailní popis úloh, které mají být splněny.9

Z uvedené citace z EU normy je patrný významný posun ve vnímání služeb. Současný standard služeb je nastaven na "akceptovanou" míru kvality služby a nejsou nastaveny parametry, které by odrazily skutečný výkon a kvalitu provedení v odměně poskytovateli. Mnozí správci majetku a Facility manažeři toto obcházejí tím, že přesně popisují, jak očekávají průběh realizace služby. Tím ovšem nikterak nestanovují kvalitu výstupu.

Nová EU norma a nové zkušenosti Facility manažerů ukazují, že postup realizace služby by měl být ponechán na FM poskytovateli. Objednatel (klient) by si však měl velice dobře stanovit, co očekává na výstupu služby, toto přesně popsat a ohodnotit případné nedostatky penalizačním koeficientem. Tomuto koeficientu se říká klíčový výkonnostní hodnotitel KPI (Key Performance Indicator) a vyjadřuje výkon a kvalitu dodávky.

KPI by se měl skládat z tzv. tvrdých aspektů, které jsou přesně číselně vyhodnotitelné (např. četnost poruch, rychlost reakce, teplota prostředí atd.). Tyto aspekty by měly tvořit cca 80% všech nastavených KPI. Optimální formou generování těchto KPI je přímé vyhodnocení z CAFM systému (například z požadavkových modulů, z technologických monitoringů, z přístupových systémů apod.). Zbylých 20% KPI lze stanovovat na základě přesně definovaných "pocitů" uživatelů, osobního vnímání klienta na poskytování služby apod. Čím přesněji jsou stanoveny "mantinely" tohoto vnímání, tím objektivnější je i výsledné KPI. Pro praktické použití není vhodné stanovovat si složitou stupnici, postačují stupně od 0 - 3, respektive 0 a 1 pro vyjádření provedeno/neprovedeno. Toto pak bývá doplněno například měsíčním KPI vykázaným na základě četnosti neshod.

KPI se stává nezbytným prvkem, který významně odlišuje dřívější správu majetku od současného vnímání Facility Managementu. K jeho stanovení je však nezbytné provést kvalitní analýzu, stanovit si co od služby očekáváme, co jsme ještě schopni akceptovat a podle toho KPI nastavit.

3 Poznámky, povinnosti vlastníků budov ve vztahu k zařízením techniky prostředí staveb a praktické příklady

Potřebné vybavení kompetentního poskytovatele služeb Facility Managementu v oblasti technické správy budov

Z předcházejícího textu je zřejmé, že rozsah znalostí, dovedností a zkušeností zaměstnanců firem, které služby Facility Managementu v oblasti technické správy budov kvalitně poskytují, musí být nebývale široký. Slovník systémů kvality vyjadřuje tento souhrn atributů formulací "kompetentnost zaměstnanců".

Ruku v ruce s tím musí jít i technické a materiálové zázemí takovéto firmy, neboť zákazníci již začínají odmítat praxi, při které si poskytovatel služeb Facility Managementu najímá další odborné obchodní subjekty na speciální činnosti, se kterými si neví rady. V očích zákazníka (majitele budovy) se takováto firma potom stává pouhým překupníkem, prostředníkem, který proces správy zařízení zbytečně prodražuje. Namnoze pak dochází k tomu, že primární zákazník si v těchto případech najímá jiné specializované firmy sám a uvažuje i o rozvázání smlouvy na poskytování služeb, třeba i nazývaných Facility Managementem.

Pokud se týká kompetentnosti zaměstnanců firmy, poskytující služby technické správy budov, je nutno přihlédnout k tomu, že technická zařízení budov obecně sestávají v zásadě ze strojních a elektrických agregátů a nic tedy nebrání tomu, aby strojní zámečník pracoval úspěšně na příklad při údržbě klimatizace stejně efektivně jako třeba při opravách zdravotně technických instalací či mobiliáře. Postavení provozního elektrikáře a dalších profesních pracovníků je v tomto ohledu obdobné. Zároveň je nutno respektovat potřebu zvláštních kvalifikací, které jsou podmíněny zvláštním zaškolením a vydáním periodicky ověřovanými osvědčeními (na příklad topiči kotlů, opraváři zdvihacích zařízení, revizní pracovníci všeho druhu atd.).

Je tedy v zájmu provozovatelských firem mít mezi svými zaměstnanci více méně univerzální pracovníky se svářečským oprávněním, topičským průkazem, osvědčeními o absolvování kurzů obsluhy klimatizace, chladících zařízení, tlakových nádob i měření a regulace. K nim patří samozřejmě elektrikáři s kvalifikací alespoň podle §6 vyhl. 50/1978 Sb. a technik středoškolák /či více/ oboru elektro-slaboproud, schopný samostatně opravovat systémy a přístroje měření a regulace. Tyto kvalifikace je potřebné udržovat a přezkušování některých z nich je dokonce povinné.

Manažer provozu by měl tedy sestavovat na každý rok plán potvrzování a zvyšování kvalifikace každého zaměstnance. Přitom zkontroluje, zda některá z dosažených kvalifikací neztrácí platnost a uvažuje o rozšíření universálnosti kvalifikace každého z pracovníků. Ve firmách, které dbají zásad rozvoje lidských zdrojů, bývá obvyklé, že každý z provozních zaměstnanců absolvuje každoročně alespoň jeden kurz nebo složí některou z kvalifikačních zkoušek. Kromě externího školení se v provozu organizuje školení interní v rozsahu 30 - 50 hodin ročně. Zde se aplikují nabyté znalosti a dovednosti přímo na zařízení, procvičují se reakce na simulované poruchy a pracovníkům se dává možnost vyplnit si mezery ve vědomostech. Školení má být zakončováno přezkušováním či testem, které mají mít vliv na osobní hodnocení pracovníků.

Vzhledem k okolnosti, že zvláště provoz zařízení techniky prostředí, jak je definováno výše, vyžaduje od obsluhovatelů znalosti v širokém rozsahu, je možno doporučit, aby osnovy odborných kursů zahrnovaly m.j. následující témata:

  • Zákonné měrové jednotky, používané při provozu klimatizace a jednotky související
  • Vlhký vzduch a změny jeho stavu
  • Charakteristika mikroklimatických podmínek a úkoly klimatizace
  • Klimatizační zařízení
  • Přehled klimatizačních soustav
  • Části klimatizačních zařízení
  • Zdroje a distribuce tepla
  • Zdroje a distribuce chladu
  • Úprava vody pro vodní okruhy klimatizačních zařízení
  • Tlakové nádoby stabilní
  • Automatická regulace a řídicí systémy
  • Zásady provozu a údržby zařízení techniky prostředí a ostatních technických zařízení budov
  • Dokumentace provozu souboru technických zařízení budov

Příklad základního pracovního postupu agendy odstraňování závad a poruch technického zařízení budov

V dalším textu je tedy uveden příklad v praxi osvědčeného základního pracovního postupu jedné z nejdůležitějších činností, kterou je agenda odstraňování závad a poruch technického zařízení budov. Příklad je alternativně nastaven jak na model, pracující s operativním způsobem řízení, založeném na funkci technického dispečinku, vybaveném všemi dostupnými technickými nástroji, tak i na nejjednodušší variantě, která spočívá ve využití služeb recepce (vrátnice) budovy pro přenos informací a nutnou evidenci. Tato jednodušší varianta je vyznačena kurzívou.

3.1 Definice

3.1.1 Závada na zařízení je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost, nebo v malé a únosné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob nebo snižuje jeho estetické parametry nebo jejíž trvání je příčinou snížení jeho životnosti, avšak výskyt těchto jevů není natolik závažný, aby bylo nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.

3.1.2 Porucha zařízení je taková změna technických, energetických, vzhledových či bezpečnostních podmínek zařízení (systému), která omezuje jeho výkonnost tak, že zařízení (systém) není možné či účelné provozovat, nebo zvyšuje jeho hlučnost či energetickou náročnost tak, že zařízení (systém) není únosné a účelné provozovat, nebo ve značné míře zvyšuje riziko poškození zdraví osob nebo výrazně snižuje jeho estetické parametry a výskyt těchto jevů je natolik závažný, že je nutno zařízení (systém) okamžitě vyřadit z provozu.

3.2.1.3 Havarijní porucha zařízení je taková událost, která je charakterizována změnami, uvedenými v odstavci 3.2.1.2. avšak vyvolává rizika ohrožení života a zdraví osob nebo velké hmotné škody nebo obojího současně.

3.2 Odstraňování závad a poruch

Odstraňování závad a poruch se organizuje na několika úrovních, při čemž je vždy vymezena osobní odpovědnost příslušných zaměstnanců za odstranění závady či poruchy v normovaném čase. Veškeré informace o závadách se předávají pouze technickému dispečinku, kde dispečer ve službě bezprostředně rozhodne o způsobu odstraňování každé ze závad.

Alternativně:

Veškeré informace o závadách se předávají pouze službě na recepci kde recepční ve službě bezprostředně předá informaci určenému pracovníkovi technického oddělení.

3.2.1 Zdroje hlášení o závadě:

  • především zaměstnanec technického oddělení společnosti a zvláště pak směnová služba,
  • zaměstnanec společnosti mimo technické oddělení,
  • osoba, související s klientem společnosti,
  • údaje sdělovačů soustavy ovládání, měření a regulace.

3.2.2 Způsoby sdělení informace o závadě či poruše technickému dispečinku (recepčnímu ve službě)

  • prostřednictvím zavedeného požadavkového systému,
  • prostřednictvím intranetu buď standardní šablonou, nebo volnou zprávou,
  • telefonicky,
  • písemně,
  • osobním sdělením.

3.2.3 Cílené vyhledávání závad a poruch technického zařízení organizuje dispečer ve službě (vedoucí technického oddělení) prostřednictvím zaměstnanců směnové služby.

Uvedená metodika se netýká závad a poruch, zjištěných v souvislosti s plněním plánu kontrol, inspekcí, zkoušek a preventivního ošetřování zařízení.
Tyto události jsou předmětem záznamů o preventivním ošetřování zařízení.

Pro řízení, sledování stavu opravy a následná vyhodnocení je nezbytné všechny požadavky evidovat. Je-li ve společnosti zaveden požadavkový systém (jako součást CAFM systémů), je toto integrováno v tomto systému. V případě, že firma takovýto systém neprovozuje, může se spojit s dodavateli takovýchto systémů a zprovoznit internetovou formu tzv. ASP řešení (data včetně obslužných programů jsou spravována na systémech IT společnosti, přístup je pomocí klasických internetových průzkumníků (explorerů) a je zajištěn přístupovými hesly).

Po obdržení informace o závadě či poruše zaeviduje dispečer ve službě (recepční ve službě) obsah informace do registru závad a poruch v elektronické podobě, (eventuálně provizorně do knihy závad a poruch). Každá závada a porucha se eviduje v samostatné šabloně (samostatném řádku), aby bylo možno vést průběžně záznamy o průběhu jejího odstraňování.

Po dobu zavádění této metodiky se níže uvedeným způsobem registrují i závady a poruchy, o nichž jsou informace získávány ze sdělovačů soustavy řízení, měření a regulace.

3.2.4 Registrace každé závady a poruchy zahrnuje její evidenci a popis průběhu jejího odstranění.

Registrace závady a poruchy obsahuje tyto údaje:

  • Evidence:
    • datum a čas, kdy dispečer ve službě (recepční ve službě) informaci o závadě či poruše obdržel a zaevidoval,
    • název (jméno, specifikace) zdroje informace o závadě či poruše,
    • jméno dispečera ve službě (recepčního ve službě), který informaci o závadě či poruše hlášení zaevidoval
    • obsah informace (doslovný text, i když zjevně neodpovídá skutečnosti),
    • skutečný stav události podle hlášení vyslaného zaměstnance směnové služby,
    • jméno zaměstnance směnové služby, který skutečný stav zjistil a ověřil, s údajem času, kdy ověření proběhlo.
  • Popis průběhu odstranění:
    • postup odstranění závady či poruchy, způsob, datum, čas, jméno zaměstnance, který závadu odstranil a popis způsobu odstranění,
    • elektronický záznam o závadách a poruchách, neodstraněných v době služby aktuální provozní směny (v průběhu běžného dne) v registru trvajících závad a poruch (eventuální vyřazení poruchové karty po jejich zavedení),
    • jméno zaměstnance, kterému byla závada ohlášena v případě jejího neodstranění v době služby aktuální provozní směny s časovým údajem a způsobem (intranet, telefon, písemně, osobně) tohoto ohlášení.
Cílem registrace poruch a závad je úplný a aktuální výkaz zjištěných, trvajících a odstraněných závad a poruch vedených technickým dispečinkem (recepcí).
Organizace registrace, tedy i odstraňování závad a poruch (je-li zaveden dispečerský způsob) je ve výlučné kompetenci dispečera ve službě (evidence recepčního ve službě), takže i každý ze zaměstnanců technickoprovozního oddělení jakmile závadu či poruchu zjistí, neprodleně především podá příslušnou informaci o závadě či poruše zařízení dispečerovi ve službě (recepčnímu ve službě) a dále se v této záležitosti řídí jeho pokyny (pracovními postupy či příkazy nadřízeného).

3.2.5 Řešení případu

Ihned po evidenci hlášené závady či poruchy vyšle dispečer ve službě (pověřený zaměstnanec technického oddělení) v nejkratší možné době ke zjištění a ověření skutečného stavu hlášené závady či poruchy zaměstnance v operativní službě, který ihned podá zpětné hlášení o rozsahu závady či poruchy a o případných dalších podrobnostech. Obsah tohoto zpětného hlášení zapíše dispečer ve službě (recepční ve službě) do příslušné buňky šablony (knihy) závad a poruch, do které se uvádí skutečný stav.

Po uvážení rozsahu závady či poruchy dispečer ve službě (pověřený zaměstnanec technického oddělení) rozhodne, zda ji odstraní provozní směna, či zda to není v jejích silách. Lhůta ke zjišťování rozsahu hlášených závad má být co nejkratší - nejdéle do deseti minut. Malé provozní závady či poruchy, které omezují užívání technického zařízení budov, mají být odstraněny podle možností do patnácti až šedesáti minut.

Odstraňování závad a poruch takového rozsahu, které vyžaduje nasazení více zaměstnanců, po případě i rozličných kvalifikací, které provozní směna nezahrnuje, organizuje dispečer ve službě (pověřený zaměstnanec technického oddělení) předáním události vedoucímu příslušného oddělení (příslušnému vedoucímu technikovi), v jehož správě se předmětné zařízení nachází a který dále upřesňuje organizaci prací a sjednává eventuální materiálové zajištění a připomoci, a to i formou outsourcingu.

Pokud je zřejmé, že se závadu či poruchu nepodaří odstranit po dobu trvání aktuální provozní směny, ve které byla evidována, vyhotoví se elektronický záznam o závadách a poruchách, neodstraněných v době služby aktuální provozní směny v registru trvajících závad a poruch (eventuální vyřazení poruchové karty po jejich zavedení).

Povinností dispečera ve službě (recepčního ve službě) je i každodenní urgence a zjišťovaní situace v odstraňování závad a poruch, evidovaných elektronickým záznamem o závadách a poruchách, neodstraněných v době služby aktuální provozní směny v registru trvajících závad a poruch (eventuální vyřazení poruchové karty po jejich zavedení). Takto je zajištěno, že žádná trvající závada či porucha nebude opomenuta, a že pro každou z nich jsou stanoveny postupné kontrolní termíny, ve kterých probíhá kontrola a hodnocení postupu jejího odstraňování.

3.3 Povinné úkony vlastníků staveb ve vztahu k vyhrazeným technickým zařízením v budovách

Vyhrazenými technickými zařízeními jsou zařízení se zvýšenou mírou ohrožení zdraví a bezpečnosti osob a majetku. Tato zařízení podléhají dozoru podle zákona č. 174/1968 Sb. ve znění pozdějších předpisů, o státním odborném dozoru nad bezpečností práce. Jsou to technická zařízení tlaková, zdvihací, elektrická, plynová a v jaderné energetice.

3.3.1 Vyhrazená tlaková zařízení

Platné předpisy a normy
  • Nařízení vlády č. 352/2000 Sb., kterým se mění některé vyhlášky ministerstev a jiných správních úřadů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 18/1979 Sb., ze dne 22. ledna 1979, kterou se určují vyhrazená tlaková zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti
  • Vyhláška ČÚBP č. 48/1982 Sb., kterou se stanoví základní požadavky k zajištění bezpečnosti práce a technických zařízení ve znění pozdějších předpisů. V §168, 169, 170 jsou společná ustanovení pro kotle a v §173 tlakové nádoby stabilní §174 tlakové nádoby k dopravě plynů

ČSN 69 0012 Tlakové nádoby stabilní. Provozní požadavky, stanoví provádění revizí a zkoušek tlakových nádob stabilních a jejich výstroje, pro které platí ČSN 69 0010, 69 0711 a 69 0712.

ČSN 69 0012 má změnu: a 9.89, 2 6.92 a 3.9.99, 4.2000

ČSN 07 0710 - Provoz, obsluha a údržba praních a horkovodních kotlů. Změna 5.77

Vyhrazenými tlakovými zařízeními ve smyslu uvedené vyhlášky jsou:

  • parní a kapalinové kotle, jejichž, konstrukční přetlak nepřesahuje 0,07 MPa a teplota pracovní látky převyšuje bod varu při tomto přetlaku. Kotle se dělí do 4. tříd.
  • tlakové nádoby stabilní (dále TNS), jejichž nejvyšší pracovní přetlak přesahuje 0,07 MPa a které obsahují plyny, páry nebo žíravé, jedovaté a výbušné kapaliny o jakékoliv teplotě nebo jakékoliv kapaliny o teplotě převyšující jejich bod varu při přetlaku 0,07 MPa. Tlakové nádoby se člení do skupin A a B podle nejvyššího pracovního přetlaku a součinu nejvyššího pracovního přetlaku a objemu. To je tzv. bezpečnostní součin.
  • kovové nádoby k dopravě plynů (nádoby na plyny), jejichž kritická teplota je nižší než + 50 °C, nebo plyn, u nichž při teplotě + 50 °C je absolutní tlak par vyšší než 0,3 MPa.

Revize a zkoušky provozovaných kotlů a tlakových nádob smí provádět pouze revizní technik. Způsob, termíny a případy provedení revizí stanoví technické normy.

Druhy revizí a zkoušení nádob

výchozí revize se provádí před uvedením nádoby do provozu. O výsledku výchozí revize musí být sepsána revizní zpráva, která je přílohou pasportu tlakové nádoby;

provozní revize se provádějí při provozu s přihlédnutím k druhu, konstrukci, stavu a stáří nádoby, provozní tekutině a provozním podmínkám nádob, ve lhůtách:

  • první provozní revize do dvou týdnů po zahájení provozu nádoby,
  • další revize nejméně jednou ročně a nejméně jednou za dva roky u nádob chladících věží,
  • vnitřní revize je nutno provádět ve lhůtě ne delší pěti let s přihlédnutím k druhu, konstrukci, stavu a stáří nádoby, provozní tekutině a provozním podmínkám.
  • u nádob, které jsou součástí pojízdných hasicích přístrojů, se provádí nejpozději jednou za 9 let.
  • zkouška těsnosti musí být provedena po každé vnitřní revizi a dalších úkonech, které jsou přesně uvedeny v čl. 107 ČSN 69 0012;
  • tlaková zkouška se prokazuje pevnost a těsnost nádoby při zkušebním přetlaku 1 x za 9 let od předcházející tlakové zkoušky, pokud v pokynech pro uvádění nádob do provozu není uvedena lhůta kratší.

Výsledky revizí a zkoušek nádob se zapisují do revizního deníku nebo se vypracuje revizní zpráva.

Provoz a obsluhu nádob zajišťují:

Pracovník zodpovědný za bezpečný a hospodárný provoz nádob - pracovník, prokazatelně určený provozovatelem nádob.

Obsluha nádob - pracovník pověřený provozovatelem obsluhou nádob.

Uvedené osoby musí 1 x za 3 roky školení o obsluze tlakových nádob stabilních.

Revize a zkoušky uvedených zařízení smí provádět pouze revizní technik. Revizní technik musí mít pro provádění revizí a zkoušek kotlů a tlakových nádob osvědčení o odborné způsobilosti vydané orgánem dozoru na základě vykonané zkoušky.

3.3.2 Vyhrazená elektrická zařízení

Platné předpisy a normy

  • Nařízení vlády č. 352/2000 Sb., kterým se mění některé vyhlášky ministerstev a jiných správních úřadů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 73/2010 Sb., kterou se určují vyhrazená elektrická zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti
  • Vyhláška ČÚBP č. 48/1982 Sb., kterou se stanoví základní požadavky k zajištění bezpečnosti práce a technických zařízení, ve znění pozdějších předpisů

ČSN 33 1500 - Elektrotechnické přepisy. Revize el. zařízení

ČSN 33 2000-3 Elektrotechnické předpisy - Elektrická zařízení. Stanovení základních charakteristik 8.95

a další normy ČSN 33 2000, které jsou rozlišeny podle druhu číslem za pomlčkou.

Pro účely revizí se budovy dělí na:

A - budovy bez nebezpečí výbuchu

B - budovy s nebezpečím

C - budovy podléhající vrchnímu dozoru orgánů státní báňské správy

Druhy revizí a kontrol

Revize elektrických zařízení se dělí na výchozí a pravidelné. Základní normou pro provádění revize elektrických zařízení ve smyslu ČSN 33 0010 a zařízení před účinky atmosférické a statické elektřiny je ČSN 33 1500. Účelem revize elektrických zařízení je ověřování jejich stavu z hlediska bezpečnosti. Požadavky bezpečnosti se považují za splněné, pokud elektrické zařízení odpovídá z hlediska bezpečnosti příslušným normám.

Výchozí revize:

Nová elektrická zařízení je možno uvést do provozu jen tehdy, byl-li jejich stav z hlediska bezpečnosti ověřen výchozí revizí, popř. ověřen a doložen dokladem v souladu s požadavky stanovenými zvláštními předpisy, např. protokol o kusové zkoušce výrobce, osvědčení o jakosti a kompletnosti nebo atest podle hospodářského zákoníku, označení státní značkou jakosti, značkou prvního stupně jakosti, schvalovací nebo certifikační značkou podle zákona.

Organizace smějí provádět revize, montáž, opravy a údržbu zařízení, vyrábět rozvaděče nízkého napětí dodavatelským způsobem jen na základě oprávnění. Oprávnění vydává orgán dozoru (inspektorát bezpečnosti práce, popř. obvodní báňský úřad) v jehož působnosti má organizace sídlo, popř. trvalý pobyt, a to na základě písemné žádosti organizace. Orgán státního dozoru při ověřování odborné způsobilosti organizace zjišťuje, zda její technická úroveň a odborná způsobilost jejích zaměstnanců poskytují záruku, že činnost s ohledem na rozsah požadovaného oprávnění bude odpovídat požadavkům bezpečnosti práce a technických zařízení. Ověřování odborné způsobilosti pracovníků v elektrotechnice se provádí v souladu s vyhláškou ČÚBP č. 50/1978 Sb., ve znění pozdějších předpisů (č. 98/1982 Sb.).

Pro provádění výchozí revize elektrických zařízení musí být předloženy podklady:

  • dokumentace el. zařízení odpovídající skutečnému provedení,
  • protokoly o určení prostředí, pokud nejsou součástí dokumentace ČSN 33 2003,
  • písemné doklady o provedení výchozích revizí částí elektrického zařízení,
  • záznamy o provedených zkouškách, kontrolách a měření provedených na elektrickém,
  • zařízení před jeho uvedením do provozu,
  • písemné záznamy o provedených opatřeních a kontrolách v případě prací prováděných, podle čl. 2.2 ČSN 33 1500,
  • doklady stanovené příslušným předpisem čl. 2.1 ČSN 33 1500.

Pravidelná revize

Provozovaná elektrická zařízení, kromě zařízení uvedených v čl. 3.2 ČSN 33 1500, musí být pravidelně revidována nejpozději ve lhůtách, které jsou závislé na umístění elektrického zařízení v prostoru se zvýšeným rizikem ohrožení osob podle tab. 1b ČSN 33 1500 a podle druhu prostředí v prostoru, ve kterém je elektrické zařízení umístěno (tab. 1a).

Umístění el. zařízení
revizní lhůta v rocích
prostory určené ke shromažďování více než 250 osob
2
zděné obytné a kancelářské budovy
5
rekreační střediska a mateřské školy, jesle a jiná ubytovací zařízení
3
stavby nebo části staveb provedené za stav. hmot stupně C2,C3
2
pojízdné a převozné prostředky
1
prozatímní zařízení staveniště
0,5
Lhůty pravidelných revizí zařízení pro ochranu před účinky atmosférické a statické elektřiny
 
stavby s prostory s prostředím s nebezpečím výbuchu nebo požáru
2
ostatní
5

Pravidelná revize musí být provedena nejpozději v roce, do kterého spadá konec stanovené lhůty od doby provedení poslední revize. Netýká se lhůt kratších než 1 rok. Pro provádění pravidelných revizí platí vždy nejkratší ze lhůt stanovených podle druhu prostředí a podle druhu prostoru se zvýšeným rizikem ohrožení osob, ve kterém je zařízení umístěno.

Po provedení revize musí být vystavena zpráva, která musí obsahovat:

  • určení druhu revize ( výchozí, pravidelná),
  • vymezení rozsahu revidovaného zařízení
  • soupis použitých přístrojů,
  • soupis provedených úkonů,
  • soupis zjištěných závad
  • datum zahájení a ukončení revize, vypracování a předání revizní zprávy
  • jméno a podpis revizního technika s jeho evidenčním číslem
  • naměřené hodnoty, pokud nejsou obsaženy v dokladech použitých pro sestavení revizní zprávy.

Ve zprávě o revizi musí být uvedeno, zde elektrické zařízení je z hlediska bezpečnosti schopné provozu. Zpráva o výchozí revizi musí být uložena trvale až do zrušení elektrického zařízení. Zpráva o pravidelné revizi musí být uložena nejméně do vyhotovení následné zprávy o pravidelné revizi.

Pro provádění pravidelných revizí el. zařízení musí být předloženy podklady:

  • dokumentace el. zařízení odpovídající skutečnému provedení,
  • protokoly o určení prostředí, pokud nejsou součástí dokumentace ČSN 33 2000-3,
  • zásady pro údržbu elektrického zařízení tj. provádění kontrol, revizí, měření a zkoušek,
  • záznamy s výsledky provedených kontrol podle řádu preventivní údržby s podpisem pověřeného pracovníka,
  • zpráva o předchozí revizi,
  • záznamy o provedených kontrolách při pracích prováděných ve smyslu čl. 2.3.2.6 a 2.7 ČSN 33 1500,
  • doklady z dozorové činnosti orgánu státního odborného technického dozoru.

Po provedení revize musí být vystavena zpráva, která musí obsahovat:

  • určení druhu revize (výchozí, pravidelná),
  • vymezení rozsahu revidovaného zařízení,
  • soupis použitých přístrojů.

Výchozí a pravidelné revize uvedených zařízení smí provádět pouze revizní technik. Je to osoba, která má pro tuto činnost osvědčení vydané orgánem dozoru (ITI) na základě vykonané zkoušky. Revizní technik musí mít v souladu s vyhláškou ČÚBP č. 50/1978 Sb., ve znění pozdějších předpisů osvědčení podle §9. Ve zprávě o revizi musí být uvedeno, zde elektrické zařízení je z hlediska bezpečnosti schopné provozu. Zpráva o výchozí revizi musí být uložena trvale až do zrušení elektrického zařízení. Zpráva o pravidelné revizi musí být uložena nejméně do vyhotovení následné zprávy o pravidelné revizi.

3.3.3 Vyhrazená plynová zařízení

Platné předpisy a normy

  • Vyhláška ČÚBP č. 85/1978 Sb., o kontrolách, revizích a zkouškách plynových zařízení, ve znění pozdějších předpisů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 21/1979 Sb., ze dne 22. ledna 1979, kterou se určují vyhrazená plynová zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti
  • Vyhláška ČÚBP č. 48/1982 Sb., kterou se stanoví základní požadavky k zajištění bezpečnosti práce a technických zařízení, ve znění pozdějších předpisů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 554/1990 Sb., ze dne 7. prosince 1990. Druhy revizí a kontrol

Revize zařízení jsou výchozí a provozní. Výchozí revize se provádí na každém zařízení před uvedením zařízení do provozu. Pro provozní revize musí být zpracován harmonogram revizí nejméně na tříleté období v souladu s ČSN 38 6405 Plynová zařízení - zásady provozu.

Kontrola zařízení se provádí jednou za rok; v případě, že technický stav zařízení nebo provozní zkušenosti vyžadují častější kontroly, nařídí vedoucí organizace jejich provádění v kratších termínech. Kontroly zařízení se provádějí nejméně 1 x za rok. Kontrola musí být provedena do konce kalendářního měsíce, ve kterém projde její lhůta. Kontrolou plynových zařízení pověří organizace pracovníka, který prokazatelně ovládá bezpečnostní předpisy pro obsluhu kontrolovaného zařízení, bezpečnostní předpisy související, požární řád a poplachové směrnice a který je zaškolen v obsluze zařízení.

3.3.4 Vyhrazená zdvihací zařízení

Platné předpisy a normy

  • Nařízení vlády č. 352/2000 Sb., kterým se mění některé vyhlášky ministerstev a jiných správních úřadů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 19/1979 Sb., ze dne 22. ledna 1979, kterou se určují vyhrazená zdvihací zařízení a stanoví některé podmínky k zajištění jejich bezpečnosti
  • Vyhláška ČÚBP č. 48/1982 Sb., kterou se stanoví základní požadavky k zajištění bezpečnosti práce a technických zařízení, ve znění pozdějších předpisů
  • Vyhláška Českého úřadu bezpečnosti práce a Českého báňského úřadu č. 552/1990 Sb. ze dne 7. prosince 1990.

ČSN 27 4002 - Bezpečnostní předpisy pro výtahy. Provoz a servis výtahů Změna 1

ČSN 27 4007 - Bezpečnostní předpisy pro výtahy. Zkoušení výtahů

Způsobilost výtahů k dalšímu provozu se ověřuje odbornými prohlídkami, odbornými zkouškami a provozními úředními zkouškami.

Lhůty provádění odborných prohlídek, odborných zkoušek a provozních úředních zkoušek:

Obvyklý druh výtahu:

Výtah veřejně přístupný pro osoby v administrativní budově

odborná prohlídka
1 měsíc
odborná zkouška
1 rok
provozní úřední zkouška
2 roky

3.4 Povinné úkony vlastníků budov ve vztahu k některým zařízením techniky prostředí techniky staveb

V roce 2007 byly vydány vyhlášky, které ukládají vlastníkům staveb nové povinnosti při provozování některých zařízení techniky prostředí staveb. Jde o:

  • Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 842/2006 ze dne 17. 5. 2006 o některých fluorovaných skleníkových plynech, kde v článku 3 o omezování úniků těchto plynů se zavazují provozovatelé chladicích zařízení ke kontrolám těsnosti zařízení a opravám netěsností
  • Vyhlášku č. 194/2013 Sb., o kontrole kotlů a rozvodů tepelné energie,
  • Vyhlášku č. 193/2013 Sb., o kontrole klimatizačních systémů

4 PROVOZNÍ DOKUMENTACE

4.1 Předpisy a směrnice

Závazný řád, který vyžaduje racionální dělba práce je v dobře fungujících provozech dán souborem provozní dokumentace. Ta může být rozdělena na soustavu provozních směrnic a soustavu provozních předpisů. Provozní směrnice pak při tomto uspořádání poskytují návody pro chování zaměstnanců v různých provozních i mimořádných situacích vyjasňují vztahy podřízenosti a nadřízenosti a vymezují osobní odpovědnost jednotlivých zaměstnanců za přesně specifikované provozní činnosti. Provozní předpisy tvoří soustavu návodů k obsluze jednotlivých agregátů, pokyny pro provádění ošetřovacích a údržbových úkonů a pomůcky pro orientaci v rozsáhlém zařízení. Na názvu obou souborů dokumentace samozřejmě nezáleží. Je však zřejmé, že oba vznikají přímo v každém jednotlivém provozu a že nelze bez úprav přebírat dokumentaci z provozu jiného. Samozřejmě, že lze vysledovat pasáže téměř shodné, ale to se bude týkat většinou jen obecných zásad.

Platí pravidlo, že soubory směrnic a předpisů vyjadřují právě specifiku každého zařízení, které je svým způsobem unikát. Zde je nutno připomenout, že provozní předpisy nelze jednoduše nahradit návody k obsluze zařízení v té formě, jak je přikládá dodavatel k dodávce zařízení. Je nutné je přepracovat a vyjmout z nich pouze partie, které se týkají vlastní činnosti obsluhovatelů. Je samozřejmé, že je to velmi pracné - a to ostatně platí o zpracování provozních směrnic také. Zkušenosti však potvrzují oprávněnost této pracnosti a lze vyslovit pravidlo, že čím obtížněji byl soubor provozní dokumentace sestavován, tím snadnější se jeví potom celá provozní činnost.

4.2 Provozní řády

Provozní řády jsou vytvářeny pro provozní případy, ve kterých jsou taxativně předepsány ( na příklad pro nízkotlaké kotelny ve smyslu vyhlášky č. 91/1993 Sb.), pro případy, kdy jejich sestavení a dodržování vede ke zjednodušení agendy povinných úkonů (na příklad při prodloužení mezirevizních lhůt elektrických zařízení) a dále pro případy, kdy jejich sestavení je požadováno stavebním povolením, stavebním úřadem či jiným orgánem státního odborného či zdravotního dozoru, který je oprávněn takovýto požadavek stanovit.

O zpracování a vydání provozního řádu rozhodne rovněž provozovatel zařízení, uzná-li jej za potřebný, či z důvodů zvláštního zřetele (na příklad ve smyslu §100 zákona č. 258/2000 Sb.)

4.2.1 Charakteristika provozních řádů

4.2.1.1 Provozní řády jsou pracovně bezpečnostním dokumentem

4.2.1.2 Povinnou přílohou provozních řádů jsou technická dokumentace vztažných technických zařízení budov a návody výrobců k obsluze zařízení

4.2.2 Doporučený obsah provozních řádů a další bezpečnostní spojení

4.2.2.1 Důležitá telefonní čísla

4.2.2.2 Technické charakteristiky zařízení

4.2.2.3 Povinnosti provozovatele

4.2.2.4 Povinnosti pracovníků obsluhy a údržby

4.2.2.5 Provozní kniha (deník)

4.2.2.6 Základní bezpečnostní zásady

4.2.2.7 Zásady první pomoci

4.2.2.8 Předepsané vybavení provozu soustavy příslušného TZB

4.2.2.9 Odkaz na návody k obsluze soustavy příslušného TZB

4.2.2.10 Řešení havárií a případů požáru

4.2.2.11 Podpisy a datum vydání

4.2.3 Činnosti při využívání provozních řádů

4.2.3.1 Závaznost provozních řádů

Provozní řády podepsané vydavatelem provozního řádu a pověřeným zástupcem vlastníka příslušné budovy jsou závazné pro všechny zaměstnance, začleněné do skupin obsluhovatelů zařízení

4.2.3.2 Distribuce provozních řádů

Každý ze zaměstnanců, začleněný do skupiny obsluhovatelů příslušného provozního souboru TZB, obdrží v tiskové podobě bezprostředně po svém zařazení do obslužné skupiny všechny provozní řády k zařízením, k jejichž provozování je určen

4.2.3.3 Seznámení obsluhovatelů zařízení s obsahem provozních řádů

Každý ze zaměstnanců, začleněný do skupiny obsluhovatelů příslušného provozního souboru TZB, který obdržel provozní řády v tiskové podobě, je povinen je v určené lhůtě prostudovat a písemně potvrdit, že byl s jejich zněním seznámen. Při studiu provozních řádů je mu nadřízeným manažerem fyzicky předvedeno příslušné zařízení v provozu a vysvětlen jeho princip a rozmístění. Při tomto seznamování se zařízením každý ze zaměstnanců prostuduje návody k obsluze a údržbě.

4.2.3.4 Přezkoušení ze znalostí provozních řádů

Znalost provozních řádů ověřuje příslušný manažer formou řízené diskuse se zaměstnanci alespoň jednou ročně.

4.2.3.5 Aktualizace provozních řádů

Platnost a aktuálnost provozních řádů ověřuje provozní manažer srovnáním textu se skutečným stavem popisovaných zařízení a činností jednou ročně.

Pro zobrazení kompletního obsahu se musíte přihlásit